基于大數(shù)據(jù)理論檔案管理策略研究

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為許多行業(yè)領(lǐng)域中的實(shí)用工具，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作方式的轉(zhuǎn)型升級。在企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐中，傳統(tǒng)檔案管理模式存在諸多的缺陷和問題，而檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中一項(xiàng)非常基礎(chǔ)性的工作，因此這些問題如果不能及時(shí)解決，將成為制約企業(yè)發(fā)展的主要障礙。信息化建設(shè)對于提升檔案管理質(zhì)量具有非常明顯的作用，所以，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，也是企業(yè)未來發(fā)展的主要方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)理論；檔案管理；策略

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）29-0031-01

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來的機(jī)遇

1.1 檔案信息資源的充分開發(fā)利用需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大量的檔案信息資源，由于管理方式的落后，人才力量的不足，人們的檔案意識不強(qiáng)等原因，并沒有得到有效的開發(fā)和利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，盤活大量的檔案信息，能夠促進(jìn)檔案信息資源作用的全面發(fā)揮。

1.2 檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

檔案數(shù)據(jù)庫的使用極大地提高了檔案管理利用效率，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的檔案管理軟件的運(yùn)用，大大地提高了檔案的數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率。隨著檔案信息化不斷發(fā)展及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案數(shù)據(jù)庫面臨的存儲空間問題相當(dāng)嚴(yán)峻，我們必須優(yōu)化存儲，提高效率，節(jié)約成本，這就需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理面臨的問題

2.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度比較低

檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜和細(xì)致的工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然簡化了檔案管理工作，優(yōu)化了檔案管理中的整理、保存、查詢等相關(guān)工作，但其中涉及到的管理問題并沒有得到徹底解決。目前，在各單位和機(jī)構(gòu)中仍然普遍存在著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的情況，比如不同的基層單位中存在著不同的檔案管理模式和風(fēng)格，甚至是同一單位中的不同部門也未能有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。這就造成了檔案管理部門在工作過程中出現(xiàn)了儲存不完整的檔案數(shù)據(jù)和管理水平低下等問題，各部門和單位無法協(xié)調(diào)一致，檔案還可能出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，這應(yīng)該是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案革新中需要注重的一點(diǎn)。

2.2 檔案信息安全保護(hù)意識不足

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理正在逐漸完成由紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)換。檔案管理可以在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的幫助下將信息集中化，這在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，但與此同時(shí)出現(xiàn)的是檔案信息安全保護(hù)意識不足的問題。就目前情況來看，關(guān)于公民信息泄露的事件在媒體報(bào)導(dǎo)中時(shí)有出現(xiàn)，究其原因就是檔案信息安全保護(hù)意識不足，除開企業(yè)內(nèi)部人員所為之外，檔案信息也可能會(huì)被黑客所獲得，由此出現(xiàn)的檔案信息外泄或信息違規(guī)修改等問題對社會(huì)安全造成了危害。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的對策

3.1 優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高從業(yè)人員的信息化能力

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，欠缺一定的大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環(huán)節(jié)。對此，企業(yè)應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員除了應(yīng)該具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該掌握一定的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)和信息化管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化，加快檔案管理信息化進(jìn)程。有條件的企業(yè)可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，學(xué)會(huì)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創(chuàng)造良好的前提條件。

3.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代做好電子檔案歸檔工作

要做好現(xiàn)階段電子檔案歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對于專業(yè)類電子檔案，應(yīng)由國家檔案局會(huì)同專業(yè)部門，分門別類地制定有關(guān)專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保專業(yè)類電子檔案的系統(tǒng)配置、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的盡快落實(shí)。

3.3 做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案開放及服務(wù)工作

明確檔案開放鑒定的主體，由檔案專職人員負(fù)責(zé)檔案及數(shù)據(jù)開放鑒定工作，制訂限制開放及利用的清單，注明哪些檔案或數(shù)據(jù)應(yīng)該延期開放，延期多長時(shí)間，并運(yùn)用信息和通信技術(shù)手段，向社會(huì)民眾提供跨平臺的檔案數(shù)字服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理、智能化應(yīng)用。

3.4 制訂數(shù)據(jù)管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都要面對海量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)的格式是多種類型的，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，很難做好數(shù)據(jù)的采集、利用工作。因此，檔案部門要著眼于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的發(fā)展需要，積極與信息化統(tǒng)籌部門合作，制訂各種數(shù)據(jù)的管理體系，對于各行業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，確定數(shù)據(jù)的種類，構(gòu)建數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理打好基礎(chǔ)。

3.5 完善企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)架

檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)是檔案管理信息化過程的主要發(fā)展方向，作為一種科技水平較高的檔案信息化管理模式，信息系統(tǒng)架構(gòu)對于降低企業(yè)檔案管理成本，加強(qiáng)企業(yè)檔案、資料、文檔以及圖紙應(yīng)用過程中的有效監(jiān)督，都具有非常明顯的作用，因此，企業(yè)應(yīng)該積極完善檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)架。在建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)該在檔案多級目錄設(shè)定、文檔存儲以及信息集成方面多下功夫，具體來說，企業(yè)應(yīng)該積極采用有效形式，提升檔案錄入效率，減少人工成本，在此基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理交互模式，使管理者能夠在信息系統(tǒng)構(gòu)架中及時(shí)查看檔案的查閱和審批情況，提升管理效率，減少資源浪費(fèi)。同時(shí)，在公共云平臺上搭建檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的協(xié)同管理效率，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，建立前端應(yīng)用集群，方便人們查閱和在線預(yù)覽。這樣不僅能夠有效提升檔案管理信息化水平，而且可以為企業(yè)今后的發(fā)展創(chuàng)造良好的前提條件。

4 結(jié) 論

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作同時(shí)面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理工作要想乘著“大數(shù)據(jù)”這陣東風(fēng)發(fā)展起來，就必須要充分利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行不斷地調(diào)整、革新，樹立一個(gè)新的發(fā)展方向，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為國家的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2018-9-5