加強(qiáng)電力裝備企業(yè)產(chǎn)品檔案管理

文/周 倩

產(chǎn)品檔案是電力裝備企業(yè)的核心資源，為提高企業(yè)創(chuàng)新研發(fā)水平和市場(chǎng)占有率提供重要的信息基礎(chǔ)和技術(shù)保障。加強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品檔案征集、管理力度，創(chuàng)新企業(yè)產(chǎn)品檔案管理方法，發(fā)揮企業(yè)檔案效用，更好地為國(guó)家電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn)

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，能源傳輸需求日益增長(zhǎng)，跨大區(qū)、跨流域水火電互濟(jì)和全國(guó)范圍能源資源配置不斷優(yōu)化，乘著電力體制改革的東風(fēng)，電力裝備企業(yè)承載了眾多特高壓運(yùn)輸電項(xiàng)目的建設(shè)，對(duì)促進(jìn)電網(wǎng)現(xiàn)代化建設(shè)和保證電網(wǎng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行發(fā)揮著舉足輕重的作用。電力裝備企業(yè)在輸配電產(chǎn)品研發(fā)到投運(yùn)過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息資源，如：設(shè)計(jì)圖紙、原材料采購(gòu)合同及檢驗(yàn)證書(shū)、產(chǎn)品購(gòu)銷(xiāo)合同與技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)作業(yè)記錄、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品型式試驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、安裝運(yùn)行與售后服務(wù)影像資料等，是企業(yè)寶貴的財(cái)富。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，充分挖掘并發(fā)揮好企業(yè)檔案信息資源這一“內(nèi)生數(shù)據(jù)”的潛在價(jià)值關(guān)乎企業(yè)未來(lái)發(fā)展命脈。電力裝備企業(yè)的檔案管理水平?jīng)Q定了產(chǎn)品檔案價(jià)值的發(fā)揮，本文以筆者所在單位為例，探討電力裝備企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和不足，找差距、補(bǔ)短板，以推進(jìn)電力裝備企業(yè)檔案管理工作邁向新臺(tái)階服務(wù)。

筆者所在單位以提供高壓輸配電裝備銷(xiāo)售與技術(shù)服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù)，生產(chǎn)的電抗器先后在我國(guó)多個(gè)超、特高壓重點(diǎn)工程項(xiàng)目中投入運(yùn)行，如第一個(gè)西北至華北聯(lián)網(wǎng)背靠背直流輸電工程、“三峽工程”及“西電東送”等項(xiàng)目。隨著公司生產(chǎn)的平波電抗器相繼在上海廟-臨沂、錫盟-泰州、扎魯特-青州±800kV等特高壓直流輸電工程項(xiàng)目中順利投運(yùn)，產(chǎn)品檔案數(shù)量激增，產(chǎn)品檔案管理中存在的問(wèn)題開(kāi)始顯現(xiàn)。

一、電力裝備企業(yè)產(chǎn)品檔案管理存在的問(wèn)題

1.原始生產(chǎn)記錄整理不規(guī)范，一線操作人員素質(zhì)不高。原始生產(chǎn)資料有殘缺，產(chǎn)品原始生產(chǎn)作業(yè)記錄上粘有噴膠等生產(chǎn)原料的污漬甚至鞋印；不同編號(hào)的產(chǎn)品共用一份設(shè)計(jì)圖紙；在制造生產(chǎn)時(shí)，加蓋在圖紙上的圖號(hào)印章規(guī)格不統(tǒng)一。生產(chǎn)車(chē)間工人普遍素質(zhì)不高，在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中收集、維護(hù)、妥善保存產(chǎn)品生產(chǎn)原始記錄的意識(shí)不強(qiáng)。

