高職院校檔案資源開發(fā)利用的思考

裴 鑫

(廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510515)

檔案的保密和利用是一個(gè)矛盾有機(jī)體，但檔案價(jià)值終究是通過利用來實(shí)現(xiàn)的，因此，規(guī)范高職院校的檔案提供利用是一項(xiàng)十分重要的工作。近年來，我國(guó)大部分高職院校在檔案資源的開發(fā)利用工作上取得了較大的進(jìn)步，同時(shí)也由于檔案利用過程不夠規(guī)范導(dǎo)致安全隱患的產(chǎn)生。檔案的安全包括實(shí)體安全與信息安全兩個(gè)方面，而檔案利用過程的規(guī)范化程度是影響檔案信息安全的重要因素，因此，高職院校在致力于開發(fā)利用檔案信息資源的同時(shí)，必須積極采取措施糾正檔案提供利用過程中各種不利于檔案安全的行為，提升檔案利用的規(guī)范化水平。

1 高職院校檔案的特點(diǎn)

(1)檔案信息內(nèi)容廣泛、數(shù)量較大。檔案真實(shí)地記錄著一所學(xué)校的發(fā)展歷程，是記錄學(xué)校建立、變遷、發(fā)展和壯大的寶貴資料。我國(guó)高職院校普遍具有學(xué)校更名次數(shù)較多，校址變遷頻繁，專業(yè)設(shè)置變化多樣等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)導(dǎo)致高職院校發(fā)展過程中所產(chǎn)生的檔案資源內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大；此外，近年來，由于國(guó)家政策的支持等原因，高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)的急劇攀升，所以產(chǎn)生的檔案資源數(shù)量呈動(dòng)態(tài)增加趨勢(shì)，特別是基建類和教學(xué)類檔案數(shù)量越來越多。

(2)館藏資源結(jié)構(gòu)較為單一。現(xiàn)階段，大部分高職院校檔案館藏仍以紙質(zhì)文書檔案為主，而聲像類、實(shí)物類等類型的檔案資源比例較小，電子檔案資源收集也不夠充分齊全，檔案資源發(fā)展不均衡，館藏資源難以滿足日益多樣化的檔案需求。

(3)檔案價(jià)值有待開發(fā)。高職院校檔案既是廣大教職工實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和智慧的總結(jié)，又是傳承學(xué)校歷史文化的重要載體，更是院?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問題、改進(jìn)管理的重要依據(jù)，對(duì)院校的發(fā)展有著重要的影響。然而現(xiàn)階段，不少高職院校建校時(shí)間較短，院校建設(shè)任務(wù)較重，其檔案資源開發(fā)利用進(jìn)展較為緩慢，檔案資源開發(fā)利用工作還存在著許多問題與不足，檔案資源利用率較低，檔案編研成果較少，導(dǎo)致高職院校的檔案價(jià)值未得到充分發(fā)揮。

2 高職院校檔案資源利用過程中存在的問題

(1)缺乏健全的檔案利用制度。一方面，隨著對(duì)檔案資源開發(fā)利用工作的重視程度逐漸加強(qiáng)，大部分高職院校普遍制定了檔案利用制度，但部分院校的檔案利用制度在細(xì)節(jié)方面還不夠完善，導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)了很多不規(guī)范現(xiàn)象。如部分高職院校對(duì)檔案利用的申請(qǐng)、審批以及提供等環(huán)節(jié)都沒有具體的步驟與管理程序，致使檔案利用混亂無序；另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件與電子檔案數(shù)量急劇增多，然而大部分高職院校檔案信息化制度不健全，相關(guān)的工作制度也是停留在傳統(tǒng)階段，導(dǎo)致電子檔案資源在利用過程中操作不夠規(guī)范，檔案信息安全問題凸顯。因此，急需建立一套行之有效的且與學(xué)校實(shí)際相符合的電子檔案資源利用制度。

(2)檔案利用制度“寬要求”。由于需要便于工作開展等各種主客觀因素的影響，部分高職院校在現(xiàn)實(shí)實(shí)施檔案利用制度的過程中經(jīng)常放寬制度要求，出現(xiàn)流于形式、執(zhí)行不嚴(yán)等現(xiàn)象，如借閱單填寫不完整，利用審批手續(xù)不完備，查閱資料內(nèi)容和目的填寫不精確等違規(guī)操作，特別是對(duì)于電子檔案的利用管理，步驟和程序雜亂無章，檔案信息安全隱患較大。

(3)檔案利用環(huán)境有待完善。第一，檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善。由于受經(jīng)費(fèi)和人員等因素的制約，部分高職院校檔案室的建設(shè)規(guī)模和水平與重點(diǎn)本科院校相比還存在一定的差距，如多個(gè)校區(qū)卻只在一個(gè)校區(qū)設(shè)立檔案部門，缺乏足夠的檔案工作人員和工作場(chǎng)所，這就導(dǎo)致無檔案部門設(shè)置的校區(qū)檔案利用困難或檔案利用無固定地點(diǎn)、檔案利用者來回奔波等問題；第二，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備。在信息時(shí)代大環(huán)境中，高職院校檔案工作的主要矛盾變成了日益增長(zhǎng)的檔案利用需求與高職院校當(dāng)前的檔案管理水平和提供利用服務(wù)能力之間的矛盾?，F(xiàn)階段，高職院?；径家雅鋫淞擞?jì)算機(jī)設(shè)備，但在相應(yīng)的檔案系統(tǒng)軟件設(shè)備的應(yīng)用方面還存在明顯的局限，信息化水平不高，影響了信息資源開發(fā)利用的效果。

