電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理的實(shí)踐與創(chuàng)新分析

摘 要：檔案是企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)的記錄和憑證。之于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是指在工作人員在施工的過(guò)程中記下來(lái)的具有參考價(jià)值和經(jīng)驗(yàn)意義的信息，其具體表現(xiàn)為文字圖片、音頻視頻等，這些信息往往在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段具有重要意義。近年來(lái)時(shí)代與科技的不斷更新和發(fā)展，使得我國(guó)在電網(wǎng)建設(shè)上的投入愈來(lái)愈大，隨之對(duì)項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理要求也越來(lái)越高，本文將就全過(guò)程管理的實(shí)踐與創(chuàng)新進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；項(xiàng)目檔案；全過(guò)程管理；實(shí)踐與創(chuàng)新措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）33-0129-01

引 言

在傳統(tǒng)的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理工作大多只是出現(xiàn)在竣工驗(yàn)收的階段中，然而驗(yàn)收環(huán)節(jié)雖然很重要，畢竟它也是檢測(cè)項(xiàng)目是否達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的重要環(huán)節(jié)之一，但是隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，把它融合到整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中，使之與建設(shè)項(xiàng)目同步，是當(dāng)前的重要趨勢(shì)。創(chuàng)新是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的源動(dòng)力，而電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理正是需要這種創(chuàng)新因子的注入，以保障企業(yè)項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展。

1 目前現(xiàn)狀分析

1.1 歸檔不完整

項(xiàng)目施工的過(guò)程往往工期時(shí)間比較長(zhǎng)，參與的單位也是又多又雜，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理的關(guān)注度不高，導(dǎo)致記錄和整理的過(guò)程隨意，經(jīng)常使得檔案資料不完整。另外，由于建設(shè)施工的進(jìn)度和文件檔案的統(tǒng)計(jì)進(jìn)度不一致所帶來(lái)的影響也是巨大的，一旦工程竣工驗(yàn)收，檔案也仍未完成，會(huì)導(dǎo)致“蝴蝶效應(yīng)”的產(chǎn)生，使得后期的移交工作也無(wú)法順利的進(jìn)行，這對(duì)于項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)營(yíng)具有深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)然，也有很多人為了完成任務(wù)或是應(yīng)付檢查會(huì)“臨時(shí)抱佛腳”的去整理檔案，然而這種慌忙的應(yīng)付做法會(huì)導(dǎo)致檔案的缺失，很大程度上影響檔案的完整性。此外，電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及的單位繁多，其中有些單位的檔案保持完整相對(duì)容易，另外有些單位會(huì)被先入為主的定性為次要單位，這些次要單位的檔案往往得不到完整的保存，進(jìn)而會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目，所以確保所有單位的檔案完整才是最重要的。

1.2 歸檔質(zhì)量不高

智能化的科學(xué)手段和信息技術(shù)時(shí)刻影響著我們的生活，在提供便利的同時(shí)也存在著弊端。在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，常常會(huì)遇到設(shè)計(jì)圖紙需要調(diào)整和修改的情況，很多時(shí)候是在電腦上改過(guò)就算，而忽略了在紙質(zhì)圖稿上進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)“不對(duì)稱”的修改方式必然會(huì)使完工后的項(xiàng)目與設(shè)計(jì)稿相差甚遠(yuǎn)，檔案記錄與實(shí)際建設(shè)不符合。除此之外，檔案人員和技術(shù)人員之間的配合有瑕疵也是導(dǎo)致檔案歸檔質(zhì)量不高的主要原因之一。曾有不少企業(yè)就檔案管理提出過(guò)具體化的要求，然而實(shí)施卻差強(qiáng)人意，典型的“理論跑得快，行動(dòng)跟不上”。由于檔案人員和技術(shù)人員兩方領(lǐng)域不同，檔案人員沒(méi)有到過(guò)施工現(xiàn)場(chǎng)，不了解流程和環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案的管理只能夠按照自己的思路和理解去整理和歸納。而檔案管理本來(lái)就是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，包括檔案的發(fā)生、記錄、整理、分類、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，不僅要求檔案人員自身的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，技術(shù)人員的配合也尤其重要，只有兩方同時(shí)發(fā)力，才能保證電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

2 創(chuàng)新改善措施

檔案是記錄和評(píng)價(jià)某一項(xiàng)工程的重要依據(jù)，必須要準(zhǔn)確和完整?；谏鲜鲆?，我們需要摒棄傳統(tǒng)，重新創(chuàng)新，去建立科學(xué)有效的管理模式，保證電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.1 改變管理觀念

