高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)探究

沈 玲

(湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 湘潭 411101)

2019年全國(guó)兩會(huì)，“檔案事業(yè)”寫(xiě)入政府工作報(bào)告，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中提出要繁榮文藝創(chuàng)作，發(fā)展新聞出版、廣播影視和檔案等事業(yè)。2019年3月29日，全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議在京舉行，會(huì)議傳遞出兩個(gè)重要的信息：第一，我國(guó)檔案法制建設(shè)將取得新的進(jìn)展，最新修訂的《檔案法》將于2019年年內(nèi)出臺(tái)；第二，在新修訂的《檔案法》中，將增加“信息化建設(shè)”專(zhuān)章，對(duì)電子文檔的歸檔、電子檔案的管理、運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)檔案資源的共享共用、檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展等將提供法律支撐。

1 高職院校學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校學(xué)生檔案工作中存在的問(wèn)題開(kāi)始凸顯，原有檔案管理模式開(kāi)始成為制約其發(fā)展的掣肘。

(1)檔案管理水平落后，以傳統(tǒng)手工整理紙質(zhì)檔案為主，信息化水平較低。高職院校招生規(guī)模的逐步擴(kuò)大和檔案用戶(hù)的利用需求越來(lái)越多，導(dǎo)致學(xué)生檔案的工作量逐漸加大，但檔案工作的收集、利用、管理和利用等環(huán)節(jié)仍采用傳統(tǒng)的手工處理方式，工作效率低且容易出現(xiàn)偏差，已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)生檔案工作發(fā)展的需要。在信息化建設(shè)的探索方面，有的學(xué)校已經(jīng)開(kāi)始采用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，提供“檔案去向查詢(xún)”網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的檔案網(wǎng)站推廣檔案業(yè)務(wù)等，但總體而言，學(xué)生檔案的信息化進(jìn)程推進(jìn)緩慢，且各高職院校的檔案信息化水平層次不齊，有的高校的信息化建設(shè)還沒(méi)有開(kāi)始起步。

(2)檔案管理方式落后，檔案服務(wù)能力有待提升。檔案信息利用價(jià)值的開(kāi)發(fā)，是體現(xiàn)檔案工作的意義所在。然而在高職院校學(xué)生檔案工作的實(shí)際中，普遍對(duì)學(xué)生檔案工作的認(rèn)知僅限于學(xué)生檔案資料的“收集”與“管理”，業(yè)務(wù)考核的標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案是否收齊?檔案是否妥投?普遍沒(méi)有將檔案工作的出發(fā)點(diǎn)落在為檔案用戶(hù)提供“利用需求”服務(wù)這一層面，“重管理輕服務(wù)”、“重藏輕用”的現(xiàn)象仍普遍存在。盡管部分高職院校學(xué)生檔案開(kāi)始采用管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)重在實(shí)現(xiàn)“檔案管理”，一方面其單機(jī)管理的模式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共用共享、無(wú)法為檔案用戶(hù)和高職院校的管理工作提供服務(wù)。另一方面，學(xué)生信息的錄入千篇一律，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)既缺乏個(gè)性又不能全面地反映學(xué)生在校旗期間的表現(xiàn)，對(duì)用人單位篩選錄用缺乏實(shí)際參考價(jià)值。

(3)制度建設(shè)嚴(yán)重滯后，檔案工作缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范。截止目前，我國(guó)并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的高校學(xué)生檔案管理辦法，2008年9月，由教育部和國(guó)家檔案局制定《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》)僅將“學(xué)生類(lèi)檔案”歸到高校檔案部門(mén)工作范疇，并沒(méi)有就學(xué)生檔案工作的開(kāi)展進(jìn)行指導(dǎo)與規(guī)劃。就筆者了解到的湖南省學(xué)生檔案工作的整體情況來(lái)看，因?yàn)槿狈θ娼y(tǒng)一的、且可操作的檔案管理規(guī)定，各院校學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)有差異，對(duì)學(xué)生檔案的收集范圍、歸檔流程、整理要求、保管利用等的要求也不同。

(4)隊(duì)伍建設(shè)落后，專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)據(jù)員極其匱乏。一直以來(lái)，學(xué)生檔案工作始終處于高校管理工作的邊緣地帶。各高職院校普遍對(duì)學(xué)生檔案工作的重視不夠，專(zhuān)職檔案員能夠“走出去”參加檔案培訓(xùn)和學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)等方面業(yè)務(wù)知識(shí)的機(jī)會(huì)不多，導(dǎo)致他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)都得不到顯著地提升——高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)急需一批既懂檔案業(yè)務(wù)，又能熟練掌握信息技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)員。

