公路工程檔案標準化管理應(yīng)加強的四個問題

摘 要：我省交通基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作將在“十三五”期間迎來新一輪的建設(shè)高潮，隨著公路通車里程的增加，作為公路建設(shè)記錄的公路工程建設(shè)檔案勢必也將出現(xiàn)數(shù)量的急劇增加。為克服我省公路工程檔案管理過程中存在的不規(guī)范問題，在檔案數(shù)量劇增的前提下，確保公路建設(shè)工程檔案的管理工作向著規(guī)范、有序的方向發(fā)展，筆者認為工程檔案（下文中“公路工程建設(shè)檔案”簡稱為“工程檔案”）的標準化管理亟待強化以下四個方面的管理工作。

關(guān)鍵詞：公路建設(shè)；工程檔案；標準化管理

中圖分類號：U415.1 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）33-0012-02

新形勢下公路工程檔案管理工作對公路工程施工及交通發(fā)展具有重要作用，檔案管理工作的標準化管理是需要重視的問題。公路工程檔案管理對公路工程建設(shè)具有重要作用，檔案管理工作質(zhì)量影響公路建設(shè)。為了更好進行檔案管理，本文從檔案收集標準化、檔案組卷標準化、檔案電子化與裝訂過程標準化、檔案管理標準化四個方面闡述了加強公路工程檔案標準化管理的對策，希望對檔案管理工作有所啟發(fā)。

1 工程檔案及其標準化管理意義

1.1 工程檔案

工程檔案的產(chǎn)生是隨公路工程建設(shè)的推進而逐步產(chǎn)生的，公路工程的建設(shè)涉及到了公路建設(shè)的業(yè)主單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等眾多的參與者，公路工程規(guī)模大小不一，多則上百家各類（設(shè)計、監(jiān)理、施工）單位參與一條公路的建設(shè)工作，少則也有數(shù)十家各類單位共同完成一條公路工程的建設(shè)工作，而且公路的建設(shè)周期也從數(shù)月到數(shù)年不等。工程檔案形成主要由公路建設(shè)的客觀現(xiàn)實決定，需由數(shù)家不同的單位，在不同的時間內(nèi)，收集各類單位手中的有價值的資料，最終匯集完成一套能客觀反映出這條公路建設(shè)過程全貌的具有保存價值的工程檔案，它能有效地指導(dǎo)公路運營管理和養(yǎng)護維修等相關(guān)工作的有序開展。

1.2 工程檔案標準化管理意義

公路工程的檔案管理工作對于研究我國公路建設(shè)發(fā)展歷史具有重要作用，同時對于我國建設(shè)相關(guān)公路有重要借鑒作用，改革開放過程中，公路的建設(shè)里程得到迅速提高，在公路建設(shè)過程中形成大量的資料和檔案，對檔案的管理工作是公路工程單位必須重視的問題，在公路管理檔案管理工作中，需要對公路工程檔案進行高效科學(xué)化管理，使整個公路工程檔案管理管理工作更加高效化規(guī)范化，才能夠保證在公路工程的后續(xù)施工中為其提供更加高效的服務(wù)。

公路工程的檔案管理工作往往帶有更高的要求和技術(shù)含量，整個公路工程建設(shè)需要對檔案資料進行科學(xué)細致的論證和復(fù)測以及施工檢驗等，在公路工程建設(shè)的各個階段，需要結(jié)合多種工序?qū)n案實行管理，整個檔案管理工作中也集合了多種科技和管理技術(shù)以及施工人員的心血和智慧，所以檔案管理工作往往具備很高的價值。

公路工程的檔案管理對公路工程的具體施工建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用，在公路工程的施工過程中往往由于施工工期長，建設(shè)規(guī)模大等特點，涉及到的工程單位也比較多，所以往往會產(chǎn)生大量的項目資料，其中包括有申報和設(shè)計以及管理施工和竣工圖表及驗收文件等文件資料，對整個文件和資料檔案的管理就顯得尤為重要，需要對其進行收集、整理和歸檔保存，這些資料對日后的公路工程施工建設(shè)及項目養(yǎng)護和擴建都會帶來重要影響，所以需要重視起公路工程的檔案管理工作。

