嵌入性理論在檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用探討

曾 敏， 肖 波

(1.湖北省教育考試院，湖北 武漢 430074；2.華中科技大學(xué)檔案館，湖北 武漢 430074)

在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代背景下，嵌入性理論運(yùn)用到檔案管理與服務(wù)等工作當(dāng)中，促進(jìn)了現(xiàn)階段檔案管理理念和管理模式創(chuàng)新，形成一種新型的嵌入式檔案管理模式和檔案信息服務(wù)模式，不斷嵌入社會(huì)空間、技術(shù)空間、業(yè)務(wù)空間，提升了我國檔案管理效率和管理質(zhì)量，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 嵌入式網(wǎng)絡(luò)形成動(dòng)力分析

1.1 知識(shí)資源供需位勢差

知識(shí)主體通過傳播、被應(yīng)用、更新以及創(chuàng)新等活動(dòng)，將所有資源聚集起來，具有獨(dú)特的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展優(yōu)勢，形成一種獨(dú)特的知識(shí)主體發(fā)展趨勢；知識(shí)勢差主要是指不同知識(shí)主體在某個(gè)特定時(shí)期同種類型的知識(shí)上存在知識(shí)位勢的差異，知識(shí)勢差能夠表明不同主體知識(shí)之間支配能力存在顯著的差異性，其中包括縱向勢差和橫向勢差等兩種類型，就知識(shí)勢差而言，存在知識(shí)數(shù)量和知識(shí)質(zhì)量等兩大影響因素，其中知識(shí)的質(zhì)量主要是指知識(shí)主體在某單種知識(shí)面所占據(jù)的地位，也稱作是知識(shí)的深度，知識(shí)的數(shù)量是指知識(shí)的多元化，同樣稱作是知識(shí)的廣度，在現(xiàn)代化社會(huì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展趨勢下，不同知識(shí)主體的生活環(huán)境、教育環(huán)境以及經(jīng)濟(jì)環(huán)境等方面均不盡相同，除此之外，不同專業(yè)領(lǐng)域形成的知識(shí)結(jié)構(gòu)也存在差異性，具有一定的專業(yè)化發(fā)展趨勢，所以存在不同程度的知識(shí)位勢差，由于知識(shí)主體存在不同的深度和廣度，直接關(guān)系到知識(shí)主體在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中的知識(shí)位勢，不同知識(shí)主體的知識(shí)位勢差異，使得不同知識(shí)主體之間進(jìn)行交叉作用，促進(jìn)不同知識(shí)主體之間進(jìn)行知識(shí)傳播、知識(shí)共享等。

1.2 技術(shù)資源供需位勢差

技術(shù)位勢差主要體現(xiàn)在嵌入式社會(huì)網(wǎng)絡(luò)各節(jié)點(diǎn)成員單位之間存在一定的技術(shù)差異，出現(xiàn)技術(shù)資源供需位勢差現(xiàn)象，可以促進(jìn)各節(jié)點(diǎn)成員單位之間進(jìn)行相互嵌入，倘若技術(shù)位勢差距適當(dāng)，信息服務(wù)機(jī)構(gòu)具有較高位勢的網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)，則此信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的嵌入性顯著增大，反之，技術(shù)位勢較差的單位機(jī)構(gòu)，其嵌入性顯著減少，換言之，技術(shù)差過高或者過低，都會(huì)影響嵌入雙方機(jī)構(gòu)對(duì)技術(shù)的吸收消化功能，進(jìn)而直接決定此機(jī)構(gòu)的嵌入性，技術(shù)位勢差還體現(xiàn)在技術(shù)改革和創(chuàng)新的時(shí)間差距方面，若嵌入的各方在技術(shù)改革速度比較相近，那么雙方嵌入的可能較大，反之，如果嵌入的雙方在技術(shù)改革速度存在較大的差異性，則雙方嵌入性的可能性較低；就檔案專業(yè)化技術(shù)服務(wù)來看，其主要依賴于檔案中技術(shù)資源的系統(tǒng)化組織，以及不斷提升現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用水平，使得檔案信息管理工作過程中的科學(xué)服務(wù)含量較高，在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)強(qiáng)有力的地位，通過全面實(shí)施嵌入式管理模式，對(duì)原有的檔案信息管理理念和管理模式等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案信息管理和服務(wù)等方面奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 物質(zhì)資源供需位勢差