2 高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的意義

(1)學(xué)生檔案信息化建設(shè)的重要性分析。學(xué)生檔案是人事檔案的雛形，其重要性不言而喻。作為用人單位篩選錄用畢業(yè)生的參考依據(jù)，學(xué)生檔案材料的歸檔完整性與豐富程度還將影響畢業(yè)生工作后的職位晉升、工齡認(rèn)定、職稱(chēng)考試等。

學(xué)生檔案信息化建設(shè)的另一個(gè)重要作用是充分地發(fā)揮學(xué)生檔案的育人功效。通過(guò)數(shù)據(jù)處理的方式將原先分散的紙質(zhì)檔案信息以可視化的方式集中地呈現(xiàn)，實(shí)時(shí)更新與動(dòng)態(tài)變化的檔案數(shù)據(jù)為學(xué)生工作、教學(xué)工作的開(kāi)展提供第一手的參考資料與決策依據(jù)，結(jié)合數(shù)據(jù)所反映的學(xué)生個(gè)性特征(如心理困惑型、學(xué)習(xí)困難型、經(jīng)濟(jì)困難型、單親或孤兒、違紀(jì)學(xué)生、生理缺陷、網(wǎng)絡(luò)成癮、逃課、戀愛(ài)等)有的放矢地開(kāi)展工作，提高應(yīng)對(duì)學(xué)生突發(fā)事件的能力。

(2)學(xué)生檔案信息化建設(shè)的必要性分析。從檔案的形成特性來(lái)看，紙質(zhì)檔案多為孤本，一旦出現(xiàn)遺失，很難彌補(bǔ)，尤其是多年前畢業(yè)學(xué)生的檔案很難補(bǔ)全。學(xué)生紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化處理方式是解決檔案?jìng)浞輪?wèn)題的最佳方案。

從提高工作效率、降低出錯(cuò)率角度來(lái)說(shuō)，通過(guò)數(shù)字化的檔案信息處理方式，不僅能夠使學(xué)生檔案工作人員從繁重的歸檔、立卷、整理等日常工作中解脫出來(lái)，還能夠通過(guò)信息化手段下的“前端控制”，在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，將學(xué)生檔案歸檔要求與范圍提前預(yù)置到檔案管理系統(tǒng)中，在數(shù)字檔案的形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督管理，降低出錯(cuò)率。

從檔案用戶(hù)的“利用需求”體驗(yàn)來(lái)看，畢業(yè)生參加工作后，舟車(chē)勞頓返校辦理提檔手續(xù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而通過(guò)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的外網(wǎng)查詢(xún)渠道，畢業(yè)生只需輕擊鼠標(biāo)，輸入檢索條件或上傳相關(guān)資料，即可輕松享受方便快捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

(3)學(xué)生檔案信息化建設(shè)的可行性分析。高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)是在原有的校園信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)基礎(chǔ)上構(gòu)建學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，有現(xiàn)成的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，對(duì)服務(wù)器硬件要求不高，服務(wù)器成本相對(duì)較低，在技術(shù)層面和經(jīng)濟(jì)層面上來(lái)說(shuō)都是可行的。

3 高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的途徑與方法

(1)加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范內(nèi)部管理。檔案工作是一項(xiàng)制度性很強(qiáng)的工作，2008年9月發(fā)布的《辦法》指出高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。

目前，國(guó)內(nèi)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的學(xué)生檔案管理辦法，結(jié)合當(dāng)前學(xué)生檔案工作的形勢(shì)，高職院校急需根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際制定一套完整、嚴(yán)密、科學(xué)的學(xué)生檔案管理規(guī)范：如“學(xué)生檔案管理辦法”、“學(xué)生檔案實(shí)時(shí)歸檔制度”等，建立對(duì)于“收集范圍”、“歸檔流程”、“材料質(zhì)量”、“整理要求”、“安全保密”等歸檔細(xì)則的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定“利用服務(wù)”、“檔案轉(zhuǎn)遞”、“去向查詢(xún)”、“異地調(diào)檔程序”等辦法，使學(xué)生檔案管理有章可循、有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的規(guī)范化。

(2)明確學(xué)生檔案的管理部門(mén)，完善學(xué)生檔案的領(lǐng)導(dǎo)體制。2008年頒布的《辦法》首次明確將學(xué)生類(lèi)檔案納入高職院校檔案管理工作體系,以法規(guī)的形式明確規(guī)定了學(xué)生檔案的管理部門(mén)為高職院校檔案部門(mén)。作為專(zhuān)業(yè)管理和提供利用的學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)，高職院校檔案部門(mén)有一整套完善、系統(tǒng)的方法理論指導(dǎo)、科學(xué)分類(lèi)體系和實(shí)踐應(yīng)用基礎(chǔ)，既有專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍，能提供專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又有《檔案法》等法律法規(guī)的約束監(jiān)督，避免了高校學(xué)生檔案工作管理松散、工作不銜接等問(wèn)題。因此，從學(xué)生檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，高職院校必須明確檔案部門(mén)對(duì)學(xué)生檔案的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)地位。

