高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問(wèn)題及對(duì)策

徐正輝

摘要：隨著數(shù)字化的發(fā)展，其中特別的重要措施是，高效檔案管理數(shù)字化管理。不僅可以保護(hù)檔案原件，提升管理檔案的效率。還可以節(jié)約對(duì)檔案的管理成本以及空間。高校要結(jié)合自身的實(shí)際情況。充分發(fā)揮現(xiàn)階段的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。為解決這些問(wèn)題，我們必須促進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，充分發(fā)揮信息化技術(shù)。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;數(shù)字化;問(wèn)題;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2019）10-0207-01

0 引言

作為高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、重點(diǎn)性工作。在培養(yǎng)人才、科學(xué)建設(shè)以及科學(xué)研究過(guò)程當(dāng)中，檔案管理工作是極其的重要保障。在現(xiàn)代信息化建設(shè)的影響下，高校信息化建設(shè)也在逐步加快。檔案管理數(shù)字化工作也在逐步進(jìn)行。檔案數(shù)字化工作管理的重點(diǎn)就是科學(xué)有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案管理數(shù)字化建設(shè)是高校在推進(jìn)數(shù)字化校園的一項(xiàng)工作。其中一項(xiàng)重要的作用就是對(duì)管理學(xué)生們的檔案原件，可以提升管理的效率。其中一項(xiàng)重要的價(jià)值也是為高校培養(yǎng)人才。

首先提升檔案管理效率?，F(xiàn)階段的檔案管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，不僅省時(shí)而且省力，實(shí)現(xiàn)了機(jī)械化。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是手工搜集，進(jìn)而整理，然后進(jìn)行編號(hào)。不僅費(fèi)時(shí)而且費(fèi)力?，F(xiàn)階段的檔案管理方式，大大提升了檔案管理的效率。但是，檔案管理數(shù)字化不僅僅是簡(jiǎn)單的分類管理，更主要的是對(duì)檔案的原件進(jìn)行了數(shù)字化。進(jìn)入檔案的管理系統(tǒng)之后，只要輸入與檔案有關(guān)的關(guān)鍵詞，就可以快速的找到與之對(duì)應(yīng)的答案。其優(yōu)點(diǎn)就是，快速實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。不僅可以降低管理檔案工作者人員的工作量，還可以提高管理檔案的效率。更為方便的是，在人事檔案管理方面，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理。要想找到人事信息，只需要輸入與之對(duì)應(yīng)的數(shù)字。例如身份證號(hào)或者學(xué)號(hào)。就可以在線查詢?nèi)耸聶n案。為高校的檔案管理提供了方便，并且提高了檔案管理的效率。

其次就是保護(hù)檔案的原件。在現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)很多高校的檔案存放室中的保護(hù)檔案措施都比較簡(jiǎn)單。大多數(shù)只有一些防火的設(shè)備，但是正規(guī)的檔案存放室中要有防塵，防潮，防蟲(chóng)等一系列保護(hù)措施。并且高效，那以往的檔案，都是紙質(zhì)的。要想查看檔案就必須進(jìn)行翻閱或者復(fù)印。長(zhǎng)此以往，肯定會(huì)對(duì)答案元件有所破壞。因此我們要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。這樣在查看檔案的時(shí)候就不必進(jìn)行翻閱或者復(fù)印。可以不受時(shí)間地點(diǎn)的進(jìn)行查閱。對(duì)我們的檔案原件進(jìn)行了保護(hù)。

2 高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問(wèn)題

建設(shè)高校檔案管理數(shù)字化非常重要。但是在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生了很多的困難，這些困難都在影響著檔案管理數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。

