高校工程圖紙類基建檔案管理存在的問題與對(duì)策

歐陽琳， 曹 虹

(1.邵陽學(xué)院 檔案館，湖南 邵陽 422004； 2.湖南農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，湖南 長(zhǎng)沙410000)

工程圖紙是基建檔案的核心，基本建設(shè)項(xiàng)目從最開始的立項(xiàng)報(bào)建到最終目標(biāo)實(shí)現(xiàn)都是依據(jù)工程圖紙來實(shí)施的。可以說沒有工程圖紙，基本建設(shè)就無從談起。筆者根據(jù)多年來實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析工程圖紙整理歸檔存在的問題；針對(duì)這些問題，提出相應(yīng)對(duì)策，為高?；n案的科學(xué)管理提供參考。

1 工程圖紙類基建檔案的問題提出

高校基建檔案資料包括：(1)文字資料(如立項(xiàng)、報(bào)建、可行性研究、審批文件、各類合同、預(yù)決算報(bào)告等文本檔案資料)。(2)圖表(如初步設(shè)計(jì)方案、樁基礎(chǔ)探溶、地質(zhì)勘察設(shè)計(jì)、建筑施工圖、各種設(shè)計(jì)修改及變更、備案資料、竣工圖等)。(3)數(shù)據(jù)圖紙和音像資料(如工程概況、項(xiàng)目隱蔽工程、地下管網(wǎng)線及有關(guān)的視頻、錄像、照片等)。在以上檔案中，最重要、數(shù)量最大的當(dāng)屬工程圖紙檔案。它是實(shí)施高校基本建設(shè)項(xiàng)目管理的保障性因素。筆者查閱搜索《中國知網(wǎng)》有關(guān)于高?；n案工程圖紙管理的論文和資料，幾乎是空白。目前的狀況是：具體實(shí)踐工作“人人心中有”；理論研究總結(jié)：“個(gè)個(gè)筆下無”。

在每一個(gè)獨(dú)立的基建項(xiàng)目中，貫穿始終的是工程圖紙。而工程圖紙種類繁雜，數(shù)量較多。有用于各個(gè)職能部門辦理報(bào)建手續(xù)的(如建筑平面圖、消防水電布置安裝圖、防震防雷設(shè)施圖、規(guī)劃紅線圖等)；有用于項(xiàng)目建設(shè)施工的(如樁基礎(chǔ)圖、結(jié)施圖、建施圖、水電圖、消防配置圖等)；有用于建筑設(shè)計(jì)變更及修改的(如建施修、結(jié)施修、消防水電修改變更等)；有用于預(yù)決算的(如竣工圖等)。這樣一批數(shù)量龐大的工程圖紙如何按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的要求，同時(shí)又符合《建筑工程檔案管理?xiàng)l例》的相關(guān)制度來管理，是高?；n案管理亟待解決的問題。

2 工程圖紙類基建檔案管理的現(xiàn)狀分析

(1)工程圖紙收集不齊全，動(dòng)態(tài)管理不及時(shí)。工程圖紙種類繁多，歸檔周期長(zhǎng)，涉及單位、收集環(huán)節(jié)多。每一個(gè)基建項(xiàng)目從規(guī)劃立項(xiàng)報(bào)建到最后竣工驗(yàn)收使用，時(shí)間跨度從幾個(gè)月到數(shù)年不等。從報(bào)建申請(qǐng)→可行性研究→立項(xiàng)審批→項(xiàng)目計(jì)劃書→地勘探溶樁基礎(chǔ)報(bào)告→設(shè)計(jì)圖文件審核意見書→工程規(guī)劃紅線圖→消防審核意見→設(shè)計(jì)修改變更、竣工驗(yàn)收等建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)階段，工程圖紙貫穿始終，因此同步收集齊全成套、規(guī)范、準(zhǔn)確的工程圖紙資料尤為重要。但很多高校檔案館收集的工程項(xiàng)目的基建圖紙要么只有施工圖，要么只有竣工圖，基建圖紙收集不完整。另外，工程圖紙檔案不僅具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、實(shí)用性，周期性長(zhǎng)的特點(diǎn)；而且全過程又具動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)；隨著工程進(jìn)度的變化，隨時(shí)產(chǎn)生設(shè)計(jì)修改及變更；前期所收集的工程圖紙資料很可能被后期新產(chǎn)生工程圖紙的資料所替代，如消防通道，隱蔽工程，地下管網(wǎng)線路的更改，高校檔案館對(duì)發(fā)生更改的基建圖紙收集不全，不能完整、準(zhǔn)確、成套地收集整個(gè)基建項(xiàng)目的圖紙資料。

(2)各環(huán)節(jié)收集和移交的工程圖紙不規(guī)范。①施工圖紙?jiān)诶L制過程中不按規(guī)范操作。各類施工圖紙?jiān)诶L制過程中，從繪圖、標(biāo)記、編制、審核等環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的程序和規(guī)章，尤其是各責(zé)任人審核確認(rèn)后加蓋的印章和簽字必不可少。特別是竣工圖，要求施工方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方、建設(shè)方、四方都要簽字蓋章，就容易產(chǎn)生缺漏，所以要格外仔細(xì)認(rèn)真。②歸檔的圖紙損壞和污染嚴(yán)重。有些圖紙?jiān)皇┕と藛T帶到施工現(xiàn)場(chǎng)，沒有加以愛護(hù)使用，造成圖紙缺頁少碼和折疊破損，因而無法準(zhǔn)確依圖施工，并且真實(shí)反映基建工程的實(shí)際情況。③歸檔材料沒有符合要求，各種圖紙上任意用鉛筆或圓珠筆進(jìn)行書寫和標(biāo)注。如設(shè)計(jì)變更圖就容易忽視圖紙編制的規(guī)范。還有的部分歸檔圖紙，沒有進(jìn)行原圖保存，某些圖紙上印章模糊不清或漏蓋等等。

