高?；n案資源管理與利用思考
——以永州職院為例

賓旭芳

(湖南永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 永州 425006)

高校基建檔案是項(xiàng)目在建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有分析、查考價(jià)值的各種形式的歷史記錄。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校建設(shè)規(guī)模也越來(lái)越大，部分高?；?xiàng)目還是國(guó)家級(jí)、省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，基建項(xiàng)目檔案管理的難度越來(lái)越大。檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，檔案業(yè)務(wù)水平低，造成文檔收錄不力，文件資料不全，文檔收集滯后，影響了基礎(chǔ)建設(shè)工程后期的管理和維護(hù)。例如項(xiàng)目竣工驗(yàn)收延期，房產(chǎn)證難以辦理，基建財(cái)務(wù)審計(jì)工作滯后，建設(shè)工程后期維護(hù)找不到圖紙資料等。所以，全面加強(qiáng)基建檔案的管理工作，加強(qiáng)檔案信息的高效利用，保障基建檔案管理的效益勢(shì)在必行。

1 高?；n案資源管理的重要性

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，高校也逐漸朝向市場(chǎng)化方向發(fā)展，政府鼓勵(lì)社會(huì)企業(yè)、民營(yíng)資本參與到高?；A(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中來(lái)。PPP是一種高校和社會(huì)組織共同建設(shè)的項(xiàng)目新型運(yùn)作模式。永州職院的二期工程建設(shè)正處于前期準(zhǔn)備階段，工程全部采取PPP建設(shè)模式。因此，做好基建工程檔案管理不僅關(guān)乎高校，同時(shí)也關(guān)乎參建企業(yè)。

(1)基建工程檔案是工程規(guī)范化管理的重要保證，只有通過(guò)規(guī)范化資料管理，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)建筑工程質(zhì)量的全面控制，提高建筑工程的質(zhì)量。

(2)基建工程檔案是工程質(zhì)量驗(yàn)收的依據(jù)。它是與工程建設(shè)同步形成，能夠真實(shí)地反映工程建設(shè)的真實(shí)過(guò)程和實(shí)體質(zhì)量，它既是基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)督、審計(jì)、驗(yàn)收、交付使用的必備條件，也為建設(shè)項(xiàng)目交付使用后進(jìn)行檢查、維護(hù)、維修、改建或擴(kuò)建提供可靠依據(jù)。為加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定制定了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》第四條規(guī)定：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。檔案信息收集不齊全、保管不當(dāng)，勢(shì)必會(huì)影響新建工程投產(chǎn)使用效益。

(3)管理好基建檔案可以有效地維護(hù)高校的權(quán)益?；A(chǔ)建設(shè)工程是“百年大計(jì)”，在使用過(guò)程中難免出現(xiàn)各種問(wèn)題，是自身使用不當(dāng)造成的還是工程的質(zhì)量問(wèn)題，有了基建檔案來(lái)佐證，清楚責(zé)任劃分，輕松維權(quán)。

2 高?；n案資源管理存在的問(wèn)題

永州職院是由五校合并的國(guó)家示范性高職院校，原教學(xué)地點(diǎn)分散在五個(gè)校區(qū)，2005年底啟動(dòng)院本部一期工程建設(shè)，2010年9月經(jīng)市領(lǐng)導(dǎo)同意，將其中的三個(gè)老校區(qū)搬遷到院本部辦學(xué)。一期建設(shè)所有工程沒(méi)有經(jīng)過(guò)竣工驗(yàn)收就投入了使用。一期建設(shè)的基建檔案全是以資料的形式保存，沒(méi)有科學(xué)系統(tǒng)地立卷，以致于后來(lái)建設(shè)工程出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題糾紛不斷，維權(quán)十分被動(dòng)，也給后來(lái)工程竣工驗(yàn)收帶來(lái)了困難。分析其原因有：一是分管基建的領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，“重質(zhì)量，重進(jìn)度，輕檔案”； 二是基建檔案管理人員既不懂建筑專業(yè)知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理“摸著石頭過(guò)河”。在建設(shè)過(guò)程中檔案管理人員變動(dòng)頻繁，“新人不理舊事”，導(dǎo)致檔案資料收集不完整，整理不規(guī)范，利用起來(lái)十分不便。

3 高校基建檔案資源管理與利用思考

3.1 完善檔案收錄體系

高?；A(chǔ)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、審核、招標(biāo)、施工、驗(yàn)收、投入使用，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及的文件多，經(jīng)手人多，信息量大，很容易出現(xiàn)漏歸問(wèn)題。高校作為建設(shè)單位應(yīng)在建設(shè)工程即工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程歸檔文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。高?；ú块T或建設(shè)指揮部收集整理工程準(zhǔn)備階段形成的文件，具體的歸檔范圍、保存單位和保管期限應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T 50328—2014)附錄表A.0.1中A類文件以及城建檔案館的要求。檔案收錄工作必須提前介入，統(tǒng)籌安排。如立項(xiàng)決策階段收錄的檔案范圍和內(nèi)容有哪些，項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段會(huì)產(chǎn)生哪些檔案資料，高校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員在收集工程檔案信息應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集和整理并應(yīng)按專業(yè)歸類，做到字跡清楚，項(xiàng)目齊全，真實(shí)準(zhǔn)確，無(wú)未了事項(xiàng)。

