論辦會信息系統(tǒng)的重要性

李飛*

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論辦會信息系統(tǒng)的重要性

李飛*

（中關(guān)村貴陽科技園創(chuàng)新服務(wù)中心，貴州貴陽，550081）

信息系統(tǒng)（Information system）是由計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規(guī)章制度組成的以處理信息流為目的的人機一體化系統(tǒng)。當前，政府、企業(yè)通過舉辦大型展會發(fā)布觀點、探討學術(shù)、交流前沿。展會已成為當今社會社交環(huán)節(jié)中必不可缺的內(nèi)容，在籌辦展會過程中，官網(wǎng)、嘉賓注冊、嘉賓管理、接待服務(wù)、自動化辦公等信息系統(tǒng)都在服務(wù)展會籌備，為展會的成功舉辦提供有力支撐，具有一定的重要性。

信息系統(tǒng)；展會籌備；數(shù)據(jù)

引言

2017年本人參與了G省舉辦的國家展會籌辦工作，承擔在會議籌備過程中所涉及的信息系統(tǒng)建設(shè)與管理工作?；I辦會議中，信息系統(tǒng)為所有籌辦人員提供了數(shù)據(jù)存儲、累積、挖掘和分析等功能，減少了人力物力，提供了便捷便利，是當前辦會不可缺少的內(nèi)容之一。

1 辦會信息系統(tǒng)概述

辦會信息系統(tǒng)是籌辦會議時根據(jù)需求所開發(fā)的，每個籌辦方根據(jù)實際需求，開發(fā)功能不一，辦會信息系統(tǒng)不一。結(jié)合本人辦會經(jīng)驗，在籌辦會議中，對嘉賓邀請、接待服務(wù)、自動化辦公等信息系統(tǒng)的開發(fā)具有一定必要性。嘉賓注冊系統(tǒng)是會議籌辦過程中實時掌握嘉賓參會信息的重要支撐。嘉賓管理系統(tǒng)是嘉賓注冊后，掌握嘉賓基本信息進行分類、篩重等方式進行信息管理的系統(tǒng)。官網(wǎng)是對外傳播自我內(nèi)容的平臺。接待服務(wù)系統(tǒng)是為更好地讓參會嘉賓享受會議氛圍，更好地服務(wù)參會嘉賓。自動化辦公系統(tǒng)為人員提供便利、自動化辦公服務(wù)。

2 辦會信息系統(tǒng)的重要性

2.1 信息系統(tǒng)是辦會數(shù)據(jù)精準的有力支撐

籌辦會議涉及嘉賓、工作人員等大量的數(shù)據(jù)信息，為避免手工操作中錯誤率、失誤率高問題，在信息技術(shù)突飛猛進的信息社會，充分使用信息系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)精準度的有效管理工作，為辦會提供更為準確的信息提供了有力支撐。

2.2 信息系統(tǒng)是辦會決策分析的重要依據(jù)

會議籌辦過程中，來往信息變動快，如嘉賓參會、車輛使用、人員管理等信息在每天都可能會產(chǎn)生顛覆性的變化。在使用信息系統(tǒng)后，嘉賓參會信息可實時反饋情況，為籌辦方提供嘉賓參會意向度，車輛使用信息也會根據(jù)嘉賓參會信息隨時變動。在信息系統(tǒng)中，可隨時調(diào)度每輛車的工作安排，實時為籌辦方提供決策分析的依據(jù)。

2.3 信息系統(tǒng)是辦會創(chuàng)新變革的絕對力量

做好會議的水、電、氣、訊后勤保障，多次的演練和更正，一整套會議流程無誤地體現(xiàn)給嘉賓，籌辦方在會議上實現(xiàn)創(chuàng)新突破，信息系統(tǒng)的應(yīng)用與管理是實現(xiàn)辦會變革更有力的途徑，體現(xiàn)著辦會水平。為例行節(jié)約，使用信息系統(tǒng)無紙化辦公，為節(jié)約辦會、便捷辦會提供支撐。

2.4 信息系統(tǒng)是辦會信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺

為方便對接管理，籌辦設(shè)立多個小組，每個小組都會產(chǎn)生大量的獨立數(shù)據(jù)，如何將各小組的數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息共享，獨立的信息系統(tǒng)會產(chǎn)生信息孤島，搭建集成的網(wǎng)絡(luò)平臺顯得非常重要，會使得籌辦方各相關(guān)單位、相關(guān)人員能夠及時提供、共享、分析數(shù)據(jù)。

2.5 信息系統(tǒng)是辦會數(shù)據(jù)引領(lǐng)的發(fā)展方向

在信息技術(shù)突飛猛進的時代，數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生，數(shù)據(jù)的挖掘、分析、應(yīng)用已成為潮流。信息系統(tǒng)為更精準、更可用的數(shù)據(jù)應(yīng)運而生，展會是當今社會必不可少的社交平臺，信息系統(tǒng)在辦會過程中，引領(lǐng)辦會信息數(shù)據(jù)的發(fā)展，是辦會不可或缺的重要組成部分。

3 關(guān)于辦會信息系統(tǒng)的建議

3.1 明確需求，頂層設(shè)計信息系統(tǒng)