物質(zhì)資源供需位勢差主要體現(xiàn)在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)成員單位所擁有的物質(zhì)資源供需的不平衡性和差異性，其主要作用于組織聯(lián)合關(guān)系、集合網(wǎng)絡(luò)社會(huì)群體以及處理人際網(wǎng)絡(luò)關(guān)系等方面，部分專家認(rèn)為所擁有的物質(zhì)資源形成不同的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并且對(duì)組織群體擁有不同的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，以及存在差異性的價(jià)值觀體系，由于主要是為了獲得對(duì)自身有利用價(jià)值的社會(huì)物資資源，則會(huì)更加趨向于認(rèn)可合作對(duì)象的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系和價(jià)值觀體系，進(jìn)而雙方如愿達(dá)到互相嵌入的目標(biāo)，因而形成一定形式的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)團(tuán)隊(duì)，或者是社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)群體，然而，任何事情均有特殊情況，物資資源供需方面當(dāng)然也有特殊情形，由于人們除了物質(zhì)資源以外，還有社會(huì)地位、權(quán)利、信仰以及身份等，統(tǒng)稱為非經(jīng)濟(jì)動(dòng)機(jī)，這些非經(jīng)濟(jì)動(dòng)機(jī)不一定會(huì)隨著物質(zhì)資源的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變，價(jià)值觀體系與知識(shí)體系存在明顯的差距，其很難產(chǎn)生相互嵌入的動(dòng)機(jī)，換言之，雙方難以達(dá)成相互嵌入的目的；物質(zhì)資源供需位勢在應(yīng)用嵌入性理論，實(shí)施嵌入式檔案管理模式，以及嵌入式檔案信息服務(wù)模式，雖然其在檔案管理和信息服務(wù)等方面工作當(dāng)中的嵌入動(dòng)機(jī)作用不夠顯著，但是，仍然可以從知識(shí)體系和價(jià)值觀體系的角度出發(fā)，建立嵌入式檔案社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)，將各級(jí)各類的檔案館與高等院校進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，為大學(xué)生構(gòu)建社會(huì)實(shí)踐基地，為社會(huì)培養(yǎng)出更多高素質(zhì)綜合型社會(huì)人才。

2 嵌入式管理機(jī)制分析

將嵌入性理論應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，有利于促進(jìn)構(gòu)建嵌入式檔案管理制度，將檔案管理工作融入到所處社會(huì)環(huán)境當(dāng)中，才能充分發(fā)揮檔案部門與社會(huì)各領(lǐng)域的溝通、交流以及協(xié)作等功能，共同促進(jìn)高效率、高質(zhì)量地開展檔案管理工作；其中嵌入式管理機(jī)制主要包含了嵌入社會(huì)空間、技術(shù)空間以及業(yè)務(wù)空間等方面，其中還包括文化空間、虛擬空間以及認(rèn)知空間等，對(duì)檔案管理工作的社會(huì)空間、技術(shù)空間以及業(yè)務(wù)空間等嵌入式管理機(jī)制展開探討和研究。

2.1 社會(huì)空間的嵌入

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來，使得嵌入性理論被廣泛運(yùn)用到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，尤其是將嵌入性理論應(yīng)用到檔案管理工作之中，有效促進(jìn)檔案管理理念和管理模式等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新，因?yàn)闄n案管理工作涉及到我國政府機(jī)構(gòu)、高等院校以及社會(huì)組織等機(jī)構(gòu)方面具有緊密的聯(lián)系，在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代背景下，為檔案管理工作提供了更多有利的信息資源和優(yōu)勢，檔案管理部門充分利用嵌入性理論，加強(qiáng)工作人員的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)，有利于擴(kuò)寬檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)兩者之間有效、及時(shí)的溝通交流，鞏固和維護(hù)檔案管理部門與社會(huì)各組織機(jī)構(gòu)中的個(gè)體或群體，眾多群體在信息資源共享中的共生關(guān)系，增強(qiáng)檔案用戶之間的互動(dòng)性、參與性以及共享性，逐漸形成一種新型的嵌入式檔案管理機(jī)制；通過采取社會(huì)空間嵌入式的管理措施，有利于建立檔案網(wǎng)絡(luò)組織信息體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加強(qiáng)人與人、組織于組織之間的交流互動(dòng)，將一些正式或非正式的組織群體聯(lián)系起來，從多角度和多層面出發(fā)，構(gòu)建高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)信息橋梁，不斷完善非正式群體的檔案管理體系。