(3)實(shí)行“二級(jí)管理”，優(yōu)化檔案工作流程，構(gòu)建完整的學(xué)生檔案管理體系?；谑嗄甑母呗氃盒W(xué)生檔案工作經(jīng)驗(yàn)，筆者分析認(rèn)為應(yīng)建立檔案“管理部門(mén)”與“形成部門(mén)”的二級(jí)管理制度：高職院校檔案部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的“管理”、“利用”與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而紙質(zhì)檔案的“收集”與檔案數(shù)據(jù)的“采集”則歸口到各類(lèi)檔案資料的形成部門(mén)，如學(xué)籍部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)籍信息的采集、教務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)成績(jī)的采集、各院系負(fù)責(zé)學(xué)生基本信息、獎(jiǎng)懲信息的采集和入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表等紙質(zhì)檔案的收集、心理咨詢(xún)部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)生心理健康數(shù)據(jù)的維護(hù)等。通過(guò)“二級(jí)管理”，明確檔案工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任部門(mén)，為高質(zhì)高效地完成學(xué)生檔案的定時(shí)建檔與實(shí)時(shí)補(bǔ)充提供了保障，避免長(zhǎng)久以來(lái)檔案材料歸檔質(zhì)量不高、缺乏利用價(jià)值等問(wèn)題。

(4)搭建“互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)生檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。目前，湖南省人社系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)正在進(jìn)行，湖南省教育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)也即將開(kāi)始，各高職院校應(yīng)抓住發(fā)展機(jī)遇，促進(jìn)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，搭建學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，檔案的形成部門(mén)主要負(fù)責(zé)基本數(shù)據(jù)的采集與紙質(zhì)歸檔，檔案的管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、數(shù)字檔案形成和維護(hù)階段的監(jiān)督管理，信息技術(shù)部門(mén)則主要負(fù)責(zé)提供網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支撐，通過(guò)構(gòu)建運(yùn)行良好檔案管理網(wǎng)絡(luò)，著力解決檔案工作中存在的問(wèn)題：第一，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)解決檔案?jìng)浞菖c保存問(wèn)題；第二，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為檔案用戶(hù)提供便捷的服務(wù)。

(5)穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好學(xué)生檔案管理和保證服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。

高職院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)職檔案人員的培養(yǎng)，通過(guò)完善檔案專(zhuān)業(yè)人員的職稱(chēng)評(píng)定體系，穩(wěn)定人才隊(duì)伍，激發(fā)檔案人員的工作積極性；同時(shí)，高職院校檔案部門(mén)應(yīng)創(chuàng)造條件，著力提高檔案從業(yè)人員的信息化水平，給予檔案從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究的機(jī)會(huì)與時(shí)間。同時(shí)還應(yīng)落實(shí)檔案的“二級(jí)管理”機(jī)制，通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、定期舉辦檔案培訓(xùn)等提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力，形成全院上下“齊抓共管”學(xué)生檔案工作的合力。

(6)加強(qiáng)檔案宣傳，提高全院師生的檔案意識(shí)。在信息化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，做好學(xué)生檔案工作不是一個(gè)部門(mén)的事，更不能憑一己之力，因此必須將加強(qiáng)檔案宣傳、提高全員的檔案意識(shí)擺在首要位置。通過(guò)將學(xué)生檔案知識(shí)的普及納入“新生入學(xué)教育”范疇，使他們了解到檔案的重要性，從源頭上規(guī)范檔案材料的形成；通過(guò)畢業(yè)生離校季進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞知識(shí)的宣講，使學(xué)生重視自己的檔案去向，避免出現(xiàn)“棄檔”和“死檔”；利用每年國(guó)際檔案日的契機(jī)，開(kāi)展檔案普法宣傳、檔案征文、檔案主題講座等活動(dòng)，使檔案意識(shí)深深植根于每一個(gè)師生員工的心中，時(shí)刻提醒他們重檔、歸檔、用檔。

4 結(jié)語(yǔ)

在高職院校學(xué)生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，各高職院校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，逐步推進(jìn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新。在信息化建設(shè)的初期，我們應(yīng)重視檔案信息安全，從業(yè)人員的信息化技能提升，信息化建設(shè)，檔案工作前端控制的標(biāo)準(zhǔn)化和檔案實(shí)體工作如何開(kāi)展等問(wèn)題。然后應(yīng)逐步將信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向如何實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的共享共用，如何通過(guò)檔案宣傳來(lái)體現(xiàn)檔案的功效、如何通過(guò)檔案利用價(jià)值的挖掘提升檔案地位等問(wèn)題上來(lái)。