學(xué)校檔案管理工作服務(wù)方式的創(chuàng)新研究

摘 要：基于數(shù)字校園的推進，中專學(xué)校檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方法，已經(jīng)無法滿足實際需求，因此要積極進行工作方式的創(chuàng)新。現(xiàn)針對學(xué)校檔案管理工作服務(wù)方式的創(chuàng)新，做了簡單的論述，結(jié)合檔案管理實踐，提出了工作策略，共享給相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；工作方式；創(chuàng)新；信息化

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）36-0022-02

前 言

檔案記錄了學(xué)校發(fā)展過程，也是學(xué)校文化傳承以及創(chuàng)新的寶貴財富，更是師生發(fā)展的依據(jù)。隨著學(xué)校的發(fā)展，更加注重檔案資源的開發(fā)和利用。傳統(tǒng)檔案管理模式下，無法實現(xiàn)檔案資料的實時調(diào)取和使用，檔案資源的利用率低下，未能發(fā)揮其作用?；跈n案資源的使用需求，創(chuàng)新檔案管理方式，進而提高檔案資源的利用率。

1 學(xué)校檔案管理的時代特征

目前，學(xué)校檔案管理工作中，正在積極推廣使用信息化技術(shù)，輔助檔案資料采集、整理、保存等，實現(xiàn)了檔案信息的自動化處理。新時期，學(xué)校檔案管理具有以下特征：①管理自動化。學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案管理的自動化水平不斷提升。從管理的自動化應(yīng)用情況來說，提高了管理效率，降低了管理成本。②檔案資料存儲數(shù)字化。檔案管理現(xiàn)代化模式下，檔案的存儲具有數(shù)字化特點。利用計算機技術(shù)，存儲檔案資料，極大程度上減少了紙質(zhì)材料的使用量，具有環(huán)保功能，同時減少了資料損壞，增強了檔案管理的安全性。③檔案資料使用便利性。其便利性具體體現(xiàn)為檔案查詢以及使用，檔案管理信息化背景下，借助網(wǎng)絡(luò)手段或者其他手段，實現(xiàn)了檔案資料的快速調(diào)用，提高了檔案資料的利用率。

2 學(xué)校檔案管理工作服務(wù)方式創(chuàng)新的必要性分析

2.1 安全意識薄弱

隨著學(xué)校檔案管理信息化的普及，檔案工作效率能夠得以提升，然而由于管理體制的不完善，使得檔案使用以及傳送過程中，極易發(fā)生信息泄漏問題。很多學(xué)校已經(jīng)推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，輔助檔案管理，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有較強的復(fù)雜性，對安全管理有著較大的需求。因為構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)共享平臺等，在實際應(yīng)用中，存在著較大的風(fēng)險，極易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失問題。從問題的根源角度來說，沒有根據(jù)檔案的重要程度，實施權(quán)限管理，數(shù)據(jù)訪問簡單，不利于現(xiàn)代化工作的開展。除此之外，安全意識薄弱，缺乏有效的安全管理系統(tǒng)。

2.2 檔案資源的利用價值未發(fā)揮

從當前的學(xué)校檔案管理工作實際來說，檔案資源的利用方面，還存在著不足，資源的利用價值未發(fā)揮。學(xué)校各項決策的制定，對檔案資料，有著一定的需求。若能夠基于原始依據(jù)和數(shù)據(jù)等，進行決策分析，能夠保證決策的科學(xué)性，減少不合理決策。然而學(xué)校檔案管理工作缺乏超前性，未能給相關(guān)工作的開展提供有力的支持。因此，需要進行工作服務(wù)方式的創(chuàng)新。

2.3 服務(wù)缺乏個性化

隨著學(xué)校規(guī)模的擴大，以及各項業(yè)務(wù)的開展，使得檔案資料數(shù)量不斷增加，如何高效利用各類檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息的價值，已然成為學(xué)校檔案管理工作服務(wù)人員需要探索的問題。傳統(tǒng)的工作方式，以檔案信息保存為主，未能從檔案資料使用者的角度出發(fā)，為其提供所需的檔案資料，進而使得檔案資源的價值無法發(fā)揮。因此，需要積極轉(zhuǎn)變檔案資料使用者獲取資料的方式以及途徑，最大程度上發(fā)揮檔案資源的價值[1]。

3 學(xué)校檔案管理工作服務(wù)方式的創(chuàng)新

3.1 提供超前服務(wù)

從當前學(xué)校檔案管理所存在的問題角度來說，為更好的適應(yīng)學(xué)校檔案信息化管理，滿足檔案使用者的需求，要積極提供超前服務(wù)，提升檔案超前服務(wù)的質(zhì)量。在具體實踐中，采取以下措施：①管理者要樹立超前意識，結(jié)合學(xué)校各項業(yè)務(wù)實際，同步做好檔案工作部署，具體落實，加大工作質(zhì)量的檢查力度，保證檔案服務(wù)的質(zhì)量。②檔案工作人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，主動提供檔案服務(wù)。在檔案管理工作中，注重前端介入以及控制，變?yōu)橹鲃拥臏贤ㄕ?。③轉(zhuǎn)變思想意識。檔案工作人員要將自己定位于檔案信息管理的前沿，從檔案形成的源頭入手，做好文件質(zhì)量的核查，強化對檔案質(zhì)量的把控。結(jié)合檔案管理工作要求，對檔案工作人員，進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力水平，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化。不斷提升檔案管理者的責(zé)任意識和創(chuàng)新意識，使其能夠結(jié)合檔案管理新內(nèi)容以及新要求，做好檔案資料的收集和管理工作等工作，提前做好檔案資料整理，提供超前服務(wù)。