2.2 技術(shù)空間的嵌入

現(xiàn)階段，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代發(fā)展背景下，促進(jìn)了檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程，使得檔案管理逐漸朝著信息化方向發(fā)展，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，充分利用各種各樣的現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，以及實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)在虛擬空間內(nèi)開展檔案管理工作和檔案信息服務(wù)工作，所以，不斷在檔案管理工作中嵌入技術(shù)空間，有效提高檔案管理的效率和管理的質(zhì)量，以及提高檔案管理信息服務(wù)的效應(yīng)，將技術(shù)空間嵌入至檔案管理工作當(dāng)中，首先，檔案信息網(wǎng)絡(luò)能夠無縫連接移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)以及廣播電視網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，使得更加高效率、高質(zhì)量地開展檔案管理工作和檔案信息服務(wù)工作，使得檔案管理工作變得更深層次，其次，將現(xiàn)有的科學(xué)信息技術(shù)和相關(guān)應(yīng)用嵌入到檔案管理信息化工作當(dāng)中，比如利用嵌入式系統(tǒng)和結(jié)果融合等信息化技術(shù)，將與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息資源有效地運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，設(shè)定相對(duì)應(yīng)的檔案用戶情境，對(duì)用戶需求量較大的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘等措施，將檔案信息資源定向推送給制定用戶。

2.3 業(yè)務(wù)空間的嵌入

在檔案管理工作中嵌入業(yè)務(wù)空間，主要表現(xiàn)在檔案管理工作全面參與各專業(yè)領(lǐng)域具體業(yè)務(wù)工作當(dāng)中，將檔案管理工作有效地融入進(jìn)去，從管理制度、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)以及組織體系等方面建立良性業(yè)務(wù)雙向互動(dòng)關(guān)系，有效提高檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，業(yè)務(wù)空間的嵌入主要包含了四個(gè)部分，分別為：業(yè)務(wù)人員嵌入、部門嵌入、業(yè)務(wù)內(nèi)容嵌入以及業(yè)務(wù)平臺(tái)嵌入等，將業(yè)務(wù)空間全面嵌入到檔案管理工作當(dāng)中，形成新型的業(yè)務(wù)工作組織管理體系，傳統(tǒng)的被動(dòng)式或訂單式的檔案信息服務(wù)模式，根據(jù)用戶提出的實(shí)際需求開展檔案管理工作，使得在檔案管理和信息服務(wù)過程中遇到很大的困難，如檔案用戶需求不夠明確、業(yè)務(wù)空間不足以及用戶信息資源遺失等諸多方面問題，通過在檔案管理工作中嵌入業(yè)務(wù)空間，建立業(yè)務(wù)空間嵌入式管理模式，促進(jìn)形成訂單式、合同式以及伙伴式等新型的檔案管理模式，通過不斷挖掘用戶的實(shí)際需求，開展檔案管理和服務(wù)活動(dòng)，使得檔案管理工作更加系統(tǒng)化，能夠更加全面地掌握用戶的真實(shí)需求，形成新型的嵌入式、零距離的檔案信息服務(wù)模式，為檔案管理的穩(wěn)定、可持續(xù)以及健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

3 嵌入式檔案信息服務(wù)

3.1 嵌入式專業(yè)服務(wù)