第一點(diǎn)是數(shù)字化程度低。因?yàn)槲覈?guó)的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)排正處于剛剛發(fā)展的階段。檔案管理目標(biāo)是盡可能的數(shù)字化，但就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，大多數(shù)都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。檔案管理數(shù)字化沒(méi)法普及，數(shù)字化程度較低。也有一些學(xué)校在進(jìn)行電子檔案管理，但是在管理過(guò)程當(dāng)中沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性流程，在管理的過(guò)程當(dāng)中也存在一些問(wèn)題，會(huì)面臨信息不全面，整理的過(guò)程當(dāng)中檔案缺失等問(wèn)題。另外一點(diǎn)就是，當(dāng)前我國(guó)對(duì)于高校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，而且對(duì)于建設(shè)檔案數(shù)字化管理這一方面，各個(gè)學(xué)校之間交流特別少。大多數(shù)都是學(xué)校自主在進(jìn)行建設(shè)檔案管理。選擇的管理軟件各不相同，所搭建的管理庫(kù)也各不一樣。所以會(huì)存在以下問(wèn)題，會(huì)重復(fù)建設(shè)管理庫(kù)，建設(shè)檔案數(shù)字化程度低等等。而且國(guó)內(nèi)很多學(xué)校只進(jìn)行了目錄檢索。搭建的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)多為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。不能搜索全文，在多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)上有所落后。這些問(wèn)題都阻礙了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)。第二點(diǎn)是系統(tǒng)對(duì)接困難。雖然國(guó)內(nèi)現(xiàn)在已大多智能化，開(kāi)始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也具有一定的文件歸檔功能。但它所存在的一些問(wèn)題就是與目錄中的菜單對(duì)接時(shí)產(chǎn)生困難。即使大多數(shù)的高校都在定期對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化。但是仍然無(wú)法與管理系統(tǒng)做到統(tǒng)一。影響兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接。 第三點(diǎn)是硬件設(shè)施缺乏。大多數(shù)高校選擇紙質(zhì)檔案的原因是因?yàn)橛布O(shè)施缺少。學(xué)校所存在的一些掃描儀以及打印機(jī)的數(shù)字化設(shè)備較少或者質(zhì)量比較差。不能滿足管理檔案數(shù)字化的要求。再加上檔案管理軟件的更新停滯。降低了檔案管理的工作效率，打斷了管理的數(shù)字化發(fā)展的腳步。所以要想實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。首先要投入大量的資金。購(gòu)買一些優(yōu)秀的設(shè)備。作為硬件支持，以供檔案管理數(shù)字化建設(shè)的完成。第四點(diǎn)是缺乏數(shù)字化人才。人才是重中之重。特別是檔案管理專業(yè)性人才。當(dāng)前管理檔案的檔案管理員年齡都比較大，對(duì)管理檔案這一方面的知識(shí)都比較老舊，很多人不擅長(zhǎng)于用軟件管理檔案。依舊在用手在進(jìn)行紙質(zhì)歸檔。還有一部分管理人員，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候并不能達(dá)到專業(yè)化要求，經(jīng)常進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的搜索。所以現(xiàn)在僅靠現(xiàn)有的管理員并不能解決各種難題。要想實(shí)現(xiàn)專業(yè)性的檔案管理數(shù)字化模式，必須引進(jìn)數(shù)字化人才。

3 高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對(duì)策

第一點(diǎn)是，規(guī)劃?rùn)n案管理數(shù)字化。各個(gè)高校首先應(yīng)該把檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入規(guī)劃當(dāng)中。首先是統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案管理流程。實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)接。進(jìn)而可以推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。必須要保證的是在檔案管理庫(kù)中，任何檔案以及文件在分類整理入庫(kù)的過(guò)程當(dāng)中，必須要做到嚴(yán)格的把控。必須確保電子文件與紙質(zhì)檔案做到一一對(duì)接。第二點(diǎn)是，加大硬件投入引進(jìn)人才。首先需要做的就是購(gòu)買數(shù)字化檔案管理設(shè)備。必須投入大量的資金。已被購(gòu)買硬件設(shè)備。購(gòu)買先進(jìn)的掃描儀，打印設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備。作為硬件支撐去發(fā)展數(shù)檔案管理的數(shù)字化。我們還要去選擇一些較好的管理軟件。學(xué)校應(yīng)該做的是與各個(gè)軟件公司親密合作，需要做的就是研發(fā)出一款適合自己學(xué)校的管理檔案的軟件。以便學(xué)校自己使用。另外需要做的就是引進(jìn)復(fù)合型人才。我們需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員。優(yōu)秀的檔案管理人員直接影響檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。不僅是專業(yè)的檔案管理人員還要熟悉各類電子產(chǎn)品。

4 結(jié)語(yǔ)

進(jìn)行檔案管理數(shù)字化，是現(xiàn)階段每所高校的需求。檔案管理正逐漸向智能化數(shù)字化發(fā)展。隨著時(shí)代的信息化發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要與時(shí)俱進(jìn)。在發(fā)展檔案管理數(shù)字化的同時(shí)，還要引進(jìn)人才以及購(gòu)買硬件設(shè)施，作為推動(dòng)數(shù)字化的發(fā)展。全面提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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