2 檔案收集的標準化

為保障工程檔案的質(zhì)量，促使工程檔案既要達到收集、整理的及時、完整、客觀，又要避免檔案的重復(fù)、沉余，交通運輸部多次修訂并頒布了《公路工程竣（交）式驗收辦法實施細則》及《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》及相關(guān)規(guī)定，上述規(guī)范的出臺，從國家層面對工程檔案的標準化管理制定了宏觀依據(jù)，但公路建設(shè)參與單位眾多，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，不可能對交通部的相關(guān)依據(jù)進行了解。

為此，云南省交通運輸廳和省公路學(xué)會結(jié)合我省實際情況對交通運輸部的規(guī)章進行了進一步明確，便于基層在實際工作中能夠更為緊密、貼切地予以利用，多次修訂出版了《云南省公路工程竣工文件編制及立卷歸檔實用范本》（以下簡稱“《實用范本》”）?！秾嵱梅侗尽返某霭妫瑸槲沂」こ虣n案的收集、整理的標準化操作提供了權(quán)威性的依據(jù)，也具體明確了各類型資料以及具體內(nèi)容收集、整理的責任單位，同時還有效地保證了不同時期建成的公路項目的工程檔案的連續(xù)性?？梢哉f《實用范本》是解決我省工程檔案編制力量零散現(xiàn)狀，也是實現(xiàn)工程檔案標準化編制最具權(quán)威，最易于操作的規(guī)范性文件，能保證最終匯聚完成的每條公路的工程檔案的客觀、完整，具有保存價值的工程檔案。

3 檔案組卷的標準化

由于我省現(xiàn)處于交通基礎(chǔ)設(shè)施的快速建設(shè)時期，許多項目所在地點的地質(zhì)條件復(fù)雜，且工期緊，使設(shè)計、監(jiān)理、施工單位都必須全力以赴的投入到工程的建設(shè)工作中，從而忽視了對內(nèi)頁資料的編制、管理工作，故公路建設(shè)業(yè)主單位在各個簽訂合同時，必須將檔案的收集、整理也納入合同管理中，督促各單位在平時的生產(chǎn)，工作中要加強檔案的整理、編制工作，且必須嚴格按照《實用范本》的規(guī)定，對檔案進行組卷，檔案形成的第一步就符合標準化的要求。

各參與公路各項建設(shè)的單位在遵照《實用范本》的相關(guān)規(guī)定，可以明確自己本單位應(yīng)對什么類型的建設(shè)資料在什么階段進行收集，收集后又怎樣進行歸檔，才能達到業(yè)主單位對工程檔案的要求，同時業(yè)主單位也可以根據(jù)《實用范本》的要求，對各參與單位進行有的放矢的監(jiān)督，從建設(shè)檔案的歸屬到檔案的具體內(nèi)容都可以進行有效的監(jiān)督。因而，檔案組卷質(zhì)量得到了有效地保障，才能為檔案的后續(xù)管理工作標準化的展開提供有利的質(zhì)量保障，因此必須要由公路建設(shè)業(yè)主單位引起高度重視，使檔案的收集、整理、組卷進度與工程建設(shè)進度同步，質(zhì)量監(jiān)督同步，都必須監(jiān)管到位。

4 檔案電子化、裝訂過程的標準化

檔案完成組卷工作后，為日后檔案利用提供便利條件，同時也便于檔案資源自身的保護，檔案必須在裝訂成冊前，借助現(xiàn)代科技手段，對資料原件進行逐一的電子化處理后，才可進行裝訂成冊的工作。

對檔案的電子化處理工作也必須嚴格進行標準化操作，從檔案電子化的基本格式，在此格式下的質(zhì)量要求，以及是以件或以卷為單位的儲存，到最后的掃描件的命名規(guī)則都必須進行標準化的操作。

只有嚴格按照標準化的操作流程進行嚴格操作后，再完成檔案的裝訂工作，保證檔案的電子版就可滿足日常的利用及錄入檔案管理系統(tǒng)的要求，而不會出現(xiàn)因檔案在電子化過程中存在瑕疵，而不得不將已裝訂成冊的裝訂拆開再次進行電子化操作的可能性；同時也能為檔案在錄入檔案管理系統(tǒng)時提高錄入速度，降低錄入錯、失誤率打下堅實的基礎(chǔ)，也有肋于電子檔案的保管，預(yù)防檔案管理系統(tǒng)因出現(xiàn)問題，而需將原始的電子檔案重新導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)的操作，有利于實現(xiàn)電子檔案的異地備份管理工作的開展。

