網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新分析

文/歐陽風華

近些年，隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術以及云技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代正式到來。而在此大環(huán)境下，檔案管理工作面臨新問題，運用新技術、新觀念，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，跟隨時代潮流步伐，正是本文探討的主要問題

隨著國家經(jīng)濟社會的發(fā)展和信息技術、互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸由傳統(tǒng)的手工管理模式走向信息化管理的模式，如何創(chuàng)新網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代檔案管理工作是擺在檔案工作者面前一個亟需解決的問題。

一、傳統(tǒng)模式所面臨的問題

1.紙質檔案留存保管困難

很多企業(yè)目前還是以紙質檔案為主要管理對象的管理模式，尤其在設計單位，每天都有大量的圖紙檔案進行存檔。而這些紙質檔案，隨著時間的推移，加之管理不當?shù)仍?，很多已?jīng)嚴重破損，留存困難。

2.檔案管理人員觀念陳舊，停滯不前

很多單位的檔案管理人員思維還停留在過去的傳統(tǒng)管理思維上，認為只要“不出頭，不犯錯”就行。檔案管理工作最重要的創(chuàng)新還是思想觀念的創(chuàng)新。如今已是信息化時代，如果固守殘舊思想，檔案管理工作的意義將無法得以體現(xiàn)。因此，檔案管理工作創(chuàng)新需要單位所有人員的共同參與，需要人、財、物的大力支持，缺一不可。

3.檔案管理工作缺乏符合時代的、系統(tǒng)的操作要求

檔案管理工作是一個分工較為細致的工作，不僅需要我們的從業(yè)人員具備較強的業(yè)務能力，而且需要有把握規(guī)律，與時俱進的創(chuàng)新意識。但在現(xiàn)實中卻有很多檔案管理人員認為它只是一項普通的保管工作，只要保證工作的嚴密性、安全性，保證其不丟失就可以，對于各項工作流程，沒有具體嚴格且系統(tǒng)的要求，更沒有完備的現(xiàn)代設備支撐檔案管理工作。在管理工作的具體實施中，也大多默守陳規(guī)，不愿接觸并學習新的管理技術與方法，大多采用單一且被動的管理服務模式，在此情況下，工作效率難以提高。

二、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代檔案管理如何去做

針對傳統(tǒng)模式面臨的諸多問題與弊端，檔案管理創(chuàng)新機制刻不容緩。主要可以分為以下步驟：

1.提高檔案信息化程度

包括并不僅限于Word、Excel、PPT等工具對文字、數(shù)字、圖片、語音等信息進行處理，統(tǒng)一格式建檔并保存，形成一定數(shù)量的信息化檔案。在進行電子信息檔案儲存的同時，部分有條件的單位可以對過去形成的重要紙質文檔、照片進行掃描歸檔，在一定程度上保證檔案的延續(xù)性和完整性。

2.提高檔案隊伍整體素質及創(chuàng)新意識

首先，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代檔案人員要在原有管理經(jīng)驗的基礎上，不斷提高自身的創(chuàng)新意識，轉變傳統(tǒng)工作理念，用網(wǎng)絡信息時代的創(chuàng)新思維來思考檔案工作中的各種問題，這也是當前檔案人員做好檔案工作應該具備的基本素質和要求；其次，在檔案隊伍的建設中，應該更多地引進高素質人才，多招募一些對檔案工作有飽滿熱情，熟悉網(wǎng)絡時代信息技術的優(yōu)秀人才來充實檔案干部隊伍，為創(chuàng)新檔案信息化管理奠定人才基礎；第三，要抓好對檔案人員的培訓教育，定期對檔案人員進行新理念、新知識、新技能的培訓，不斷提高檔案隊伍整體素質和業(yè)務能力。

3.建立完善檔案管理創(chuàng)新機制

檔案管理創(chuàng)新機制的建立，并不能在一朝一夕完成，其本身就是一個沉淀、積累、改進、完善的過程。首先，學習借鑒先進經(jīng)驗和技術。可學習借鑒國內外比較成熟的數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗和解決方案，并結合本地的實際情況，做出相對應的改進，對于其之前遭遇的問題進行合理規(guī)避，并逐漸建立符合自身特點的數(shù)字化檔案管理機制；其次，管理責任到人，對單位投入使用中的設備設施規(guī)范管理，軟件、硬件的更新、報廢有相應的制度規(guī)范，確保工作人員能夠熟練操作相應設備，做到“會使用、會維護、會備份”，在設備出現(xiàn)問題時能第一時間保存?zhèn)浞輽n案，確保檔案信息完整；第三，嚴格規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管、查詢使用等各個環(huán)節(jié)的流程要求，讓檔案管理工作各個環(huán)節(jié)有章可循，實現(xiàn)全程監(jiān)控。

面對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代的到來，要想使檔案工作得到創(chuàng)新發(fā)展，除了要配備好檔案信息化建設所需的設施設備，更要在提高檔案人員知識能力和創(chuàng)新意識上下功夫，只有建立和完善檔案工作創(chuàng)新機制，不斷激勵和培養(yǎng)出更多的高端優(yōu)秀人才，才能更好地使檔案工作與網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時代相融合，才能推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。