檔案管理人員的創(chuàng)新，是思想觀念的革新。這也是決定檔案管理項(xiàng)目創(chuàng)新的關(guān)鍵性因素。在現(xiàn)行的檔案管理過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的方式方法，例如有些人認(rèn)為工程建設(shè)用一份合約、一份設(shè)計(jì)圖稿就夠了，并不需要花費(fèi)大量的實(shí)踐進(jìn)行資料的搜集整理，其實(shí)這種想法是存在很大的問(wèn)題的，建立檔案、管理檔案是對(duì)設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)督、施工等所有環(huán)節(jié)進(jìn)行資料上的完善，保證項(xiàng)目實(shí)施的統(tǒng)一性。

又例如，有些工作人員仍然有著“我只是負(fù)責(zé)保管”的想法和做法，并沒(méi)有用心的去形成和整理項(xiàng)目檔案，所以我們要組建以建設(shè)單位為主，施工部門為輔的檔案管理團(tuán)隊(duì)小組，定期開例會(huì)以便了解項(xiàng)目檔案管理進(jìn)程并提出具有針對(duì)性的整改意見(jiàn)。當(dāng)然，還有些檔案管理者把保存的項(xiàng)目檔案視為私有物品不移交，針對(duì)這種情況，除了要求改變檔案管理人員的基本素質(zhì)之外，需要提供細(xì)致的工作準(zhǔn)則，建立健全的責(zé)任關(guān)系制度，從內(nèi)心讓檔案管理人員知曉檔案管理的重要性。在檔案交接的時(shí)候，也由于一些老舊的思想觀念影響著手續(xù)的順利進(jìn)行。檔案的交接是一項(xiàng)需要認(rèn)真核對(duì)、辦理齊全手續(xù)的具有重大責(zé)任的工作，然而在某些單位中，檔案管理人員在離職或者調(diào)崗時(shí)，會(huì)出現(xiàn)交接手續(xù)不完善、不簽字，檔案資料不檢查、不清理的現(xiàn)象，經(jīng)常只是“一串鑰匙的轉(zhuǎn)移”，進(jìn)而導(dǎo)致檔案工作前后脫節(jié)。針對(duì)這種情況必須要求交接手續(xù)的嚴(yán)密和完善。

2.2 制定新標(biāo)準(zhǔn)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程是嚴(yán)謹(jǐn)復(fù)雜的，甚至需要任何時(shí)候都有理有據(jù)，而檔案正是這一份理?yè)?jù)。故而檔案管理需要有新的標(biāo)準(zhǔn)的歸檔模板，保證工作能夠順利的層層深入開展，保證檔案管理人員能夠清晰明確的知道自己負(fù)責(zé)的內(nèi)容有哪些、何時(shí)完成。以模板的形式去進(jìn)行信息的整理和優(yōu)化，能夠很好的讓檔案管理人員完成從被動(dòng)到主動(dòng)的態(tài)度和行為的轉(zhuǎn)變。另外，加強(qiáng)監(jiān)督、定期檢查也是很重要的環(huán)節(jié)，檔案管理人員要摒棄應(yīng)付檢查的思想行為，而是應(yīng)該制作計(jì)劃，將每天需要完成的任務(wù)記錄清楚，按照計(jì)劃有條不紊的進(jìn)行檔案管理工作，保障檔案管理進(jìn)度和施工進(jìn)度緊密一致。

3 結(jié)束語(yǔ)

一份真實(shí)、準(zhǔn)確、完善的項(xiàng)目檔案是衡量一個(gè)工程建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，是該項(xiàng)工程項(xiàng)目遺留下來(lái)的寶貴資源和經(jīng)驗(yàn)，更是企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。檔案的形成的是通過(guò)記錄慢慢建立的，項(xiàng)目檔案管理的創(chuàng)新是企業(yè)適應(yīng)發(fā)展的重要手段之一。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確，能夠展現(xiàn)出電網(wǎng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程以及優(yōu)質(zhì)化的工作服務(wù)態(tài)度。用創(chuàng)新的方式去歸納整理，并且加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，是實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化和電網(wǎng)升級(jí)的唯一途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]張志強(qiáng)，孟慶江，任啟金，等.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（23）.

[2]陳 瑩.淺談電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效方法[J].低碳世界，2017（29）.

[3]徐亞瑋，康澍雨，王志鵬，等.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理方法的探討[J].工程技術(shù)：全文版，2016（5）.

[4]鄒 瀅，饒日嵩.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理創(chuàng)新分析[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2016（32）.

收稿日期：2018-10-14