淺析文書檔案一體化管理

楊利 陜西漢中陜西航空職業(yè)技術(shù)學院

現(xiàn)代系統(tǒng)理論的發(fā)展揭示了一個普遍規(guī)律，任何一個系統(tǒng)都會隨著社會的發(fā)展、時間的推移而不斷地變化著、發(fā)展著。由文書工作和檔案工作組成的系統(tǒng)，也有其自身的形成、演變和發(fā)展過程。縱觀其由不成熟走向成熟的發(fā)展過程，可以發(fā)現(xiàn)，由初始的統(tǒng)一狀態(tài)，經(jīng)過相互分離狀態(tài)，又走向新的統(tǒng)一狀態(tài)，這一系統(tǒng)遵循著客觀事物從肯定到否定、又從否定到肯定地曲折發(fā)展的規(guī)律，呈現(xiàn)出合——分——合這一發(fā)展趨勢。

1 文書檔案一體化的涵義

“文書”、公文"是兩個相當古老的詞匯，其含義及用法基本相同?！拔募币辉~出現(xiàn)較晚，逐步擴展為包括私人活動中形成的文字材料。隨著社會的發(fā)展，“文件”漸漸成為“文書”的屬概念，由于約定成俗的習慣，人們在實際工作中，也慣于將文書、公文統(tǒng)稱為文件。

（1）文件的定義：機關(guān)或個人在社會活動中直接形成和使用的各種信息記錄材料。

（2）檔案的定義：機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件，即檔案是人們在活動中形成的保存起來以備查考的文件。

（3）文檔一體化的涵義就是：通過實現(xiàn)文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，同時借助信息化技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學、真正的統(tǒng)一管理。

2 文檔一體化是文書、檔案工作發(fā)展的必然趨勢

從歷史上看，文書、檔案經(jīng)歷了混沌統(tǒng)一時期、分離時期和一體化形成時期。以事物發(fā)展的觀點看，原始文檔一體，是由于社會發(fā)展緩慢，社會活動簡單，產(chǎn)生的文檔少而容易保管，但當社會發(fā)展速度提高，社會活動開始復雜，文件載體的演變和活字印刷術(shù)的發(fā)明，促進了文檔數(shù)量增多但文件管理理論及其管理技術(shù)相對落后時，文檔分流就不可避免了。在辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件和電子檔案大量涌現(xiàn)，新技術(shù)的運用要求實現(xiàn)電子文件檔案全過程連續(xù)一體化管理，才可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實現(xiàn)?，F(xiàn)代信息技術(shù)在飛速發(fā)展，這為檔案管理的信息化建設(shè)供了強大技術(shù)和物質(zhì)基礎(chǔ)，使得文檔一體化成為順應(yīng)時代潮流的必然趨勢。同時，我國國家教育委員會和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于發(fā)展和改革檔案學教育的幾點意見》中，明確指出了檔案工作和檔案學研究正面臨著“檔案與文件管理一體化”趨勢，表明文書工作和檔案工作正逐步走向新的統(tǒng)一時期。

3 實現(xiàn)文檔一體化的現(xiàn)代化條件

現(xiàn)代社會中，信息技術(shù)的發(fā)展、檔案信息資源共享及檔案管理軟件的開發(fā)和利用是文檔一體化實現(xiàn)的三個重要的現(xiàn)代化條件。

3.1 信息技術(shù)發(fā)展

文檔一體化要真正得以實現(xiàn)，前提就是必需有強大的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。運用信息技術(shù)對文書與檔案管理流程進行重組，將文件與檔案管理作為一個整體進行總體設(shè)計和通盤考慮，從而能夠提高文件管理質(zhì)量。隨著近年來計算機技術(shù)、軟件技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，系統(tǒng)化、集成化、辦公自動化、智能化發(fā)展迅速，文件檔案相關(guān)軟件擁有了較大的市場，相關(guān)軟件的功能也日趨完善和多樣化，促進了一體化軟件的多元化發(fā)展。

3.2 檔案信息資源共享

檔案信息化建設(shè)對提高檔案管理的科學水平，實現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源科學、合理的配置，增強檔案開發(fā)的利用的主動性，實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，具有巨大的推動作用。

