對做好檔案管理工作問題的幾點思考

摘要：關(guān)于檔案管理工作，一要主管領(lǐng)導(dǎo)重視；二要專職工作人員愛崗敬業(yè)，且具有較高素質(zhì)；三重要的條件是計算機等軟硬件配套齊全。

關(guān)鍵詞：信息開放；優(yōu)化環(huán)境；檔案管理；檔案法

一、從領(lǐng)導(dǎo)做起，充分重視檔案管理工作

在當(dāng)今社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案所具有的重要作用是相當(dāng)明顯的。之所以應(yīng)當(dāng)重視抓好檔案管理這項工作，因為檔案是生產(chǎn)建設(shè)和科技研究成果的真實紀錄，是繼續(xù)生產(chǎn)、搞好建設(shè)和深入科研工作的基本依據(jù)和必要條件。所以，做好這項工作，要正確處理好兩個關(guān)系，一是檔案工作與經(jīng)濟建設(shè)的關(guān)系，二是處理好服務(wù)與服從的關(guān)系。對此，并非都引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。比如，有些單位檔案工作抓不出成效，認為這無太大局，在領(lǐng)導(dǎo)的議事日程中，不過問檔案的總體規(guī)劃，致使檔案圖紙、城建規(guī)劃圖及相關(guān)的說明材料胡亂堆放，甚至出現(xiàn)丟失，卻無人過問。其根本原因是單位領(lǐng)導(dǎo)認識不到位、不重視檔案管理工作的結(jié)果，也缺乏對專職工作人員的管理和教育。主管領(lǐng)導(dǎo)必須從自身做起，積極改變這種落后現(xiàn)狀，要帶頭學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》內(nèi)容，全面增強檔案意識，使檔案工作變被動為主動，要站在為現(xiàn)代化建設(shè)和促進經(jīng)濟發(fā)展的高度來看檔案的服務(wù)工作，調(diào)整原有的思維方式，使被動服務(wù)變?yōu)槌胺?wù)，真正把檔案工作抓實抓好。

二、要從培訓(xùn)入手，全面提高檔案專職人員的基本素質(zhì)

必須不折不扣地按照《條例》有關(guān)規(guī)定辦事，在提高和保證檔案管理工作人員基本素質(zhì)上下功夫。比如，各單位要結(jié)合檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任檔案工作的干部，其中包括一定數(shù)量的科技干部，以保證檔案管理現(xiàn)代化工作的需要。在科室工作的領(lǐng)導(dǎo)同志，應(yīng)盡量減少臨時委派或年齡偏大的現(xiàn)象，要使專職人員工作上有長遠打算，認真制定科學(xué)管理工作的規(guī)劃。要幫助專職人員加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，克服嫌崗位清貧、工作又辛苦、怕影響個人前途發(fā)展等心理反應(yīng)。要穩(wěn)定管理隊伍，專職人員也不能只看攤守業(yè)，不求工作高質(zhì)量，要干一行愛一行。尤其是作為專職人員的負責(zé)同志，應(yīng)帶頭鉆研業(yè)務(wù)，樹立改革創(chuàng)新意識，克服本職工作滿足現(xiàn)狀、停滯不前的局面，要從每件管理小事做起發(fā)揮帶頭作用，比如幫助新同志折疊圖紙，督促專職人員要對收集整理的檔案材料要實現(xiàn)完整、準確和系統(tǒng)。總之，要調(diào)動全體專職人員共同做好檔案整理工作。

三、按照《條例》要求，全面完善檔案管理體系

作為檔案管理部門在工作中必須按條例規(guī)定辦事。比如，《條例》規(guī)定“國家檔案局和各級檔案管理機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，”據(jù)此，各機關(guān)部門應(yīng)首先建立工作目標管理責(zé)任制，配備的兼職監(jiān)督員要定期下到基層進行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。黨政各級部門要搞好配合，廣泛做好宣傳工作，要通過多種形式大力宣傳檔案對于經(jīng)濟發(fā)展的推動作用，要達到全社會不僅能知道什么是檔案工作，而且理解、重視和支持檔案工作。

宣傳形式方面可以包括板報、展覽、畫廊、圖片等，能夠可以直觀地宣傳檔案也會創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，總之，要大造輿論形成氛圍，從外部環(huán)境方面為檔案工作創(chuàng)造有利條件。

