如何提升采購(gòu)效率的幾點(diǎn)思考

摘 要：采購(gòu)工作主要追求的是效率與規(guī)范的統(tǒng)一，在滿足規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，提升采購(gòu)效率非常重要，也是采購(gòu)人員的工作目標(biāo)。由于傳統(tǒng)的采購(gòu)模式屬于被動(dòng)采購(gòu)類型，需求部門發(fā)出采購(gòu)需求之后，采購(gòu)部門可以結(jié)合采購(gòu)需求開(kāi)展采購(gòu)工作，采購(gòu)部門按照采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，這種采購(gòu)模式固定性較強(qiáng)，已經(jīng)不適用于現(xiàn)有企業(yè)的發(fā)展需求。為了保證傳統(tǒng)采購(gòu)模式得到更好優(yōu)化，本文主要研究傳統(tǒng)采購(gòu)模式優(yōu)化途徑，提出提升采購(gòu)效率的有效對(duì)策，希望能夠給相關(guān)人員提供良好借鑒。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)；評(píng)估；投標(biāo)；內(nèi)控；采購(gòu)論證

中圖分類號(hào)：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）36-0234-02

由于我國(guó)財(cái)政資金使用流程越來(lái)越規(guī)范，對(duì)黨政機(jī)關(guān)與事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)要求越來(lái)越高，再加上采購(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，采購(gòu)工作逐漸成為以上單位可靠運(yùn)行的保障。在政府或者企業(yè)采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，為了保證采購(gòu)效率得到全面提升，本文重點(diǎn)研究采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題與解決對(duì)策。

1 提升采購(gòu)效率的重要價(jià)值

公開(kāi)采購(gòu)情況、規(guī)范采購(gòu)行為、提升采購(gòu)水平，是“物有所值”的具體體現(xiàn)，也是采購(gòu)法律體制的精髓。為了更好的滿足采購(gòu)需求，有關(guān)部門需要將采購(gòu)信息進(jìn)行公開(kāi)處理，并對(duì)原有的采購(gòu)程序進(jìn)行規(guī)范化處理，讓采購(gòu)人員能夠更好的落實(shí)采購(gòu)職責(zé)，真正達(dá)到“六權(quán)治本”的目標(biāo)。通過(guò)不斷提升采購(gòu)效率，能夠充分發(fā)揮采購(gòu)部門的職責(zé)與權(quán)力，減小外界微觀對(duì)采購(gòu)行為產(chǎn)生的干預(yù)，保證權(quán)力清單制度得到高效實(shí)施。

另外，采購(gòu)效率的不斷提升，是依法管理的重要體現(xiàn)，結(jié)合預(yù)算編制內(nèi)容，適當(dāng)減少采購(gòu)審批環(huán)節(jié)，能夠更好的滿足采購(gòu)要求，提升采購(gòu)監(jiān)管水平[1]。采購(gòu)人員結(jié)合相關(guān)部門提出的采購(gòu)需求之前，提前制定好采購(gòu)計(jì)劃，并加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算。

2 影響采購(gòu)效率的幾個(gè)因素

2.1 采購(gòu)工作績(jī)效評(píng)估不嚴(yán)格

由于采購(gòu)成本比較大，再加上采購(gòu)工作績(jī)效評(píng)估不合理，造成采購(gòu)資金的浪費(fèi)。采購(gòu)人員如果仍然采用常規(guī)的采購(gòu)模式，會(huì)增加采購(gòu)成本，影響采購(gòu)工作績(jī)效評(píng)估工作的順利開(kāi)展。為了保證采購(gòu)效率得到全面提高，各個(gè)單位需要定期開(kāi)展采購(gòu)工作績(jī)效評(píng)估，針對(duì)采購(gòu)人員在實(shí)際工作中遇到的難題，給予有效幫助，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行綜合評(píng)估，能夠不斷降低采購(gòu)成本。此外，在傳統(tǒng)的物資供應(yīng)管理模式當(dāng)中，由于存在較多缺陷，有關(guān)部門并沒(méi)有給予充分重視，再加上部分采購(gòu)人員收集的信息不準(zhǔn)確，選擇的供應(yīng)商不合理，不能夠滿足采購(gòu)需求，浪費(fèi)大量的資金。