2.產(chǎn)品圖紙、計(jì)算單等技術(shù)資料歸檔不及時(shí)。設(shè)計(jì)人員在完成產(chǎn)品圖紙?jiān)O(shè)計(jì)后，歸檔遲滯，導(dǎo)致利用不便。產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員歸檔自覺(jué)性不高，狹隘地認(rèn)為作為產(chǎn)品設(shè)計(jì)者對(duì)本人負(fù)責(zé)的產(chǎn)品技術(shù)資料有優(yōu)先占有權(quán)。一旦移交公司綜合檔案室歸檔，需要時(shí)還要辦理借閱利用手續(xù)，為了避免麻煩，私自截留應(yīng)歸檔案。筆者就遇到有供職二十幾年的同事，直到辦理退休手續(xù)時(shí)才移交歸檔數(shù)十年前的重要文件。個(gè)人歸檔意識(shí)薄弱，重要資料保管在個(gè)人手中容易散失，給公司造成重大損失。

3.照片檔案、音像檔案收集力度不夠。2018年筆者參與籌辦了紀(jì)念公司成立三十周年圖片展活動(dòng)，在整理素材時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少公司為錫盟-泰州±800千伏特高壓直流輸電項(xiàng)目研發(fā)生產(chǎn)的電抗器安裝運(yùn)行的影像資料，很是遺憾無(wú)法在產(chǎn)品展示板塊系統(tǒng)完整地展現(xiàn)公司自主研發(fā)生產(chǎn)的有里程碑意義的產(chǎn)品風(fēng)貌。需要通過(guò)提高一線員工的思想認(rèn)識(shí)，構(gòu)建收集歸檔重要項(xiàng)目影像檔案的制度體系，提高公司照片、音像檔案的歸檔率，豐富產(chǎn)品檔案類(lèi)別，擴(kuò)充檔案信息資源，為公司記錄珍貴的發(fā)展足跡。

4.著錄不規(guī)范，影響檔案查準(zhǔn)率。筆者在近期一次提供檔案利用服務(wù)中，有同事需要緊急查閱前幾年公司研發(fā)的一款閥電抗器的產(chǎn)品型式試驗(yàn)報(bào)告用于項(xiàng)目投標(biāo)，因查閱人未能提供確切的產(chǎn)品型號(hào)，一時(shí)無(wú)法準(zhǔn)確檢索到有用信息。幾經(jīng)周折聯(lián)系到彼時(shí)身處國(guó)外的該電抗器設(shè)計(jì)者后，才按照型號(hào)找到該試驗(yàn)報(bào)告。后來(lái)以實(shí)體檔案對(duì)照系統(tǒng)中原著錄信息，發(fā)現(xiàn)遺漏重要檢索詞，導(dǎo)致未能及時(shí)查找到有用信息，使得檔案借閱利用效率和服務(wù)滿意度大打折扣。

5.保密性不強(qiáng)，安全意識(shí)有待提高。我公司在電力行業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)明顯，擁有多項(xiàng)自主專利，承載了為張北項(xiàng)目、渝鄂直流背靠背聯(lián)網(wǎng)、昌吉古泉等國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目提供關(guān)鍵設(shè)備的重任。在參與新輸電項(xiàng)目建設(shè)投標(biāo)階段，經(jīng)常需要提供一些資質(zhì)證明文件及產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)參數(shù)等核心信息給平臺(tái)，筆者發(fā)現(xiàn)常有同事在閱覽室掃描文件發(fā)送對(duì)方后，忘記徹底刪除相關(guān)數(shù)字化文件，這無(wú)疑加大了公司的重要資料泄密的可能。產(chǎn)品檔案代表著公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，大部分屬于涉密檔案，在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮著巨大作用，必須樹(shù)立起安全保密意識(shí)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)公司合法權(quán)益。

二、推進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.檔案規(guī)范銘記于心，管理制度需先行。要進(jìn)一步補(bǔ)充完善產(chǎn)品檔案從收集、整理到移交歸檔及使用環(huán)節(jié)的相關(guān)制度，嚴(yán)格規(guī)范操作流程。根據(jù)實(shí)際情況需要，不斷修訂完善《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的管理規(guī)定》《檔案工作管理制度》《檔案查借閱規(guī)定》等制度，從而保障檔案管理工作步入制度化、程序化、規(guī)范化的軌道。同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳力度，確保制度落地可行。檔案專職人員要突破固有模式，提高檔案工作主動(dòng)權(quán)，實(shí)現(xiàn)前端控制，變“坐以待收”為主動(dòng)指導(dǎo)監(jiān)督歸檔，把好源頭關(guān)，提高檔案歸檔率，為豐富企業(yè)室藏檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.明確責(zé)任，考核與獎(jiǎng)勵(lì)并行。引導(dǎo)一線生產(chǎn)工人與產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理在公司生產(chǎn)效率創(chuàng)造中發(fā)揮的積極作用，強(qiáng)化歸檔意識(shí)，將歸檔完整率、準(zhǔn)確率和及時(shí)性納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)中，與個(gè)人日?？?jī)效考核、年底評(píng)優(yōu)、技術(shù)職稱和技能等級(jí)評(píng)定掛鉤，對(duì)表現(xiàn)突出者可給予委托培訓(xùn)及職位晉升等獎(jiǎng)勵(lì)。