為了適應(yīng)改革開放社會形勢發(fā)展和為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的目的需要，迎接知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)，檔案工作要加大力度，上檔次，上水平，拓寬管理途徑，必須行之有效、強而有力的各種措施。首先要強化對《條例》的學(xué)習(xí)。各主管部門要協(xié)同各單位深入學(xué)習(xí)《條例》，要建立規(guī)章制度，要做到責(zé)任落實，重視崗位責(zé)任，使在職人員都有擔(dān)子挑，有事干，有壓力，有奔頭，有目標。其次，強化檔案專職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前，還有不少檔案部門缺乏市場觀念，所存資料只限于自我“消費”，沒有隨著改革開放宏流走向社會，其管理模式必然落后，這就需要檔案干部克服自我封閉現(xiàn)象，樹立社會市場觀念，加強學(xué)習(xí)和調(diào)查研究，積極學(xué)習(xí)和掌握先進科學(xué)技術(shù)，自覺地走向社會，把信息推向市場，為創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益做出我們檔案人應(yīng)有的貢獻。再次，各級檔案管理機關(guān)必須加大對檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。對于這一點，也是《條例》賦予各級檔案管理機關(guān)的一項基本職能。各級檔案管理機關(guān)要更好地實現(xiàn)對基層檔案工作的監(jiān)督和檢查，必須從本單位實際情況出發(fā)，從制定具體的規(guī)章制度做起，以保證檔案工作的正常運行。為了做好督促和指導(dǎo)工作，堅持定期組織檢查或抽查。要敢于面對知識經(jīng)濟和社會信息化的挑戰(zhàn)，必須徹底改變檔案工作過去封閉、落后的信息存儲模式，要從內(nèi)涵到外延全面適應(yīng)時代要求，要使檔案工作全方位地逐漸進入科學(xué)化管理層次，達到網(wǎng)絡(luò)性服務(wù)的新領(lǐng)域。

四、優(yōu)化環(huán)境，使檔案真正順利進入社會市場，發(fā)揮作用

檔案的基礎(chǔ)就在于文件材料的形成和歸檔，因此它有很強的社會性和科學(xué)性，并且也是一項龐大而又開放的系統(tǒng)工程。在檔案形成過程，必須注意處理好材料的完整、積累和整理歸檔各個具體環(huán)節(jié)。不論是哪個課題、試制產(chǎn)品的一項工程技術(shù)項目，在它完成或進行相應(yīng)一個段落后，檔案部門應(yīng)隨時跟進，將其形成文件材料，系統(tǒng)整理，由專門單位保管，標明保管時限，并由當(dāng)事負責(zé)人親自審查，再及時歸檔。但歸檔的材料不能由個人保管，要由單位負責(zé)，對此，檔案部門要做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，不能隨意保管。

檔案管理要做好工作，因為它是一個綜合性的問題。這樣管理不僅是現(xiàn)代化的高層次信息化科學(xué)管理，而且還具有堅實的基礎(chǔ)建設(shè)，其中包括配備先進的科技設(shè)施，創(chuàng)造良好的社會外部環(huán)境。簡言之，檔案管理需要人力、物力，還有財力資金的投入問題。具體講：一要建立標準的檔案室，配備有先進的檔案裝備；二要實行計算機管理手段，這些設(shè)備和使用技術(shù)要有統(tǒng)一標準。這些涉及必要的資金投入，這才能逐步實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化和對外開放，才能為建立檔案市場，全面做好檔案工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案是人們從事社會實踐、改造自然的真實歷史紀錄，也是一種珍貴的歷史載體。作為國家以及省、市到基層單位都有各自的檔案，它的形成離不開人們的生產(chǎn)實踐和科學(xué)實驗活動，而且是一種潛在的生產(chǎn)力。

檔案的地位和作用不可小視，但在實際工作中，有些單位卻對此認識不足，檔案管理工作還是一個薄弱環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理與社會缺乏交流，遠離市場，在一定程度上影響和制約我國檔案信息自身價值的開發(fā)和利用。要改變這種狀況，必須使檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。為此，筆者有所探究，做如上思考。

（作者單位：白城市洮北區(qū)機構(gòu)編制電子政務(wù)中心）