高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的角色與效率分析

摘 要：社會的快速進步與發(fā)展，促使各行各業(yè)的辦公系統(tǒng)都在不斷地優(yōu)化與升級，高速公路企業(yè)也不例外。而辦公室作為行政管理工作的主要區(qū)域，在職能上作為較為綜合的管理部門，不僅可以幫助高速公路企業(yè)處理好企業(yè)事務，還可以使得企業(yè)有條不紊地運行。企業(yè)成熟的辦公系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過程起到了至關(guān)重要的作用，在上傳下達及工作協(xié)作中也發(fā)揮了最大的作用。本文主要對于辦公室行政管理工作進行闡述與分析，并對管理工作中角色與效率進行重點研究，進而提出了能夠提高辦公室行政管理工作效率的措施，為了能夠促進高速公路企業(yè)進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路企業(yè)；辦公室；行政管理工作；角色；效率分析

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）36-0027-02

引 言

眾所周知，辦公室行政管理工作是所有企業(yè)發(fā)展及管理過程中最為重要的內(nèi)容。辦公室行政管理工作是指管理辦公室涉及到的企業(yè)所有數(shù)據(jù)、檔案及文書等重要材料。高效的管理工作不僅可以促進辦公室工作效率，也能促進企業(yè)健康發(fā)展。而高速公路企業(yè)中會產(chǎn)生數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)檔案等，因此需要加強對于高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作效率的提升，并解決在工作中出現(xiàn)的問題，保證所有工作都能順利進行。

1 高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的必要性

1.1 提高企業(yè)員工工作效率

對于辦公室行政管理工作來說，其工作內(nèi)容不僅僅需要針對員工工作進行管理，還需要制定相關(guān)規(guī)章制度，促進企業(yè)員工工作效率提升。如果高速公路企業(yè)能夠建立起相關(guān)的辦公管理規(guī)定，可以有效地協(xié)助員工安排工作事件，并做好真正意義上的勞逸結(jié)合，這樣才能保證員工在最大程度上發(fā)揮出自身價值和優(yōu)勢，并順利地完成工作任務。而辦公室行政部門作為主要的職能部門，就需要對員工實際工作情況進行了解，并解決員工工作問題，以此來促進工作質(zhì)量。

1.2 加強各部門之間協(xié)作

辦公室是整個高速公路企業(yè)中承上啟下的關(guān)鍵部門，需要做到上傳下達，并作出實施方案。同時還需要針對各個部門之間的實際工作內(nèi)容進行明確與劃分，加強部門之間的協(xié)作能力，使得部門之間能夠相互配合與交流，共同完成工作任務。

1.3 優(yōu)化企業(yè)工作質(zhì)量

如若高速公路企業(yè)在發(fā)展過程中遇到困難和阻礙，而辦公室部門就會協(xié)助領(lǐng)導層解決問題。并且還能夠根據(jù)部門管理優(yōu)勢，結(jié)合實際情況出謀劃策。此外還可以根據(jù)日常工作中對各個部門職能分析與了解，加強對公司的發(fā)展進行規(guī)劃，以此來提升企業(yè)工作質(zhì)量。

2 高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的內(nèi)容分析

對于辦公室行政管理工作來說，其主要內(nèi)容較為復雜，按照不同內(nèi)容將其分類為三大類：

2.1 檔案管理

高速公路企業(yè)在發(fā)展運營過程中，會涉及到較多需要保留的檔案資料及其他重要文件。這些文件對于企業(yè)來說都是非常重要的資源，也是企業(yè)發(fā)展的財富積累。很多時候這些檔案都是交由辦公室進行整理歸納及管理。為了能夠更好地管理檔案，辦公室工作人員需要對其進行有效劃分，一般以圖片、視頻等進行分類。辦公室需要對這些資料進行高效的管理，比如在實際工作中，需要加強對于檔案的收集，并對其還要進行復查，最終再進行歸檔等。

2.2 文書管理

在辦公室管路工作中，一個非常重要的工作內(nèi)容就是要對企業(yè)中的重要文書進行管理，還要對其中特別文件進行慎重保存，同時還需要針對不同文件采取不同的處理方式。比如可以設置訪問權(quán)限等，使得文件安全性得以提升，同時還可以方便部門查閱，這樣不僅可以節(jié)省辦公時間，還可以提升工作效率。最重要的就是在最大程度上保護了企業(yè)重要文件，而且高效的文書管理，還有助于企業(yè)良好形象樹立。

2.3 會議管理

許多企業(yè)為了能夠促進工作順利進行，都會進行各種會議的召開，高速公路企業(yè)也有大小不同的會議。這個時候辦公室工作人員就起到了很大的作用。辦公室行政人員需要對于會議詳情進行詳細記錄，其中包括時間、參會人員及會議內(nèi)容等。詳細記錄可以幫助企業(yè)領(lǐng)導及時了解企業(yè)實際情況，還能知曉企業(yè)遇到的難題等。辦公室需要將會議信息進行發(fā)布整理，并安排會議進度，保證會議正常進行。

3 高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作的角色與效率分析

3.1 助手的角色

很多時候，辦公室行政管理在企業(yè)辦公中扮演助手的角色，尤其是企業(yè)領(lǐng)導決策層在進行新制度或者新方案制定的時候，辦公室工作人員需要明確領(lǐng)導目的。并根據(jù)企業(yè)實際情況為其提供可行建議，還要有效地進行資源整合，能夠做到及時提供相關(guān)建議及意見，在最大程度上為領(lǐng)導出謀劃策，成為領(lǐng)導助手。除此之外，辦公室工作人員在處理部門間工作問題及員工關(guān)系上也發(fā)揮了巨大的作用。