(3)現(xiàn)在高校基建的類型已發(fā)展成了多元化投資及管理的模式，從而無法保證工程圖紙的管理規(guī)范。高?；窘ㄔO(shè)資金來源多樣化：有國家指令性的計(jì)劃撥款投資；有高校和地方政府共籌投資；有引進(jìn)資金的社會(huì)化投資；有愛心公益的捐資；有冠名眾籌按比例投資；有教職工集資等。因此，基建檔案由于涉及方方面面太多，管理難度愈趨復(fù)雜?？墒?，高?；ㄌ幗?jīng)常面臨任務(wù)重、時(shí)間緊，建設(shè)項(xiàng)目多，項(xiàng)目地點(diǎn)又分散，人手緊。點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣，根本就無法做到專人專職集中精力來收集和整理檔案資料；因涉及的各環(huán)節(jié)、各階段、各部門的資料管理制度不規(guī)范，職責(zé)沒有落實(shí)到人，并且對(duì)資料的收集、鑒別、整理的認(rèn)識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)不一，重視程度不等，因而無法保證的資料的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、齊全、成套、完整。

3 如何加強(qiáng)工程圖紙類基建檔案管理

在具體實(shí)踐工作中，遇到以上問題如何解決，同時(shí)反思它；以便提高工作效能，避免失誤，降低管理成本，從而更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作。筆者認(rèn)為，需從以下四個(gè)方面予以考慮：

(1)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理和重視：保障人員崗位設(shè)置、經(jīng)費(fèi)的配置到位，組織實(shí)施人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

工程圖紙的檔案管理具有特殊性。各類工程圖紙的識(shí)別，分類，鑒別，收集、歸檔既需要具備建筑專業(yè)基本的識(shí)圖技能、制圖常識(shí)；又要具備高校檔案管理立卷規(guī)范操作技能；還要熟悉項(xiàng)目建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程，同步跟進(jìn)各類資料的收集、匯編和分類。這些綜合工作技能要求各高校必須把基建檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。加強(qiáng)對(duì)高校基建檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過各種途徑教育和培訓(xùn)手段來提高現(xiàn)有檔案人員的綜合素質(zhì)；增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理能力。高校應(yīng)該把檔案管理人員的培訓(xùn)工作列入每年的考核目標(biāo)，有計(jì)劃地實(shí)施，使之制度化和規(guī)范化。

(2)建立完善科學(xué)的管理方法，完善基建檔案管理制度。工程圖紙的管理和利用涉及學(xué)校的全局建設(shè)。僅靠檔案工作人員是不可能的。必須得到院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各部門的積極配合。要建立健全、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善配套的基建檔案工作管理制度，是有序開展基建檔案工作的可靠保證。高?；ㄌ帒?yīng)建立收集整理，檢查核對(duì)，鑒別歸檔，保管保密，轉(zhuǎn)遞移交等環(huán)節(jié)管理制度。做到“三個(gè)同步”，即：基建項(xiàng)目從報(bào)建開始就與建立基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行；工程建設(shè)實(shí)施過程與竣工材料積累，整編、審定、歸檔工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。

(3)同步跟進(jìn)，及時(shí)補(bǔ)救，確保工程圖紙的完整成套準(zhǔn)確。檔案管理人員在移交檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)各部門各階段各環(huán)節(jié)的工程圖紙進(jìn)行仔細(xì)地核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合規(guī)范和要求的資料，同時(shí)進(jìn)行清理登記、統(tǒng)計(jì)匯總，并馬上采取補(bǔ)救措施，亡羊補(bǔ)牢。尤其是竣工驗(yàn)收的工程圖紙的收集，必須對(duì)缺失部分逐一進(jìn)行追補(bǔ)，確保工程圖紙的成套性和完整性，使工程圖紙管理高效、便捷服務(wù)于基建檔案管理。

(4)應(yīng)用科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行管理。隨著各類科技信息技術(shù)在工程設(shè)計(jì)中的全面普及，建設(shè)投資方從立項(xiàng)報(bào)建起就應(yīng)該要求設(shè)計(jì)單位提供工程圖紙電子設(shè)計(jì)成果；就可以在后續(xù)的檔案匯編中節(jié)省大量的人力和物力，也方便工程圖紙今后調(diào)用和可重復(fù)利用。如我校的學(xué)生公寓B15#B17#、41#42#、47#48#。教工集資建房一期25#26#27#28#、29#30#31#32#。教工集資建房二期33#34#、36#37#。多棟建筑物的設(shè)計(jì)方案和圖紙?zhí)子茫@樣節(jié)約大量的報(bào)建、設(shè)計(jì)的成本，也避免大量的重復(fù)的工程圖紙和資料，有利于全校的基本建設(shè)。隨著檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理，尤其是高科技的3D打印機(jī)的逐步推廣運(yùn)用，能滿足各類個(gè)性化需求。既不用把原圖打印或借出，又避免磨損，做到低成本，高效率。高科技的精密設(shè)備的應(yīng)用，拓展了施工圖檔案管理的高效和智能的無限可能。讓檔案為歷史作證，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來作想，更好地服務(wù)社會(huì)，滿足個(gè)性化需求。讓“資料”成為“資源”。逐步實(shí)現(xiàn)從“經(jīng)驗(yàn)管理”到“智能管理”。充分發(fā)揮施工圖在基建檔案中的作用，促進(jìn)基建檔案工作的持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高效低耗智能化服務(wù)。