嵌入式專業(yè)服務(wù)主要指的是建立參與用戶專業(yè)活動(dòng)的檔案信息服務(wù)，從社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)出發(fā)，將群體、個(gè)體以及組織網(wǎng)絡(luò)等三者之間的互相作用關(guān)系作為發(fā)展動(dòng)力，致力于研究客戶對(duì)專業(yè)活動(dòng)的信息需求，構(gòu)建全新的檔案信息服務(wù)體系，通過群體、個(gè)體以及組織網(wǎng)絡(luò)等三者之間進(jìn)行互動(dòng)交流，開展檔案信息服務(wù)，將嵌入性理論引入信息資源服務(wù)模式研究范圍之內(nèi)，經(jīng)過我國檔案管理專家和學(xué)者的不斷努力，就嵌入式專業(yè)服務(wù)展開探討和研究，提出了嵌入式圖書館服務(wù)及嵌入式圖書館員等管理理念，并且組織相關(guān)專家和學(xué)者展開研究會(huì)議，部分專家提出了組織嵌入、虛擬嵌入、功能嵌入以及目標(biāo)嵌入等等嵌入式服務(wù)思路，對(duì)實(shí)現(xiàn)嵌入式專業(yè)服務(wù)目標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；現(xiàn)階段，我國還沒有對(duì)嵌入式檔案信息服務(wù)展開真正的分析，也沒有針對(duì)檔案信息嵌入專業(yè)服務(wù)方面展開研究，檔案信息資源與圖書情報(bào)信息資源在開發(fā)、利用以及服務(wù)等諸多方面具有一定的共通性，所以，可以通過參考圖書情報(bào)領(lǐng)域在嵌入式服務(wù)方面已有的研究成果，以社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，研究各種空間中開展嵌入式檔案信息服務(wù)的制度和模式，真正深入到專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行信息需求的認(rèn)真分析，從分析和判斷用戶的行為開始，以此為基礎(chǔ)開展個(gè)性化、針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)有效提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3.2 嵌入式專題服務(wù)

專題信息服務(wù)主要是指檔案服務(wù)開展管理工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案專題服務(wù)通常是以領(lǐng)導(dǎo)、各部門以及群眾的真實(shí)信息為中心展開的信息服務(wù)工作，不斷挖掘全新的檔案信息資源，有助于規(guī)劃和設(shè)計(jì)創(chuàng)新型的檔案服務(wù)項(xiàng)目，促進(jìn)研究和開發(fā)檔案信息，形成匯編成果和科研成果等形式，在開展專題檔案信息服務(wù)工作過程中，主要是以觀察檔案用戶的當(dāng)前信息需求，定向?yàn)橛脩籼峁n案研究成果的主動(dòng)式信息服務(wù)，與被動(dòng)式信息服務(wù)相比較，其具有靈活性較強(qiáng)、空間廣泛等優(yōu)勢，但是，定向不是代表個(gè)體化、專業(yè)化，而是使得檔案信息服務(wù)變得更加互動(dòng)化，具有雙向性和共建共享性，使得檔案信息服務(wù)更加具有廣度和深入，促進(jìn)提升檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)的水平，有效提高檔案信息服務(wù)的績效，促進(jìn)檔案信息服務(wù)模式進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，形成一種新型的嵌入式檔案信息服務(wù)模式，突破了傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的“枷鎖”，具有全過程融入用戶真實(shí)信息需求的優(yōu)點(diǎn)，促進(jìn)高效率、高質(zhì)量地開展檔案信息服務(wù)工作。

4 結(jié)語

總而言之，隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，推動(dòng)了我國信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國逐漸朝著信息互聯(lián)網(wǎng)方向發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展背景下，使得嵌入性理論受到社會(huì)各界人士的廣泛關(guān)注，尤其是將嵌入性理論應(yīng)用到檔案管理與服務(wù)當(dāng)中，取得了良好的成果，促進(jìn)形成了嵌入式檔案管理機(jī)制和嵌入式檔案信息服務(wù)模式，促進(jìn)提升檔案信息管理質(zhì)量和檔案信息服務(wù)水平，促進(jìn)高效率、高質(zhì)量地開展檔案管理與信息服務(wù)等方面工作。