3.2 參謀的角色

在高速公路企業(yè)工作進程中，辦公室不僅僅做到助手角色的扮演，還需要做好參謀工作。在企業(yè)中，在發(fā)布相關(guān)工作任務及規(guī)章制度之前，辦公室工作人員需要對其進行有效地解決與分析，還要明確這些制度落實后會產(chǎn)生怎樣的效果。同時辦公室工作人員要對這些實際情況進行調(diào)研，并提出科學合理的政策。辦公室還需要對于企業(yè)決策給予建議，并結(jié)合企業(yè)實際情況，做好所有決策的參謀工作，為此促進企業(yè)的發(fā)展與進步。

3.3 執(zhí)行的角色

辦公室在企業(yè)工作還需要做好執(zhí)行工作，當領(lǐng)導層做出相關(guān)重大決策的時候，辦公室工作人員需要對其做出迅速反應，并且需要將這些重要決策內(nèi)容快速準確地傳達到各個部門中。同時還需要做到能夠針對上級工作部署及通知做到理解，并準確無誤地將其執(zhí)行。所以說辦公室工作人員工作效率與執(zhí)行能力，也直接影響了企業(yè)決策的制定與實施。因此辦公室工作人員需要有高效的執(zhí)行能力，同時還要對工作有足夠的主動性，從而保證所有工作的順利開展。

3.4 協(xié)調(diào)的角色

對于高速公路企業(yè)的辦公系統(tǒng)來說，辦公室部門無疑是企業(yè)發(fā)展過程中重要的橋梁與紐帶。辦公室需要將上級領(lǐng)導與企業(yè)部門進行連接，還要協(xié)調(diào)上下級的管理，并有效處理員工關(guān)系。同時還要處理好自身部門與各個部門之間的關(guān)系。所以高效地處理協(xié)調(diào)好相互之間工作關(guān)系，不僅可以促進部門之間的協(xié)作發(fā)展，還可以加強企業(yè)的團結(jié)力與凝聚力。

4 提高高速公路企業(yè)辦公室行政管理工作效率的有效措施

4.1 完善辦公室行政工作管理體系

為了能夠不斷提升企業(yè)辦公室行政管理的工作效率，就需要對其工作內(nèi)容進行改革和完善，并建立其完善且科學的辦公室行政管理體系。首先需要建立起相關(guān)行政管理權(quán)利體系，其中關(guān)系到行政管理內(nèi)容及各項工作劃分與流程等。其次要將這些管理制度和體系，貫徹落實到各個部門之間，做到所有員工都能夠各司其職，在有效地完成自身工作內(nèi)容的同時，還可以加強員工之間協(xié)作能力。在企業(yè)發(fā)展過程中，只有建立起完善的制度體系，才能在最大程度上提升辦公室管理水平及工作效率，才能夠促進企業(yè)進一步發(fā)展。

4.2 提高辦公室工作人員能力

因為辦公室所涉及的工作相對繁雜，所以企業(yè)需要不斷提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，使得能夠在最大程度上提升員工工作效率。①辦公室工作人員需要有足夠的奉獻精神，在工作進程中，需要做到一絲不茍，且在必要的時候能夠做出一定的奉獻。②要有高貴的品格。很多人認為辦公室工作較為簡單，但事實上很多工作都要投入大量的精力和行動才能進行，所以就要求工作人員需要高效地完成所有工作。同時在工作的時候，還要保持原則性，做到公正公平。③工作人員還要有良好的心態(tài)，在遇到工作困難的時候，可以進行心態(tài)的調(diào)節(jié)，能夠做到積極應對。對于辦公室來說，本身就是一個密不可分的團隊，如果想更好地完成工作，就要發(fā)揮出團隊精神，彼此之間建立良好關(guān)系，才可以在最大程度上促進工作完成。

4.3 企業(yè)需要不斷進行管理理念的創(chuàng)新

高速公路企業(yè)需要隨著社會的發(fā)展，不斷地進行辦公室管理理念的創(chuàng)新，并改善辦公室管理工作現(xiàn)狀。企業(yè)需要及時針對辦公室管理進行創(chuàng)新，還要結(jié)合外界市場變化。而要做到管理工作的創(chuàng)新，不僅僅需要針對管理方式進行改革和創(chuàng)新，還要加強其他措施與制度的創(chuàng)新。辦公室系統(tǒng)近些年來得到了完善與升級，同時也給很多工作人員在工作過程中帶來一些難題和挑戰(zhàn)。隨著信息時代的到來，工作人員個人也應該加強樹立起新型的管理理念，還要結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展情況，制定出較為合理的管理措施，以此來提升管理水平，加強辦公室行政管理工作效率，促進高速公路企業(yè)健康發(fā)展。

5 結(jié)束語

辦公室行政管理是當前企業(yè)管理中最為重要的，高速公路企業(yè)需要加強對其的重視程度。在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室扮演著不同但重要的角色，而辦公室工作的順利進行也是保證企業(yè)能夠正常運行的關(guān)鍵基礎。所以高速公路企業(yè)在提升辦公室工作效率的同時，還要建立并完善相關(guān)管理體系，采取高效的措施促進辦公室人員素質(zhì)提升，使得高速公路企業(yè)能夠穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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收稿日期：2018-11-11

作者簡介：趙永紅（1976-），女，漢族，本科，主要從事高速公路辦公室管理工作。