3.提高思想認(rèn)知度，培訓(xùn)、學(xué)習(xí)不放松。加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)的兼職檔案員及一線生產(chǎn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)他們立檔、存檔、愛(ài)檔意識(shí)，從思想上加以重視，才能銘于心施于行。

（1）基層工人在檔案形成環(huán)節(jié)中地位不可替代，應(yīng)培養(yǎng)他們樹(shù)立收集和保護(hù)原始生產(chǎn)記錄資料的意識(shí)，為公司保存技術(shù)核心資源、占領(lǐng)技術(shù)高地做貢獻(xiàn)。如培養(yǎng)生產(chǎn)工人敏銳的檔案意識(shí)，及時(shí)收集產(chǎn)品安裝調(diào)試現(xiàn)場(chǎng)的音像資料，為多角度展示公司產(chǎn)品積累素材。

（2）加強(qiáng)保密意識(shí)的培養(yǎng)，構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)及預(yù)警體系。在產(chǎn)品制造過(guò)程中形成的海量的技術(shù)參數(shù)、試驗(yàn)巡檢記錄、工藝操作步驟等機(jī)密信息，是公司進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、維保、創(chuàng)新專利的核心資源。通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案保密規(guī)定》《檔案查借閱規(guī)定》等法律規(guī)章制度，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理。要從制度完善、硬件設(shè)施保障、增強(qiáng)相關(guān)人員保密意識(shí)及實(shí)體規(guī)范化管理等方面入手，筑牢“四大安全防線”，從而確保涉密產(chǎn)品檔案管理安全可控。

（3）打鐵還需自身硬，檔案專職人員要積極參加教育培訓(xùn)，不斷升級(jí)業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、高要求，守初心、擔(dān)使命，切實(shí)履行好崗位職責(zé)。根據(jù)企業(yè)發(fā)展中檔案管理工作遇到的新問(wèn)題調(diào)整思路，不斷創(chuàng)新工作方式方法，如：針對(duì)重點(diǎn)輸配電項(xiàng)目設(shè)備產(chǎn)品生產(chǎn)周期長(zhǎng)，產(chǎn)品檔案數(shù)量多等特點(diǎn)，與輸配電項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通協(xié)商，借鑒工程項(xiàng)目中采用的“預(yù)立卷”方法，降低重要技術(shù)資料的遺失風(fēng)險(xiǎn)，保障各類(lèi)產(chǎn)品檔案完整連續(xù)，待電力裝備投入運(yùn)行后再進(jìn)行科學(xué)匯總細(xì)化整理，既緩解階段性工作壓力又提高了工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

從1990年企業(yè)第一臺(tái)電抗器試制成功，到研發(fā)的產(chǎn)品覆蓋高壓、超高壓和特高壓領(lǐng)域，占領(lǐng)技術(shù)鰲頭，享譽(yù)行業(yè)內(nèi)外，產(chǎn)品檔案記錄了30年來(lái)企業(yè)艱苦奮斗、砥礪前行的每一步足跡。只有不斷增強(qiáng)制度改革，秉承檔案以“管”促“用”的理念，緊抓檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，創(chuàng)新檔案工作模式，加強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品檔案征集、管理力度，發(fā)揮企業(yè)檔案在產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、售后服務(wù)、合法權(quán)益保障、管理經(jīng)營(yíng)、提高行業(yè)美譽(yù)度等方面的價(jià)值，更好地為國(guó)家電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn)。