3.2 提供智能化服務(wù)

隨著數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用，使得檔案管理工作方式，從手段服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)方式，形成了基于需求導(dǎo)向的現(xiàn)代化檔案服務(wù)方式，具有智能化特點，能夠為教職員工提供更多具有價值的檔案信息服務(wù)。在實際應(yīng)用中，基于計算機等，利用網(wǎng)絡(luò)檢索功能或者其他功能等，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化、檔案資料存儲的數(shù)字化，這對檔案管理工作人員，有著很高的要求。其不僅要掌握專業(yè)知識以及技能外，還必須要熟練應(yīng)用信息技術(shù)，及時介入檔案形成以及管理環(huán)節(jié)。應(yīng)用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理工作流程以及環(huán)節(jié)，進而提高檔案工作效率，以及的檔案資源的利用率。依托檔案網(wǎng)絡(luò)化，盤活檔案信息，挖掘檔案的價值，依托檔案信息共享平臺，使得校領(lǐng)導(dǎo)以及教職員工可以實時調(diào)取使用檔案信息，實現(xiàn)用戶自我服務(wù)的智能化。需要注意的是，在檔案管理中，要結(jié)合檔案的重要程度，做好利用權(quán)限的控制，避免重要檔案信息泄漏，給學(xué)校造成損失。這需要積極利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，同時加大檔案安全管理力度，提高檔案資源的利用率[2]。

3.3 提供全過程服務(wù)

學(xué)校檔案管理工作服務(wù)要不斷創(chuàng)新，積極引入新技術(shù)和新方法，通過創(chuàng)新檔案管理理念以及行為的方式，提高檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法?；谛畔⒓夹g(shù)集成平臺，采取全過程管理的方式，豐富并且優(yōu)化檔案信息資源，使得檔案資源之間能夠構(gòu)建有機的聯(lián)系。學(xué)校檔案全過程管理的實施，要從檔案資料收集和整理以及鑒定等方面，做好嚴格的把控，確保檔案資料的質(zhì)量以及價值。檔案管理工作人員要從工作實際出發(fā)，根據(jù)新情況和新問題，探索有效的工作方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平，規(guī)范檔案管理工作。除此之外，要積極發(fā)揮教職員工的力量，從教學(xué)管理工作實踐中，做好各類檔案資料的梳理和收集，實現(xiàn)對原始資料的及時收集和整理，為超前服務(wù)以及個性化服務(wù)等的開展，提供檔案信息的支持。對學(xué)校工作中所產(chǎn)生的各類資料，要做好分類整理，進行數(shù)字化存儲，構(gòu)建專門的文件夾，以便于計算機全文檢索。

3.4 提供個性化服務(wù)

從檔案資源開發(fā)和利用的角度來說，隨著學(xué)校各項工作開展對檔案資料的需求增加，提供個性化服務(wù)，更能夠滿足當前的檔案需求。在具體實踐中，提供個性化服務(wù)，要做好以下工作：①檔案管理部門要肩負起檔案信息雙向傳遞的重要職責(zé)，做好檔案信息資源管理基礎(chǔ)工作，保證檔案資源有效交換以及共享。除此之外，要和各教研室，構(gòu)建有效的溝通機制，進而實現(xiàn)檔案協(xié)同管理。②加大學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)力度，對實體檔案以及電子檔案，實施同步管理，構(gòu)建一體化管理模式。基于計算機網(wǎng)絡(luò)等的支持下，打破檔案資源管理和利用的時間、空間限制，及時滿足不同使用者的具體需求，實現(xiàn)檔案資源共享。③基于各項工作的檔案需求，進行專項檔案資料的編研，為需要者提供個性化檔案服務(wù)，提高檔案資源的利用價值，為學(xué)校管理工作水平的提升，提供有力的幫助，推動學(xué)校持續(xù)發(fā)展[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校檔案管理工作服務(wù)的創(chuàng)新，是學(xué)校發(fā)展和檔案管理發(fā)展的需求與必然。這需要檔案管理者能夠積極探索如何提高檔案管理水平的方法，為學(xué)校的發(fā)展，提供有力的支持。文中結(jié)合檔案管理實踐，提出了學(xué)校檔案管理工作服務(wù)方式創(chuàng)新的具體建議。

參考文獻

[1]安宗強.淺析高職學(xué)校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用管理[J].中國管理信息化，2018，21（22）：147～148.

[2]李念平，段緒剛，羅 路.中小學(xué)校檔案數(shù)字化管理實踐研究[J].中國信息技術(shù)教育，2018（20）：81～84.

[3]王 敏.淺析信息化時代的學(xué)校檔案管理工作[J].中國管理信息化，2018，21（20）：175～176.

收稿日期：2018-11-15

作者簡介：麥桂花（1982-），女，初級職稱，本科，主要從事學(xué)生檔案管理、人事檔案管理、文件資料歸檔工作。