微信在企業(yè)內(nèi)部溝通中的應(yīng)用研究

吳紫薇 長(zhǎng)春軌道客車(chē)股份有限公司信息化部

由于企業(yè)內(nèi)部溝通對(duì)企業(yè)內(nèi)部決策起著重要作用，所以，隨著微信的廣泛普及，企業(yè)試圖利用微信開(kāi)辟新的信息傳輸與共享渠道，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部溝通渠道多元化。為此，對(duì)微信在企業(yè)內(nèi)部溝通中的應(yīng)用進(jìn)行探究十分必要，能夠?yàn)槠髽I(yè)正確應(yīng)用微信，發(fā)揮微信對(duì)企業(yè)內(nèi)部溝通的作用提供指導(dǎo)性意見(jiàn)，以便微信能夠更高質(zhì)量的為企業(yè)內(nèi)部溝通提供服務(wù)。

1 現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部溝通應(yīng)用微信凸顯出的問(wèn)題

一是，軟件設(shè)計(jì)上存在問(wèn)題，雖然微信具備多種時(shí)下社交軟件不具備的功能，如附近的人等人性化交友功能，但在很多設(shè)計(jì)方面上仍然存在問(wèn)題。例如，微信群組的設(shè)計(jì)上，微信群在添加好友過(guò)程上不規(guī)范，即使不是群主也擁有添加群成員的權(quán)利，而且加入群組過(guò)程中，不需要新成員的驗(yàn)證與通過(guò)，也就是說(shuō)，在群組中，組員可以隨意添加新成員，并且可以隨意退出，在并無(wú)完善管理功能的基礎(chǔ)上，無(wú)論是添加還是移除都是僅憑個(gè)人意愿的行為，并考慮到他人的感受，而且也無(wú)法保障群組內(nèi)的信息安全。另外，微信語(yǔ)音收聽(tīng)上也存在設(shè)計(jì)問(wèn)題，如果語(yǔ)言收聽(tīng)中途被外界因素打斷，必須重復(fù)收聽(tīng)整段語(yǔ)音，嚴(yán)重的浪費(fèi)了時(shí)間。

二是，信息超載問(wèn)題，爆炸式信息時(shí)代，個(gè)人每天會(huì)接受到大量的信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出手機(jī)的承受范圍之內(nèi)，從而出現(xiàn)信息超載問(wèn)題，而在企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中，有些信息與他人無(wú)關(guān)，但因某人信息超載，也會(huì)導(dǎo)致其他人信息超載；一旦發(fā)生信息超載，很多事物仍需要管理人員或相關(guān)當(dāng)事人進(jìn)行處理；另外，當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員對(duì)微信的使用只停留在其表面功能上，出現(xiàn)信息超載后，在授權(quán)限制下，大部分工作就落實(shí)給企業(yè)主管人員，增加了額外的工作量，同時(shí)也導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率下降。

三是，虛假信息以及商業(yè)機(jī)密泄露問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息，但信息接收者對(duì)信息真?zhèn)蔚谋鎰e能力無(wú)法確定，所以，一些信息接收者的信息辨別能力差，就會(huì)輕信虛假信息內(nèi)容，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失；而且微信朋友圈功能可以隨意發(fā)布信息，這也為虛假信息的傳遞提供了渠道。另外，企業(yè)內(nèi)部溝通中會(huì)涉及到商業(yè)機(jī)密，例如，產(chǎn)品研發(fā)工藝、研發(fā)成本、投資方向等內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)利益，是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，但在微信溝通中，安全保障措施不完善，無(wú)法保障信息不出現(xiàn)泄露。尤其是微信作為公共社交平臺(tái)，參與的人眾多，參與者的性質(zhì)不同，如果不做好信息管理，很容易出現(xiàn)商業(yè)機(jī)密風(fēng)險(xiǎn)。

2 完善微信在企業(yè)內(nèi)部溝通中應(yīng)用的策略

微信是當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部信息溝通的便捷渠道，節(jié)省了資源與時(shí)間，可以保障企業(yè)上下之間快速傳遞信息，而且即使是數(shù)量較大的信息，也能快速傳遞。但是虛假信息、信息超載、商業(yè)機(jī)密泄露等問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了微信在企業(yè)內(nèi)部溝通中作用的發(fā)揮。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面完善微信在企業(yè)內(nèi)部溝通中的應(yīng)用。

