大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)思考

周向玲

(廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510075)

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，全世界數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)爆炸式的增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生。全球定位技術(shù)、遙感技術(shù)等空間技術(shù)以及信息識(shí)別技術(shù)也獲得了廣泛推廣，為大數(shù)據(jù)的創(chuàng)新擴(kuò)散奠定了基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)作為信息化的方向和核心，正在全方位改變著檔案理論研究和實(shí)踐操作的思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代下應(yīng)該如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案人需要思考的問題。

1 課題研究的意義

傳統(tǒng)意義檔案信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作各個(gè)流程進(jìn)行信息化，而在互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化需要對(duì)傳統(tǒng)的工作流程進(jìn)行再造，需要重新審視整個(gè)檔案工作，或者整個(gè)檔案生態(tài)。穆凌峰認(rèn)為檔案信息化應(yīng)當(dāng)立足于檔案管理對(duì)檔案保存的客觀需求，加之多元化、多角度融入現(xiàn)代信息技術(shù)，以期促進(jìn)檔案資源能在社會(huì)上得到更科學(xué)高效的運(yùn)用。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理現(xiàn)代化水平和提升檔案服務(wù)能力的重要舉措，已逐漸成現(xiàn)階段檔案機(jī)構(gòu)的主要工作內(nèi)容。

大數(shù)據(jù)具有容量大、種類繁多、高速、可變性強(qiáng)、價(jià)值密度低、真實(shí)性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，滲透于各個(gè)行業(yè)，深刻的影響著社會(huì)的變革與發(fā)展，全球已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面建設(shè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，深刻地影響人們的生產(chǎn)生活方式和思維方式。

檔案是人類重要的智力成果的保存與傳承，記錄著人類在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)生活等各個(gè)方面的傳播與發(fā)展，是一種不可再生的、稀缺的歷史性的資源，是重要的社會(huì)財(cái)富。傳統(tǒng)的檔案管理大多以傳統(tǒng)載體為主，信息量有限、工作繁雜、準(zhǔn)確性低、工作效率不高，更重要的是不利于檔案資源的管理、使用、交互，無法發(fā)揮最大作用，也不利于長(zhǎng)久保存。檔案管理的信息化建設(shè)即是進(jìn)行檔案的資源化、信息化管理。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案工作也產(chǎn)生了諸多變化，思考和探索大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)也成為了時(shí)代必然要求。

2 挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理信息化建設(shè)帶來了巨大的機(jī)遇，在存量數(shù)字化、增量電子化的大背景下，大量的數(shù)據(jù)資源接收進(jìn)來，大量的館藏檔案數(shù)字化，形成了大量的電子文件和數(shù)據(jù)，對(duì)檔案的遠(yuǎn)程利用帶來方便，也為數(shù)據(jù)分析、在線編研等打個(gè)基礎(chǔ)。同時(shí)也面臨很多新的挑戰(zhàn)和問題，比如檔案信息安全問題、檔案信息隱私問題、信息聚合的屬性變化等等，此外，檔案人員的水平能否適應(yīng)新的環(huán)境、新的要求。

任何事物都有兩面性，所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息管理的總體規(guī)劃和布局提出了更高要求。檔案信息化建設(shè)更是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建設(shè)的權(quán)限、規(guī)模、設(shè)備人員配備情況等各方面都要站在全局的角度。檔案管理的信息化建設(shè)需要先進(jìn)的技術(shù)和儀器設(shè)備以及高素質(zhì)人才的支撐，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，采用磁盤、云計(jì)算、虛擬信息存儲(chǔ)等方法進(jìn)行電子檔案材料的搜集、加工、傳輸?shù)?，技術(shù)的安全性要求很高，目前我國(guó)的檔案管理的信息化建設(shè)在網(wǎng)絡(luò)搭建、計(jì)算機(jī)、掃描儀、多媒體設(shè)備、辦公系統(tǒng)等方面的資金和技術(shù)投入還十分欠缺，檔案信息的安全意識(shí)和安全觀念也不強(qiáng)。

3 檔案信息化舉措

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)順應(yīng)信息時(shí)代的要求，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案管理的資源化和信息化，從而以嶄新的面貌服務(wù)于這個(gè)時(shí)代。否則就不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，也不能在未來社會(huì)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.1 完善制度增強(qiáng)力度

制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則, 無規(guī)矩不成方圓，沒有制度統(tǒng)一管理就沒有約束。結(jié)合實(shí)際，制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保各項(xiàng)檔案活動(dòng)有章可循，明確檔案管理人員明確的職責(zé)要求和檔案工作六環(huán)節(jié)。有了制度作為保障，檔案人員的操作才能更加規(guī)范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值提供制度基礎(chǔ)，做好檔案管理的監(jiān)督檢查工作。

有了制度,要使制度能夠真正發(fā)揮作用,還必須增加執(zhí)行力度。對(duì)歸檔材料立卷及時(shí)、資料完備、數(shù)據(jù)完整的立卷單位給予獎(jiǎng)勵(lì)或者鼓勵(lì)；而對(duì)于不重視檔案工作，或者履職不力的檔案立卷單位或個(gè)人應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改；對(duì)于違反檔案法規(guī)的，必須要按有關(guān)檔案法規(guī)進(jìn)行處罰。