明確頂層設(shè)計需要“實現(xiàn)什么”，分析與整理用戶提出的“要求”或“需要”，明確信息系統(tǒng)的功能。在頂層設(shè)計時把需求明確，征求各工作組意見，會讓開發(fā)單位根據(jù)需求搭建更符合建設(shè)方的要求的系統(tǒng)，避免重新搭建和重大工作量發(fā)生。

3.2 合理搭建，及時集成信息系統(tǒng)

籌辦方會搭建多個信息系統(tǒng)，及時考慮各信息系統(tǒng)在功能上的重合性，避免重復(fù)開發(fā)；明確各信息系統(tǒng)功能上的有效性，避免數(shù)據(jù)產(chǎn)生后無法使用。同時各個信息系統(tǒng)預(yù)留端口，保證各信息系統(tǒng)能集成應(yīng)用，數(shù)據(jù)共享，為后期的數(shù)據(jù)提取、挖掘、分析作有力支撐。

3.3 及時更正，充實完善信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)開發(fā)時，籌辦方會根據(jù)需要變更系統(tǒng)。開發(fā)單位應(yīng)在搭建信息系統(tǒng)框架時采用適合本系統(tǒng)開發(fā)工具，制定時間任務(wù)表，明確任務(wù)完成期限，按照籌辦方要求進行搭建。試運行不斷修改。及時完善信息系統(tǒng)，對信息系統(tǒng)進行交付使用。

3.4 培訓(xùn)人員，高效應(yīng)用信息系統(tǒng)

在信息系統(tǒng)試運行階段，編制人員培訓(xùn)計劃，分批分階段對使用人員進行培訓(xùn)，開發(fā)單位分派人員及時對使用人員所遇到對問題和困難進行解答，記錄所需更正的內(nèi)容，使得使用人員能夠高效應(yīng)用信息系統(tǒng)，保證籌辦日常工作正常運行。

3.5 數(shù)據(jù)提取，分析挖掘信息系統(tǒng)

系統(tǒng)的使用會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，充分提取數(shù)據(jù)，挖掘有效數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)分析，便于提升籌辦會議質(zhì)量，便于利用大數(shù)據(jù)的手段改變籌辦會議模式。在嘉賓邀請、接待服務(wù)、安保、交通疏導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)安全等管理上都會在以往辦會的基礎(chǔ)上實質(zhì)性的提升，對籌辦會議各方面都具有重要意義。

3.6 維護管理，長久運行信息系統(tǒng)

籌辦方在使用系統(tǒng)過程中，及時對使用人員進行培訓(xùn)，提升系統(tǒng)的使用能力，管理好信息系統(tǒng)，長久有效地應(yīng)用好信息系統(tǒng)。從系統(tǒng)維護、培訓(xùn)、使用、提出意見中形成一個高效益的閉環(huán)，不斷提升籌辦人員對信息系統(tǒng)的使用水平，不斷充實新理念、新思維，便于信息系統(tǒng)在籌辦過程中發(fā)揮效果，長久運行。

4 結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)應(yīng)運而生的時代，信息系統(tǒng)已成為籌辦會議中不可或缺的重要工具，在實際運用中，籌辦方會根據(jù)自己的實際需求開發(fā)不一樣的系統(tǒng)，并對各系統(tǒng)進行有效集成，打破信息孤島坡壘，提取有效的數(shù)據(jù)進行分析。因此，在籌辦會議中，開發(fā)一個好的信息系統(tǒng)，培訓(xùn)一批會操作的使用人員，提取分析一批可靠有效的數(shù)據(jù)，維護管理好一個平臺，對提升籌辦會議的嘉賓邀請、嘉賓管理、接待服務(wù)等方面都具有重要意義。

[1] 馬永濤. 現(xiàn)代辦公自動化第二版[M]. 機械工業(yè)出版社, 2017.

[2] 張士玉. 信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)導(dǎo)論教程[M]. 清華大學出版社, 2017.

[3] 周蘇, 王碩蘋. 大數(shù)據(jù)時代管理信息系統(tǒng)[M]. 中國鐵道出版社, 2017.

[4] 芮廷先.管理信息系統(tǒng)[M].清華大學出版社.2017.

[5] 郭東強, 傅冬綿. 現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)第4版[M]. 清華大學出版社, 2017.

On the Importance of Organizing Information System

LI Fei*

(Zhongguancun Guiyang Science Park Innovation Service Center, Guizhou Guiyang, 550081, China)

Information system is a man-machine integrated system with the purpose of handling information flow composed of computer hardware, network and communication equipment, computer software, information resources, information users and rules and regulations. At present, governments and enterprises publish their views through large-scale exhibitions to discuss academic and exchange frontiers. The exhibition has become an indispensable part of the social links in today's society. During the exhibition, information systems such as official website, guest registration, guest management, reception service and automated office are preparing for the exhibition, which provides strong support for the successful exhibition , Has a certain importance.

information system; exhibition preparation; data

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2018.01.015

TP315

A

1672-9129(2018)01-0040-02

李飛. 論辦會信息系統(tǒng)的重要性[J]. 數(shù)碼設(shè)計, 2018, 7(1): 40-40.

LI Fei. On the Importance of Organizing Information System[J]. Peak Data Science, 2018, 7(1): 40-40.

2017-11-15；

2017-01-03。

李飛（1988-），男，漢族，貴州赤水，本科，中級工程師，研究方向：計算機信息管理及應(yīng)用。E-mail:305265360@qq.com