一是，加強(qiáng)信息篩選，避免信息超載問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中對(duì)于信息的處理往往會(huì)落實(shí)給能力較強(qiáng)的工作人員，但這樣往往會(huì)造成信息超載、信息堆積等問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了企業(yè)的工作效率，而且過(guò)多的信息會(huì)導(dǎo)致處理者無(wú)從下手，出現(xiàn)疏漏。為此，應(yīng)通過(guò)過(guò)濾，篩選信息，降低在高峰階段信息傳輸對(duì)微信以及信息處理者造成的壓力，而且發(fā)布信息過(guò)程中，要明確信息的輕重緩急，保障處理有序進(jìn)行；通過(guò)組織之間的協(xié)調(diào)減少信息的生產(chǎn)，避免在信息交流構(gòu)成中出現(xiàn)冗余、阻礙等問(wèn)題，提高溝通成本；另外，信息發(fā)布者應(yīng)精煉語(yǔ)言，使接收者能夠清楚了解其意圖即可，盡量減少語(yǔ)言信息發(fā)布形式。

二是，落實(shí)信息公開(kāi)，避免企業(yè)內(nèi)部溝通受虛假信息的影響，企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中，會(huì)有眾多員工的參與，而且內(nèi)部溝通形式中，不能排除無(wú)關(guān)人員的加入，所以，參與到微信內(nèi)部溝通的成員應(yīng)對(duì)信息具有基本的識(shí)別能力，能夠控制虛假信息，避免企業(yè)內(nèi)部造成不良影響；并及時(shí)查找虛假信息源頭，采取手段遏制信息的傳播。企業(yè)工作人員享有企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的知情權(quán)，所以，內(nèi)部溝通不能完全依靠微信，適當(dāng)要通過(guò)會(huì)議等方式告知工作人員企業(yè)發(fā)發(fā)展的實(shí)際情況，并了解企業(yè)部門(mén)成員的想法，及時(shí)將不實(shí)信息扼殺。同時(shí)，應(yīng)組織全體員工建立意見(jiàn)反饋群，在微信上實(shí)時(shí)關(guān)注企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否在微信平臺(tái)上有關(guān)于企業(yè)的不實(shí)信息，并做出快速處理，并降低損失。

三是，發(fā)布商業(yè)機(jī)密要慎行，微信可以快速將企業(yè)內(nèi)部信息傳遞給各個(gè)部門(mén)，但每個(gè)部門(mén)的工作人員都是社會(huì)中的一員，其與社會(huì)其他成員之間有著不同的聯(lián)系與關(guān)系，從而增加了企業(yè)商業(yè)機(jī)密風(fēng)險(xiǎn)的幾率。所以，企業(yè)發(fā)布商業(yè)機(jī)密的行為要謹(jǐn)慎、小心，關(guān)于企業(yè)核心的機(jī)密信息內(nèi)容可以并選擇其它發(fā)布形式，盡量只允許相關(guān)參與人知曉，從而盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)被泄露的幾率。

四是，優(yōu)化微信軟件設(shè)計(jì)，微信作為一個(gè)新興軟件，其開(kāi)發(fā)與升級(jí)也在不斷進(jìn)行，所以，逐漸會(huì)為用戶(hù)提供更完善的服務(wù)。但微信應(yīng)清楚的認(rèn)識(shí)到使用領(lǐng)域擴(kuò)展過(guò)程中其凸顯出的問(wèn)題，并加以改善，從而能夠充分發(fā)揮微信在企業(yè)發(fā)展、商業(yè)發(fā)展上的作用。在企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中，管理層人員會(huì)將員工拉入到微信群中，即使不需要員工的同意也會(huì)被拉進(jìn)群組中，而且群主可以隨意移除群內(nèi)成員，這樣的設(shè)計(jì)缺乏人性化，隨意的移除與拉近并未考慮到員工的感受；而員工可以隨意退出，也并未考慮到管理人員的感受，所以，建議微信完善此項(xiàng)設(shè)計(jì)，增加進(jìn)群驗(yàn)證環(huán)節(jié)以及移除驗(yàn)證環(huán)節(jié)，經(jīng)過(guò)本人同意再進(jìn)行添加、移除或退出操作。而且，為了適應(yīng)商業(yè)發(fā)展的需要，可以在微信中設(shè)計(jì)包工文件等模塊，使企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中，能夠利用相關(guān)功能記錄溝通要點(diǎn)，避免工作人員在工作上出現(xiàn)遺漏。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，雖然微信的出現(xiàn)為企業(yè)內(nèi)部溝通提供了便利與條件，即使在空間與時(shí)間條件的限制下，也可通過(guò)微信進(jìn)行可視化的溝通。但仍然不能忽視微信在企業(yè)內(nèi)部溝通中存在的問(wèn)題，應(yīng)完善微信的應(yīng)用，提升微信的安全性能以及各項(xiàng)功能水平，為企業(yè)的商務(wù)發(fā)展提供更為人性化的服務(wù)，從而增強(qiáng)微信的商業(yè)性功能，降低企業(yè)的溝通成本。