(4)檔案利用規(guī)范化意識(shí)較為薄弱。一方面是檔案工作人員的素質(zhì)和能力有待提高。部分高職院校沒有配備專門的檔案管理員，而是由行政人員代為管理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理素質(zhì)，致使在實(shí)際工作中沒有落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，對(duì)檔案利用過程未進(jìn)行有效控制，以及內(nèi)部各部門之間并未積極溝通合作等，導(dǎo)致雖然有了制度但依舊是“紙上談兵”，如利用時(shí)檔案工作人員未在現(xiàn)場(chǎng)，檔案借出后不追不還等；另一方面是檔案利用人員的利用經(jīng)驗(yàn)或保密意識(shí)不強(qiáng)。很多人認(rèn)為所查檔案資源屬于自身的工作內(nèi)容，所以在申請(qǐng)利用時(shí)不愿意履行相應(yīng)的審批手續(xù)；此外，制度制定后，由于宣傳力度不足，利用人員的規(guī)范意識(shí)和安全意識(shí)較差，或擅自摘抄、復(fù)印和拍照檔案信息內(nèi)容，或?qū)⒔璩鰴n案隨意轉(zhuǎn)借他人等。

3 高職院校檔案資源開發(fā)利用規(guī)范化思考

(1)加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案利用規(guī)范化的重視。只有學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案利用規(guī)范化的重要性，才能夠制定出合理的檔案利用制度規(guī)范，才能夠確保制度規(guī)范的有效執(zhí)行。具體表現(xiàn)在：第一，加大對(duì)其人力、物力、財(cái)力的投入力度，完善檔案利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人員配備；第二，做好對(duì)檔案利用制度執(zhí)行情況的督導(dǎo)檢查工作，讓單位所有職工都能夠?qū)n案利用規(guī)范化管理有全面深入的理解和認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)全員參與到檔案利用規(guī)范化管理的工作中；第三，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，積極引入檔案信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，從而保障檔案利用的高效開展。

(2)制定細(xì)化的、針對(duì)性的檔案利用制度。檔案利用制度的建立必須遵循符合單位實(shí)際情況、流程審批合理、可操作性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，高職院校檔案工作人員在制定檔案利用制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)廣泛征求各部門、各類工作人員的意見，避免主觀制定造成執(zhí)行力不足的問題。一個(gè)完善的檔案利用制度必須要有明確的檔案利用范圍，對(duì)檔案利用流程進(jìn)行細(xì)化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，真正做到檔案提供利用的任意一個(gè)流程環(huán)節(jié)都有制度可依，有制度可執(zhí)行。

首先，要明確檔案利用的范圍。根據(jù)檔案的不同密級(jí)程度，確定不同的利用對(duì)象以及利用范圍，規(guī)定可以利用檔案的事由，對(duì)利用人員的身份、級(jí)別等做出相應(yīng)的限制。

其次，檔案利用程序應(yīng)當(dāng)規(guī)范。對(duì)不同的利用方式如查閱、外借、復(fù)制等的審批手續(xù)應(yīng)做相應(yīng)的規(guī)定，對(duì)單位內(nèi)部人員和外單位人員的利用程序應(yīng)有所區(qū)別，備有檔案利用登記簿，可在線上線下發(fā)布查檔須知或服務(wù)指南等，將信息利用者需要了解的館藏檔案內(nèi)容、檔案利用地點(diǎn)及利用時(shí)間和咨詢電話等標(biāo)注清楚，做到提供利用服務(wù)精準(zhǔn)引導(dǎo)。

第三，改善檔案利用環(huán)境。一方面，要配備專門的檔案閱覽室。檔案查閱利用應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，有條件的高職院校還可配置攝像頭等工具進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。另一方面，要深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。要積極加快檔案數(shù)字化信息庫建設(shè)，建立檔案信息資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息資源的共享，從而提高檔案信息資源的利用率；同時(shí)，也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善檔案信息資源管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)功能、訪問權(quán)限設(shè)置等方面不斷進(jìn)行優(yōu)化，從而確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

(3)提升檔案工作人員的素質(zhì)和能力。 高職院校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員，全面提升檔案利用規(guī)范化管理意識(shí)。一方面在檔案提供利用的過程中，嚴(yán)格按照相應(yīng)的章程開展工作，認(rèn)真核對(duì)利用申請(qǐng)，如審批程序是否正確完備、利用內(nèi)容和利用事由是否合理，拒絕不合理的申請(qǐng)，督促利用人員履行登記手續(xù)等；另一方面要做好利用監(jiān)督，對(duì)利用過程中的不規(guī)范行為要及時(shí)提醒，幫助利用人員樹立良好的利用習(xí)慣。

(4)加強(qiáng)對(duì)檔案利用規(guī)范化的宣傳教育。要經(jīng)常開展檔案利用安全教育工作，把檔案利用規(guī)范化的重要性講清、講明，加深他們對(duì)檔案利用規(guī)范化重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)安全意識(shí)和保密意識(shí)；要積極開展有關(guān)檔案利用制度的培訓(xùn)，使本單位全體人員熟悉檔案利用范圍和程序，明確自身的權(quán)限和義務(wù)，增強(qiáng)利用意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

4 結(jié)語

總之，在高職院校的檔案提供利用工作中，制度是基礎(chǔ)，落實(shí)是關(guān)鍵，人員是保障，要加強(qiáng)對(duì)檔案利用的規(guī)范化管理，做到既能有效利用檔案，又能維護(hù)好檔案的完整與安全。