2.2 供應(yīng)商投標(biāo)準(zhǔn)備工作不到位

因?yàn)楣?yīng)商投標(biāo)準(zhǔn)備工作不充分，對(duì)采購(gòu)政策缺乏全面了解，影響投標(biāo)文件的整體編制質(zhì)量，不能夠及時(shí)響應(yīng)各項(xiàng)商務(wù)技術(shù)條款。因?yàn)閰⒓硬少?gòu)的供應(yīng)商數(shù)量比較多，各個(gè)供應(yīng)商的水平不同，影響評(píng)審工作的順利進(jìn)行，從而降低采購(gòu)效率。想要有效提升采購(gòu)效率，供應(yīng)商需要加強(qiáng)投標(biāo)準(zhǔn)備工作，從根源上減少采購(gòu)失敗現(xiàn)象的發(fā)生。另外，如果采購(gòu)方案編制水平較差，再加上投標(biāo)人資格條件制定不完善，不能夠完全滿足技術(shù)規(guī)格書中的要求，使得投標(biāo)人實(shí)際情況與采購(gòu)編制方案要求差距較大，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)投標(biāo)人報(bào)名的情況[2]。

2.3 采購(gòu)評(píng)審專家技能欠缺

或者采購(gòu)評(píng)審專家的專業(yè)知識(shí)水平出現(xiàn)嚴(yán)重偏差，很容易出現(xiàn)項(xiàng)目的錯(cuò)誤判斷現(xiàn)象，亦或是再審，使得采購(gòu)時(shí)間不斷增加，采購(gòu)效率不斷下降。采購(gòu)評(píng)審專家資格要求和專家?guī)旖ㄔO(shè)尤為重要。專家的入庫(kù)、培訓(xùn)和選擇應(yīng)該融入到采購(gòu)日常工作當(dāng)中，打造成熟高效的評(píng)審專家團(tuán)隊(duì)直接提升采購(gòu)評(píng)審效率。

另外，采購(gòu)評(píng)審專家對(duì)自身要求較低，對(duì)日常采購(gòu)工作缺乏重視，影響采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，降低采購(gòu)效率。因此，采購(gòu)評(píng)審專家要不斷提高自身的專業(yè)技能，結(jié)合采購(gòu)過(guò)程中遇到的難題，提前制定好相關(guān)的解決方案，真正達(dá)到提升采購(gòu)效率的目的。

3 加強(qiáng)論證、規(guī)范流程、依法提升采購(gòu)效率的對(duì)策

3.1 健全內(nèi)控體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范采購(gòu)

為了保證采購(gòu)效率得到更好提升，真正實(shí)現(xiàn)法制化采購(gòu)，增強(qiáng)采購(gòu)水平，采購(gòu)人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》中的內(nèi)容，并結(jié)合有關(guān)采購(gòu)方面的法律法規(guī)，將條款中的核心內(nèi)容進(jìn)行梳理，對(duì)原有的內(nèi)控體系進(jìn)行科學(xué)完善，保證公開(kāi)招投標(biāo)采購(gòu)工作得以順利展開(kāi)。采購(gòu)人員還要了解《詢價(jià)采購(gòu)工作流程圖》、《招投標(biāo)采購(gòu)流程圖》中的內(nèi)容，結(jié)合采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，主動(dòng)解決。

