機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀分析與探索

摘 要：現(xiàn)階段我國的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)正在不斷的擴大，工作量也開始不斷的增多，這就使得我國在對機關(guān)單位的養(yǎng)老保險檔案的管理內(nèi)容擴大，給其工作形成了一定的難度。我國需要對這些影響問題進(jìn)行研究并解決，做好養(yǎng)老保險檔案的管理工作，保存好相應(yīng)的檔案，對整體養(yǎng)老保險參保人員的權(quán)益進(jìn)行保護(hù)，時刻維護(hù)人們的利益，完成這項工作的挑戰(zhàn)，將挑戰(zhàn)作為機遇，以此來提高我國的機關(guān)事業(yè)的建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；養(yǎng)老保險；檔案；管理

中圖分類號：F842.67 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）36-0031-01

引 言

為了更好地推動機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和制度化，我們要用科學(xué)的視角、先進(jìn)的技術(shù)，強化機關(guān)單位的養(yǎng)老保險檔案管理工作?；跈C關(guān)單位的職業(yè)特殊性，擬定科學(xué)化的檔案管理目標(biāo)，建構(gòu)完善的機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理機制，提升機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理效能。

1 機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 當(dāng)前我國機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)不健全

人力資源和社會保障部與國家檔案局共同制定和頒布了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，這是我國機關(guān)單位和其他部門單位共同遵守的規(guī)章制度。從另一個角度來看，我國沒有一部與社會保險檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，因而，在機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理中就遇到了一些難以預(yù)料和難以解決的問題。同時《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》本身就屬于行政法規(guī)，而且從內(nèi)容上講，更多的是一種規(guī)章制度，效力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于法律、穩(wěn)定性不夠強、層次比較低。總之，我國機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)不健全的弊端越來越凸顯，所以，健全養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)是當(dāng)前亟待解決的問題。

1.2 機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理缺少工作標(biāo)準(zhǔn)

首先，機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案中，參保人信息、相關(guān)表格和所需內(nèi)容該如何填寫缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息不完整，如果參保人員工作單位發(fā)生調(diào)動，接受部門可能無法獲取有效信息，影響后期工作有效執(zhí)行。另外，由于有關(guān)部門之間記錄檔案采用方式不同，例如有些部門仍在使用紙張記錄檔案方式，而有些部門已經(jīng)采用了電子檔案的記錄方式，這些差異都導(dǎo)致檔案無法實現(xiàn)統(tǒng)一管理，答案管理這一項工作內(nèi)容極為混亂。

1.3 檔案的多元化利用，增加了機關(guān)單位檔案管理的難度

在原有的機關(guān)單位檔案管理工作中，管理內(nèi)容相對單一化和簡單化，著重對機關(guān)單位退休工作人員的退休金進(jìn)行管理，隨著機關(guān)單位養(yǎng)老保險制度的改革，機關(guān)單位的退休人員福利的增加，也使機關(guān)單位的檔案呈現(xiàn)出多元化利用的趨勢和現(xiàn)象，一些相關(guān)的社會保險、醫(yī)療保險領(lǐng)域的工作內(nèi)容需要與其相鏈接，需要加大對機關(guān)單位檔案的開發(fā)和利用。

1.4 當(dāng)前我國機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員

當(dāng)前我國機關(guān)單位以及社保經(jīng)辦機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層有的對養(yǎng)老保險檔案管理工作不夠重視，同時我國養(yǎng)老保險制度的歷史并不長，養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展歷程也不長，這就在一定程度上決定了我們?nèi)狈Υ罅康膶I(yè)檔案管理人員。機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理人員必須具備專業(yè)的檔案管理知識、必須精通養(yǎng)老保險的各種程序、必須對機關(guān)單位有明確的了解，但是在我國很多機關(guān)單位和社保經(jīng)辦機構(gòu)的人員中，管理檔案的大多都是臨時抽調(diào)人員集中進(jìn)行突擊管理，這些人平時的主要工作并不是檔案管理，因而沒有相關(guān)的管理經(jīng)驗。

2 機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的有效舉措

2.1 建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理的法律法規(guī)

要根據(jù)我國現(xiàn)有的規(guī)章制度，比如根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等制定全國各個機關(guān)單位通行的養(yǎng)老保險檔案的表格形式和業(yè)務(wù)資料收集的程序，這樣就能最大限度地保證養(yǎng)老保險檔案的統(tǒng)一性。要完善養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)，完善的法律法規(guī)是做好養(yǎng)老保險檔案管理工作的前提條件。當(dāng)前我國沒有一部全國性的社會養(yǎng)老保險檔案管理法律，所以，全國人大及其地方人大，要針對這種情況，積極聽取各方的意見，及時制定社會養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)，這樣才能使養(yǎng)老檔案管理更加科學(xué)化、合法化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 加大宣傳，提升檔案管理的意識

機關(guān)單位需要加大養(yǎng)老保險檔案管理工作的宣傳，利用單位平臺和部門培訓(xùn)等，提升檔案管理的意識。①單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證相應(yīng)制度，可以有效的執(zhí)行。②加強對檔案管理工作的監(jiān)督。對檔案管理的工作情況，進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理工作按照制度，規(guī)范化進(jìn)行。③提升員工的檔案管理意識，自覺配合檔案管理人員的各項工作。

2.3 創(chuàng)新檔案管理，推進(jìn)信息化的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠檔案管理人員對檔案進(jìn)行收集和整理，需要大量的手工操作，導(dǎo)致檔案管理效率低下，信息時代下，采用現(xiàn)代化的信息化技術(shù)，可以極大地提升檔案管理的工作效率，主要體現(xiàn)在以下方面：①借助信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，將紙質(zhì)版的文字檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。②數(shù)字檔案的建立，實現(xiàn)檔案管理的自動化，方便對檔案進(jìn)行收集、篩選、檢索等處理。③建立互動化的檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理系統(tǒng)的互動性，更好地提供檔案服務(wù)。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

檔案管理無論采取哪種方式，具體工作執(zhí)行和操作最終還是要落實到個人，通過培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才和管理團隊，可以提高檔案管理的整體能力。機關(guān)單位可以通過聘用專業(yè)人才解決這一問題，或者可以聯(lián)合檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)者、專家，對現(xiàn)有檔案管理工作者進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，提高檔案管理者的專業(yè)水平和工作能力，從而滿足機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理繁復(fù)、大量工作的需要。

3 結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作關(guān)系到所有參保職員的個人利益，是我國養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展需要，屬于國計民生問題，應(yīng)當(dāng)?shù)玫较嚓P(guān)部門和管理者的重視。面對檔案管理工作中存在的困難，管理者應(yīng)及時總結(jié)，制定解決方案，更好的為機關(guān)單位養(yǎng)老工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2018-11-17