(1)構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)。《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》第五條規(guī)定：項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。設(shè)置基建檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。項(xiàng)目建設(shè)檔案管理人員不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任心，還要具備建筑和檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉工程建設(shè)流程，才能準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的檔案信息。同時(shí)，還需要提供包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、掃描儀、存放架、文件夾、資料盒等，為檔案信息收集、文件管理提供硬件基礎(chǔ)。

(2)完善規(guī)章制度。高校基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息廣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，經(jīng)手人多，并且需要進(jìn)行多次調(diào)用和審批，檔案管理工作十分的繁雜，從文件的收集、檔案的編制、歸檔管理，文件資料的借用手續(xù)都要有章可循，有制度可依，以保證檔案管理的規(guī)范性。加強(qiáng)流程管控，避免人為因素造成檔案材料的漏歸、損壞、丟失，以免造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

(3)構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)。由于基建工程收錄信息范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，人工收錄效率低下，利用查找也不方便。為了確保項(xiàng)目檔案信息收錄完整，方便利用，需要構(gòu)建信息化收錄系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息化收集和管理。生成的項(xiàng)目檔案信息實(shí)行紙質(zhì)檔和電子檔雙套制歸檔。特別是竣工圖，它利用率高，參考價(jià)值大，是利用范圍最廣的核心檔案，紙質(zhì)檔案反復(fù)利用折疊很容易造成損毀，因此需優(yōu)先對(duì)竣工圖實(shí)行數(shù)字化或要求施工方提供電子版竣工圖，保護(hù)紙質(zhì)圖紙?jiān)?，提高利用效率?/p>

3.2 完善檔案管理與利用體系

在進(jìn)行檔案信息整理時(shí)，需按照檔案收錄體系，對(duì)文件資料進(jìn)行梳理，展開(kāi)分類管理，確定不同檔案信息的存放區(qū)域，標(biāo)注好各類檔案信息的名稱、編號(hào)、批準(zhǔn)、日期、核心內(nèi)容、發(fā)文部門等，分時(shí)、分類進(jìn)行排序。結(jié)合檔案形成的單位、專業(yè)、裝訂標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行分冊(cè)立卷、科學(xué)排序，確保檔案編制的科學(xué)性、系統(tǒng)性、保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。電子文件的存儲(chǔ)載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)，紙質(zhì)文檔密封，禁止被他人私自修改。

高?；üこ虣n案涉及到高校、政府、企業(yè)、城建檔案管理部門等多個(gè)單位，根據(jù)建設(shè)過(guò)程，不同領(lǐng)域生成的檔案分開(kāi)編制。對(duì)于工程竣工檔案來(lái)說(shuō)，需要做好項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前檔案的備案工作。建設(shè)單位可委托設(shè)計(jì)單位、施工單位繪制竣工圖，并組織勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位完成竣工檔案的編制。編制工作嚴(yán)格按照城建檔案館的要求，使工程建設(shè)檔案符合竣工備案標(biāo)準(zhǔn)。工程竣工驗(yàn)收完畢后，基建部門或工程指揮部將所有的工程檔案集中整理移交給高校檔案館(室)即可。

基礎(chǔ)建設(shè)檔案收與管的目的在利用。為了提高基建檔案的利用效率，應(yīng)實(shí)行管理自動(dòng)化。在檔案管理平臺(tái)設(shè)置檢索模塊，通過(guò)搜索關(guān)鍵詞即可找到相關(guān)基建檔案信息。與高校基建、后勤部門實(shí)現(xiàn)基建檔案信息共享，從而提高基建檔案信息利用效率。電子檔案在歸檔中要標(biāo)注對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案的歸處，以便于需要利用紙質(zhì)檔案時(shí)，可以在第一時(shí)間找到存檔位置，避免出現(xiàn)檔案存根難以查找的情況。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高?；n案管理對(duì)發(fā)揮建設(shè)工程的綜合效益，保障后期運(yùn)行維護(hù)工作有著十分重要的意義，全面加強(qiáng)基建檔案管理工作，結(jié)合工程特點(diǎn)和實(shí)際情況，科學(xué)選擇檔案管理措施。應(yīng)不斷加強(qiáng)高校建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理研究，采用信息化檔案管理手段，安全高效地保護(hù)和利用建設(shè)項(xiàng)目工程檔案。