在選擇代理機(jī)構(gòu)時(shí)，要結(jié)合當(dāng)?shù)氐牟少?gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)，將采購(gòu)目錄中的項(xiàng)目一一列舉，在滿足采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)的前提下，盡可能的選擇高水平采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)。從采購(gòu)流程角度來(lái)分析，采購(gòu)人員需要登錄當(dāng)?shù)氐牟少?gòu)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，了解采購(gòu)預(yù)算內(nèi)容，包括采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容，對(duì)于需要辦理進(jìn)口審批的產(chǎn)品，則需要了解采購(gòu)產(chǎn)品招標(biāo)委托內(nèi)容。

在采購(gòu)審批方面，采購(gòu)部門需要以月為周期報(bào)送備案，不斷減少采購(gòu)時(shí)間，真正達(dá)到提升采購(gòu)效率的目的，保證各項(xiàng)設(shè)施采購(gòu)更為便利。同時(shí)，采購(gòu)部門針對(duì)部分進(jìn)口設(shè)備，縮短了申請(qǐng)時(shí)間，結(jié)合以往的采購(gòu)計(jì)劃備案，主動(dòng)向上級(jí)部門提交進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，在縮短采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)間的同時(shí)，保證原有的采購(gòu)流程得到全面優(yōu)化，減少采購(gòu)后投訴問(wèn)題的發(fā)生[3]。

3.2 加大設(shè)備采購(gòu)論證，提升采購(gòu)文件編制水平

為了保證所需采購(gòu)設(shè)備或者產(chǎn)品的整體質(zhì)量，提升采購(gòu)成本控制效果，采購(gòu)人員要不斷加大設(shè)備采購(gòu)論證，依照相關(guān)法律開(kāi)展采購(gòu)招標(biāo)工作，針對(duì)采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如設(shè)備選型配置、招標(biāo)文件管理等工作，提前制定好相關(guān)解決措施。針對(duì)單個(gè)價(jià)格在5萬(wàn)元以上、50萬(wàn)元以下的設(shè)施，采購(gòu)人員需要將類似設(shè)備進(jìn)行綜合比較，并結(jié)合現(xiàn)有設(shè)備的使用情況，每臺(tái)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，對(duì)設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行綜合預(yù)測(cè)，編制更為科學(xué)的《設(shè)備采購(gòu)論證報(bào)告》。

在設(shè)備采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于設(shè)備選型方面，采購(gòu)人員要不斷加強(qiáng)論證，結(jié)合各項(xiàng)設(shè)備的運(yùn)行水平、配置參數(shù)與價(jià)格等幾個(gè)方面，進(jìn)行綜合調(diào)研，并收集不同品牌設(shè)備的樣本與技術(shù)內(nèi)容，經(jīng)過(guò)全面的比較之后，確定最終所要采購(gòu)設(shè)備的型號(hào)。現(xiàn)階段，采購(gòu)人員可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集大量的網(wǎng)絡(luò)信息，并結(jié)合生產(chǎn)廠商提供的商品簡(jiǎn)介，組織開(kāi)展大規(guī)模設(shè)備展會(huì)，在其他單位進(jìn)行考察，保證設(shè)備選型更為科學(xué)。在設(shè)備選型配置過(guò)程之中，采購(gòu)人員需要結(jié)合各個(gè)科室的要求，認(rèn)真遵守經(jīng)濟(jì)原則，加大設(shè)備采購(gòu)論證力度，編制相應(yīng)的采購(gòu)文件，最終形成書面形式的《選型配置報(bào)告》，節(jié)約資金[4]。

由于招標(biāo)文件具有較強(qiáng)的法律性，屬于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中的法律文件，在采購(gòu)過(guò)程中占據(jù)重要地位。在招標(biāo)文件之中，針對(duì)各項(xiàng)所需采購(gòu)設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、配置與售后服務(wù)等要求較高，采購(gòu)人員要結(jié)合供應(yīng)商的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，明確供貨要求，為投標(biāo)方提供良好的依據(jù)。如果招標(biāo)文件中的內(nèi)容不完善，會(huì)降低采購(gòu)公平公正性，因此，為了保證招標(biāo)采購(gòu)工作真正實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開(kāi)的目標(biāo)，采購(gòu)人員不能夠有品牌傾向，最少保留三個(gè)品牌，讓各個(gè)供應(yīng)商間形成良性競(jìng)爭(zhēng)，不斷降低采購(gòu)成本。