5 檔案管理的標準化

在檔案的日常管理工作中，工程檔案載體材質(zhì)不同，需嚴格按照《檔案法》的標準對各材質(zhì)檔案進行標準化管理，減少工程檔案因管理行為的不當而出現(xiàn)的自然損外（在這不再予以詳述），必須把管理的重點放在工程檔案接觸人員的管理上。工程檔案管理的重點和難點也在人的管理上，人員管理工作到位可促進工程檔案物的管理。工程檔案的形成過程和其保管價值決定了它會經(jīng)歷很多人，因此具有較大的不確定性。為規(guī)范對工程檔案接觸人員的管理工作，必須從以下三方面加強管理，才能取得相應(yīng)的成效。

5.1 要加強對工程檔案創(chuàng)造者的管理

因為多數(shù)檔案創(chuàng)造者為非檔案專業(yè)人員，他們的文化層次、個人經(jīng)歷不一，其中很多人員甚至是第一次接觸檔案收集工作。但他們是工程檔案的創(chuàng)造者，他們在公路工程建設(shè)的一線忙碌著，同時也是工程檔案的第一收集者、整理者，他們對工程檔案的認識態(tài)度直接決定了最終形成的工程檔案收集的質(zhì)量。因此，在工程建設(shè)開始之前，就應(yīng)當明確誰是這一個合同段的檔案負責人，將責任落實到人，加強工程檔案收集責任人對檔案的認識，強化檔案標準收集內(nèi)容的了解，才能讓其正確領(lǐng)導(dǎo)一線的檔案收集員工開展檔案收集工作，保證工程檔案對原始材料的收集的完整性、正確性。

5.2 加強工程檔案管理人員的標準化管理

在檔案管理工作中，檔案不可避免的會在檔案管理人員手中經(jīng)歷許多過程和相當長的時間，唯有強化檔案管理人員的檔案意識，在他們的各個工作環(huán)節(jié)中都必須進行標準化管理，才能保證工程檔案從移交接收檔案室開始；保證入庫檔案的正確，在檔案上架過程中的標準化管理，保證檔案查詢的便利；在檔案的日常標準化管理過程中，盡量杜絕檔案的非正常毀損和最大限度地降低檔案自身的正常毀損，使檔案得到最大程度的保護；在檔案利用過程中，除檔案專管人員自身調(diào)用查案嚴格標準化操作外，還必須監(jiān)督檔案利用者好要進行檔案查詢利用的標準化操作，嚴格檔案利用紀律。

5.3 檔案利用者的標準化管理

因筆者所管理的檔案屬于企業(yè)內(nèi)部所有，不僅不能對社會公開開放，而且內(nèi)部人員利用也必須經(jīng)過一定的審批程序，檔案利用人員必須嚴格執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部制定的相關(guān)檔案利用程序，不能因人為因素，故意增加審批難度或任意放寬審批手續(xù)，而是要把審批程序執(zhí)行到位，做到制度管檔；再者，檔案利用者也必須提高自身修養(yǎng)，自覺愛護檔案，接受檔案管理人員的相關(guān)指導(dǎo)與監(jiān)督。

6 結(jié) 語

綜上所述，工程檔案工作是一項非常重要的管理工作，它是圍繞著工程檔案的收（收集、組卷）、進（入庫、上架）、管（日常維護管理）、用（檔案利用）四大方面開展工作，工作的出發(fā)點和最終目的都是為工程檔案的“用”服務(wù)的，但四大方面都必須進行標準化管理，方能使工程檔案“用”得更久，“用”得更好，讓工程檔案的自身價值得到最大化的體現(xiàn)，也讓工程檔案的管理體現(xiàn)出自身的價值，不枉費工程檔案在形成過程中所有巨大的人力、物力、財力投入；也讓人類對文明的記錄得到很好的傳承。

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收稿日期：2018-11-7

作者簡介：吳 超（1981-），男，漢族，云南昆明人，助理館員，大專，主要從事公路檔案管理工作。