要實現(xiàn)檔案一體化管理，必須從文件材料的產(chǎn)生開始，就運用統(tǒng)一的計算機管理系統(tǒng)進行管理，完成現(xiàn)行文件運轉(zhuǎn)過程和檔案流程，使現(xiàn)行文件的處理與檔案管理緊密結(jié)合起來，文書處理人員在將電子文件處理完畢后，只需要發(fā)一份給檔案部門，通知檔案部門接收或由檔案部門定期下載錄入檔案數(shù)據(jù)庫，即完成了檔案的歸檔和交換手續(xù)，各部門的機關(guān)工作人員也可同時通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對這些檔案信息資源的共享。

3.3 檔案管理軟件的開發(fā)及利用

文檔一體化管理軟件的開發(fā)和利用是文檔一體化的物質(zhì)基礎(chǔ)。由于社會信息化水平的發(fā)展，文檔一體化管理軟件也從模擬手工操作的計算機輔助管理軟件發(fā)展為電子文件管理軟件，由于運用了自動化集成技術(shù)，系統(tǒng)界面層次結(jié)構(gòu)合理、一目了然，極大地方便了用戶群。因而只有對電子文件實行文檔一體化管理，才能使文件的整個處理過程形成一個無縫管理系統(tǒng)。首先，實踐中文檔一體化管理系統(tǒng)日趨完善；文檔一體化管理軟件是文檔一體化實現(xiàn)的物質(zhì)保障，文檔一體化管理系統(tǒng)軟件技術(shù)不成熟，直接導致文檔一體化流于紙上談兵。目前大多數(shù)單位的文檔管理處于從輔助管理向電子文件管理過渡的階段?？梢娢臋n一體化管理系統(tǒng)正在日趨完善。其次，理論上電子文檔管理思想日趨成熟；在電子文檔管理方面，已逐步形成了一些比較成熟的管理理論，這些理論正是在電子時代背景下提出的，它進一步證明了實行文檔一體化管理不僅是可行的而且是必須的。再次，辦公自動化平臺軟件發(fā)展迅速。隨著信息系統(tǒng)集成化程度的提高，文檔一體化管理系統(tǒng)勢必嵌入以O(shè)A為平臺的辦公自動化系統(tǒng)中，成為0A系統(tǒng)重要的組成部分，這必將促進文檔一體化軟件的規(guī)范、整合。

4 實施文書、檔案工作一體化管理的措施

4.1 改革檔案高等教育，培養(yǎng)信息時代的專業(yè)人才

隨著信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用，檔案已成為一種信息資源，它在社會主義經(jīng)濟建設(shè)和實現(xiàn)現(xiàn)代化中起著其他任何事物都不可替代的作用。因此，社會各界和各級檔案部門對檔案專業(yè)人才的需求產(chǎn)生新的變化。在嚴峻的形勢面前，我國傳統(tǒng)的檔案高等教育建設(shè)已不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，必須創(chuàng)新檔案教育的體制和機制，使我們培養(yǎng)的人才既能服務(wù)于檔案工作的大局，又能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

4.2 提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

文書檔案管理工作是一項技術(shù)性、實戰(zhàn)性強的工作，所以需要管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，除了自身利用業(yè)余時間不斷學習，增加知識儲備量外，還應(yīng)從思想上樹立牢固的責任意識，使他們發(fā)揮出主觀能動性，自覺做好文書檔案工作。

4.3 推行立卷改革，探索文件級管理

隨著檔案工作改革形成的行業(yè)標準文件《歸檔文件整理規(guī)則》的正式頒布實施，使檔案管理充分利用了文書處理取得的成果，避免了重復勞動，提高了工作效率；同時將文書處理環(huán)節(jié)生成的大量數(shù)據(jù)用于檔案整理環(huán)節(jié)，為檔案整理環(huán)節(jié)做了數(shù)據(jù)準備；通過改革取消立卷過程中的人為組合等因素，取消卷皮、卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，實行文件級的檔案管理，使檔案整理工作明顯得到簡化，有利于檔案的檢索和開發(fā)利用，加快文檔一體化在文書檔案管理工作中的實現(xiàn)。

5 結(jié)束語

隨著信息化管理水平的不斷發(fā)展，文書檔案管理一體化是必然趨勢，工作人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，搞好文書檔案工作的規(guī)范銜接和有機統(tǒng)一。在工作的過程中按照一體化思路做好文書檔案收集工作，通過建立有效的管理制度和工作程序，加強文書檔案管理工作，使文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化、一體化，并不斷提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。