實施標準化管理提升基層檔案服務保障能力

摘要：基層檔案管理工作是優(yōu)化國家檔案管理體系，服務于基層以及國家發(fā)展的重要舉措。為了提升檔案管理水平，努力助推檔案工作的規(guī)范化以及標準化，是促進檔案管理現(xiàn)代化建設的重中之重。特別是在如今的新形勢與新背景下，為了有效提高基層檔案的服務保障能力，必須把標準化的檔案管理落到實處，提升檔案管理的規(guī)范性，保證檔案管理質(zhì)量，大幅增強檔案的服務保障能力。

關(guān)鍵詞：基層檔案；服務保障能力；標準化管理

基層檔案是基層重要信息和材料的一個綜合體，凝結(jié)基層各個領(lǐng)域發(fā)展建設的信息，同時也可以為各個領(lǐng)域的改革發(fā)展創(chuàng)造良好的條件以及提供必要的支持。

在做好基層檔案管理工作的過程當中，除了要保證檔案信息的真實性以及完整性以外，還要發(fā)揮好基層檔案的服務保障能力，使得這些檔案資料能夠在優(yōu)化服務和強化保障效應方面產(chǎn)生更大的價值。實現(xiàn)這一檔案管理目標的重要措施就是實施標準化管理，建設標準化的基層檔案管理體系。本文將著重就如何推進標準化檔案管理落實進行探討。

一、完善檔案工作體系，奠定標準化管理基礎

在過去的很長一段時間，基層檔案管理雖然受到一定重視，在實際工作當中積極探索科學有效的管理方案，但是獲得的收效往往不夠理想。出現(xiàn)這一情況的主要原因是在標準化管理方面還存在一定的不足，尤其是缺乏標準化管理落實的基礎。這一基礎就是檔案工作體系的建立。在基層檔案管理工作當中，要積極打造統(tǒng)一領(lǐng)導，分層分級管理的工作機制，在此基礎之上打造將辦公室檔案專業(yè)作為核心，各個基層部門與單位專兼職檔案管理人員為重要基礎的檔案工作體系。這樣既能夠?qū)崿F(xiàn)標準化和專業(yè)化的檔案管理，也可以確保責任的貫徹落實。

在這一過程當中，為了確保標準化管理體系基礎的建立，可以成立專門的檔案監(jiān)督和協(xié)作小組，有效監(jiān)控檔案管理環(huán)節(jié)，并面向其中的薄弱點來優(yōu)化和改進檔案管理，優(yōu)化資源配置，提高檔案管理工作的規(guī)范性水平。檔案管理人員必須努力提升專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)，為標準化檔案管理工作的實施作出積極貢獻。另外，還要注意規(guī)范檔案管理制度，完善頂層設計，根據(jù)上級檔案管理的要求，制定針對基層檔案管理的規(guī)章制度體系，為實施標準化檔案管理提供法律制度方面的保障。

二、改進檔案管理流程，落實標準化管理要求

通過對目前基層檔案管理工作的實施情況進行總結(jié)分析我們能夠清楚的看到，檔案管理當中歸檔不及時、歸檔效果不理想等問題普遍存在。出現(xiàn)這一問題的主要原因是檔案標準化管理水平和層次較低，特別是沒有設置標準化和規(guī)范化的檔案管理流程，導致各項檔案管理工作的開展不能有效銜接和全面落實。為了解決以上問題，對傳統(tǒng)的檔案管理手段進行改革創(chuàng)新，推進標準化管理優(yōu)化和革新業(yè)務流程是至關(guān)重要的措施。要對基層單位的檔案業(yè)務展開整體梳理和綜合分析，建設流程化檔案管理體系，對檔案管理流程、檔案制度、檔案管理職責分工、檔案管理標準等開展一體化管理，以便從源頭上進行檔案管理的規(guī)范和檔案業(yè)務行為的標準化改良。當然在流程建設當中還需要密切關(guān)注具體的實施情況，歸納實施過程當中存在的問題和不足。

三、增強檔案利用效率，保障檔案標準化管理

重視檔案的收集和管理，確保檔案資料完整和真實，最為根本的目的還是想要實現(xiàn)檔案的充分利用，只有這樣才能夠彰顯檔案價值。而且要發(fā)揮基層檔案的服務保障能力，必須從提升檔案利用效率著手，這也是助推檔案標準化管理不可缺少的一項方案。

首先要積極推動檔案資源體系建設，把崗位和業(yè)務作為單元，對不同基層部門的基礎資料與文件素材展開整體化梳理和歸納分析，提升資料的全面性和真實性。

其次要提高對檔案驗收工作的重視，把好驗收關(guān)提升檔案驗收檢查的深度以及廣度，不再單一把保證檔案質(zhì)量作為驗收重點，而是拓展到檔案全過程的管理和控制。

最后，為了保證檔案利用有效性，提升工作效率，要積極抓住信息化建設的有利契機，積極運用信息化和大數(shù)據(jù)的檔案管理方法，對檔案資料進行數(shù)字化的加工和處理，面向檔案資料與數(shù)據(jù)展開智能化分析，提升檔案信息的開發(fā)利用效率，增強檔案利用的便利性。

四、做好檔案考核評價，及時改進標準化管理

實施標準化管理，提高基層檔案服務保障能力，必須要有必要的檔案考核評價體系作為根本支持。而且通過對檔案考評工作結(jié)果進行分析，能夠及時獲知檔案標準化管理工作實施的成效，了解其中存在的問題和不足，進而提出針對性的解決策略。

為了保證單考核評價的有效性和真實性，首先需要制定檔案考評指標體系，設置加分項、減分項等不同的指標種類，同時要注意包含組織建設、業(yè)務發(fā)展、信息化建設、檔案開發(fā)利用、設施設備管理等諸多方面。

在此基礎之上，要根據(jù)工作實際合理劃分各個考評指標的分值與權(quán)重，同時也要根據(jù)實際情況進行分值權(quán)重的調(diào)整，得到綜合性的考核指標體系，對基層檔案標準化管理實施綜合評定。

如何有效提高基層檔案的服務保障能力是如今基層檔案管理工作亟待解決和高度重視的一個問題，而實現(xiàn)這一目標，發(fā)揮基層檔案服務保障功能的關(guān)鍵措施就是將標準化管理落到實處。實施標準化管理既是貫徹上級標準化建設的必然需要，也是徹底轉(zhuǎn)變和革新檔案管理模式的內(nèi)在需求。

基層單位必須提高對檔案管理工作的重視程度，在檔案管理模式改革的助推和上級的要求之下落實標準化管理要求，并根據(jù)工作反饋調(diào)整管理方案。

（作者單位：興化市永豐鎮(zhèn)勞動和社會保障服務所）