在信息化建設(shè)的過程中，檔案機(jī)構(gòu)要注重網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，搭建人性化的系統(tǒng)平臺(tái)，各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，人才隊(duì)伍培養(yǎng)與建設(shè)等。在發(fā)展規(guī)劃中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)新發(fā)展理念與建設(shè)思路，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)也本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展。在運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段時(shí)，還必須注意統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一步調(diào)，避免各行其是；大力推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，制定和完善檔案工作現(xiàn)代化對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，為現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；加緊培養(yǎng)檔案現(xiàn)代化人才，通過在職培訓(xùn)，建立一支擁有現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)技能的干部隊(duì)伍。

3.2 有效檔案信息預(yù)測(cè)

對(duì)檔案信息進(jìn)行定性定量分析，進(jìn)行有效預(yù)測(cè)。提高檔案信息化和科學(xué)化預(yù)測(cè)的方法很多，通過可以分為主觀判斷預(yù)測(cè)法和客觀計(jì)量預(yù)測(cè)法等，各種預(yù)測(cè)方法各有優(yōu)勢(shì)與不足，也有其各自的適用條件，檔案部門應(yīng)根據(jù)不同情況運(yùn)用不同方法，或綜合運(yùn)用各種方法，提高預(yù)測(cè)的精確度。

對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，并通過檔案開發(fā)利用工作的實(shí)踐，不斷加以修正。首先，要確定預(yù)測(cè)目標(biāo)，“根據(jù)檔案部門的不同特點(diǎn)進(jìn)行，不同目標(biāo)各不相同，所以進(jìn)行預(yù)測(cè)工作的內(nèi)容也就不同”，檔案的用戶主要是本單位的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員，就必須通過分析單位的工作計(jì)劃，一定時(shí)期的大數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)，綜合檔案館一般都有自己的核心用戶，檔案館可根據(jù)對(duì)核心用戶的調(diào)查研究預(yù)測(cè)檔案利用的大體需求。其次，要收集全面、可靠的信息材料，預(yù)測(cè)科學(xué)認(rèn)為，預(yù)測(cè)的制定和準(zhǔn)確度與被預(yù)測(cè)事物相關(guān)的信息資料的數(shù)量和質(zhì)量息息相關(guān)，因此要確保預(yù)測(cè)結(jié)果的可靠性，就必須加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作，通過認(rèn)真全面收集各種相關(guān)的可靠信息材料，如利用登記簿、反饋單、會(huì)議資料、工作計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、科研課題、文件等。

3.3 開發(fā)檔案信息資源

檔案檢索工具是檔案信息資源開發(fā)的途徑之一，科學(xué)規(guī)范、詳實(shí)具體的檢索工具，對(duì)全面準(zhǔn)確的揭示檔案信息起著至關(guān)重要的作用。對(duì)編制檢索工具，以前開發(fā)力度不足，成為檔案機(jī)構(gòu)的主要薄弱環(huán)節(jié)，成為影響檔案利用、阻礙檔案信息開發(fā)工作的一個(gè)“瓶頸”，因此必須改變目前這豐富但往往開發(fā)不出來的落后狀況，使檔案信息成為檔案用戶需求的內(nèi)容和規(guī)律，從而滿足信息化需求。

檔案利用的輔導(dǎo)的含義在于，“檔案工作人員針對(duì)用戶的實(shí)際狀況，在其利用檔案之前進(jìn)行一系列指導(dǎo)性和輔助性的輔導(dǎo)，掌握檢索方法”，實(shí)現(xiàn)利用檔案的目的。實(shí)踐證明，積極開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供服務(wù)，特別是個(gè)性化服務(wù)的開展，可以培養(yǎng)和提高用戶利用檔案信息的能力，還能夠消除他們的心理障礙，提升對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的信任指數(shù)。

3.4 加強(qiáng)用戶研究

不同的用戶有不同的特點(diǎn)，有針對(duì)性的開發(fā)檔案信息，提供有針對(duì)性的服務(wù)。國(guó)際檔案大會(huì)把檔案利用劃分為學(xué)術(shù)利用、實(shí)際利用和普通利用等三種基本類型，三種類型的需求呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。比如學(xué)術(shù)利用一般強(qiáng)調(diào)查準(zhǔn)率，利用周期也較長(zhǎng)；實(shí)際利用注重查準(zhǔn)率，要求得到及時(shí)的檔案信息服務(wù)。檔案部門要取得較好的開發(fā)利用效果，就必須加強(qiáng)對(duì)用戶需求特點(diǎn)的研究，以提高開發(fā)利用工作的主動(dòng)性和針對(duì)性。

人的行為是受心理活動(dòng)支配的，檔案用戶從產(chǎn)生檔案信息需求到檢索利用檔案信息的行為，除了所要解決的問題比較嚴(yán)重外，在必須要用檔案時(shí)，可能更多的是受心理因素的控制。而且用戶對(duì)信息有著很強(qiáng)的需求時(shí)大多都有求便心理，并期望能迅速地獲取到所需的檔案信息。如果長(zhǎng)時(shí)間得不能得到滿足，便會(huì)產(chǎn)生心理障礙，進(jìn)而抑制檔案信息需求。因此，檔案部門要加強(qiáng)用戶的心理研究，根據(jù)用戶的心理，及時(shí)向用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)；同時(shí)還要樹立良好的職業(yè)道德，通過服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化檔案利用的環(huán)境，吸引更多的檔案用戶。

總之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)而不斷變化的過程，應(yīng)以努力收集、挖掘、保護(hù)檔案信息資源為基礎(chǔ)，以提升檔案信息服務(wù)利用的高效性和安全性為目標(biāo)，推進(jìn)檔案信息化管理水平向前發(fā)展。