3.3 加大采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)力度，提升專業(yè)化采購(gòu)水平

伴隨電子學(xué)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，設(shè)備的種類不斷增多，各項(xiàng)技術(shù)越來(lái)越復(fù)雜化，對(duì)采購(gòu)人員要求更高。采購(gòu)人員需要從技術(shù)角度來(lái)分析，結(jié)合各項(xiàng)設(shè)備的可靠性與安全性，合理采購(gòu)。最近幾年來(lái)，各個(gè)單位正在加強(qiáng)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)力度，提高企業(yè)的專業(yè)化采購(gòu)水平，讓采購(gòu)人員能夠更為全面的了解各項(xiàng)設(shè)備，進(jìn)一步提升采購(gòu)效率。

對(duì)于采購(gòu)人員來(lái)講，要主動(dòng)參加國(guó)內(nèi)外設(shè)備展覽會(huì)，并了解最新的行業(yè)技術(shù)，為今后的設(shè)備采購(gòu)工作提供有效支持。在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，采購(gòu)部門要指派專人來(lái)負(fù)責(zé)設(shè)備的申報(bào)，主要分為預(yù)算申報(bào)與計(jì)劃申報(bào)，包括各項(xiàng)設(shè)備的進(jìn)口審核與采購(gòu)委托等一系列工作，保證采購(gòu)行為更加規(guī)范化，采購(gòu)水平與效率全面提升。

3.4 增強(qiáng)驗(yàn)收管理，提升采購(gòu)績(jī)效

設(shè)備采購(gòu)?fù)戤吅?，?jīng)過(guò)驗(yàn)收合格之后，方能夠投入到日常使用中，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)驗(yàn)收，直接投入到使用之中，會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成嚴(yán)重影響。驗(yàn)收管理人員要結(jié)合本單位的驗(yàn)收規(guī)范、招標(biāo)文件與管理合同等一系列采購(gòu)文件，由供應(yīng)商提供設(shè)備檢查報(bào)告，包括設(shè)備進(jìn)口許可證與使用說(shuō)明書等等，結(jié)合設(shè)備配置情況，逐條進(jìn)行清點(diǎn)[5]。

除此之外，為了保證各項(xiàng)設(shè)備能夠更好的投入到使用之中，廠家還要對(duì)設(shè)備操作人員進(jìn)行考核，針對(duì)考核通過(guò)的人員，頒發(fā)《培訓(xùn)考核合格證明》，對(duì)于考核不通過(guò)的操作人員，則需要加大培訓(xùn)力度，直到其獲得《培訓(xùn)考核合格證明》后，方可使用設(shè)備。通過(guò)不斷增強(qiáng)驗(yàn)收管理，能夠保證采購(gòu)績(jī)效得到全面提升，減少設(shè)備的損耗。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)健全內(nèi)控體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范采購(gòu)、加大設(shè)備采購(gòu)論證，提升采購(gòu)文件編制水平、加大采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)力度，提升專業(yè)化采購(gòu)水平、增強(qiáng)驗(yàn)收管理，提升采購(gòu)績(jī)效等等，能夠保證采購(gòu)效率得到更好提升，降低設(shè)備損耗。對(duì)于采購(gòu)人員而言，要主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的采購(gòu)知識(shí)，豐富自身的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，制定合理解決對(duì)策，真正達(dá)到提升采購(gòu)效率的目的。

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收稿日期：2018-11-15

作者簡(jiǎn)介：甘洪蘭（1982-），女，中級(jí)職稱，大學(xué)本科，主要從事招標(biāo)采購(gòu)和固定資產(chǎn)管理方面工作。