計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用研究

孫歡 湖北工程學(xué)院新技術(shù)學(xué)院

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中的必要性

我國(guó)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，明確了檔案管理工作的目標(biāo)和任務(wù)，即在文獻(xiàn)、資料、信息整理和保存等過(guò)程中探討了相關(guān)問(wèn)題并提出了解決方案。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，我國(guó)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理手法提出了改進(jìn)的意見和措施，具體內(nèi)容包含檔案信息資料的收集、整理、分類、編目、保存、提取、服務(wù)等。而實(shí)際實(shí)施的工作過(guò)程當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)顯得尤為重要。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案信息管理在很大程度上依賴人工，由于保存信息多數(shù)為紙質(zhì)文檔的形式，工作人員和相關(guān)部門要花極大精力進(jìn)行文檔管理和維護(hù)。而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、計(jì)算機(jī)的誕生改變了這一情況，研究人員也在不斷地探索、總結(jié)中，對(duì)計(jì)算機(jī)具備的功能進(jìn)行了研究。

計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以說(shuō)是人類社會(huì)發(fā)展中的重要產(chǎn)物，其具有高效率、高質(zhì)量、大存儲(chǔ)等特征，也是人們將其應(yīng)用到檔案管理工作中的重要原因。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的應(yīng)用形式

社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，為使相關(guān)內(nèi)容能得到有效保存，人們對(duì)歷史進(jìn)程里的突出事件進(jìn)行記錄和保存，隨著文本信息逐漸增多，人們探索大量資料的保管形式，形成了相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理體系。信息的保存和傳播從早期的口傳形式轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案保存，再到現(xiàn)今出現(xiàn)的電子檔案信息存儲(chǔ)。人們客觀意識(shí)和主觀認(rèn)識(shí)的增強(qiáng)，推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中完善、健全。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用形式主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)

檔案管理現(xiàn)代化工作開展中，最重要的就是信息資料的整合及保存。傳統(tǒng)檔案資料管理采用紙質(zhì)檔案管理方式，在資料保存的完整性和準(zhǔn)確性中，都無(wú)法保證現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)開展的資料管理進(jìn)行規(guī)范化、高效化的檔案檢索；為此，在數(shù)字化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化的計(jì)算機(jī)功能應(yīng)用中，開展計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)的研究，也成為推動(dòng)我國(guó)檔案管理技術(shù)革新的重要因素。

2.2 計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)在現(xiàn)實(shí)檔案管理運(yùn)用中，其最大的特點(diǎn)就是將信息資料處理方式和檔案信息管理方式進(jìn)行有效融合，使其具備文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、清退、未歸檔文件清理功能的同時(shí)，具備檔案管理的資料整合、分類、歸檔、借閱等功能。并在實(shí)際開展的規(guī)范化、數(shù)字化計(jì)算機(jī)檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行高效率的信息文件輸入，提升文書處理部門和檔案管理部門之間的重要信息的共享頻率，同時(shí)，減少人力、物力的反復(fù)消耗，提高工作人員的工作效率。

2.3 計(jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一般由應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件兩部分組成。應(yīng)用軟件擁有檔案的查檔、接待、登記、管理等功能，而在系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)實(shí)檔案統(tǒng)計(jì)管理工作開展中，在充分利用計(jì)算機(jī)自身具備的信息管理系統(tǒng)，即后期自動(dòng)生成的信息統(tǒng)計(jì)、管理的工作開展時(shí)，計(jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)也是在終端系統(tǒng)應(yīng)用操作中，進(jìn)行對(duì)多個(gè)用戶的信息查詢、文件傳輸、管理等工作的開展。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)開展中，工作人員通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用功能的切實(shí)掌握和了解。即對(duì)檔案系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)行的現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備和科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)掌握，使實(shí)現(xiàn)檔案管理目的和統(tǒng)一的前提條件。因此，檔案管理部門的管理者需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)、技能考核、業(yè)務(wù)操作、素質(zhì)提升等相關(guān)個(gè)人能力提升活動(dòng)設(shè)置。在高素質(zhì)綜合性人才滿足現(xiàn)實(shí)檔案管理工作的同時(shí)，也是在實(shí)際工作過(guò)程中，通過(guò)其對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況的詳細(xì)掌握和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決出現(xiàn)的問(wèn)題。也是推動(dòng)部門、行業(yè)、地區(qū)檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，并在理論和實(shí)踐的、協(xié)調(diào)中明確相關(guān)地區(qū)檔案管理工作目標(biāo)的關(guān)鍵。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用設(shè)計(jì)與程序編寫的環(huán)節(jié)中；該管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)內(nèi)容一般包含兩個(gè)方面；首先，是按照服務(wù)群眾自身需求的資料信息的整合管理，在檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用中對(duì)實(shí)際情況的掌握（如：機(jī)型、特點(diǎn)、功能等情況）。在明確系統(tǒng)所應(yīng)用的領(lǐng)域范圍內(nèi)容的前提下；使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)框架、功能模塊和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)得到確定并開展相應(yīng)的程序編寫。即根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)要求，選擇適應(yīng)管理工作開展的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理方式或數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理方式。其次，是對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行前期準(zhǔn)備和程序調(diào)試。即計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行周期中定期開展相應(yīng)管理系統(tǒng)軟件和硬件的維護(hù)。使系統(tǒng)能通過(guò)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)調(diào)試過(guò)程中其服務(wù)效益不會(huì)受到影響。

隨著數(shù)據(jù)信息的高速發(fā)展，人們獲取信息和信息資源的存儲(chǔ)也在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中，逐漸充斥在人們的日常生活中；大量數(shù)據(jù)信息的傳播、搜索和下載次數(shù)的增加，也對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)負(fù)載量提出挑戰(zhàn)的同時(shí)，也對(duì)工作人員的技術(shù)操作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)。因此，在檔案管理工作運(yùn)行中，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)化的調(diào)試和維護(hù)，從側(cè)面角度看，也是保證計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作進(jìn)程高效化的前提條件。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用措施

4.1 加強(qiáng)工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)

檔案管理部門和管理人員要充分意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作開展中的重要性。在形成符合社會(huì)檔案管理意識(shí)的同時(shí)，較強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和研究力度；在人力、物力等方面逐步向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變的同時(shí)，也是確保檔案管理適應(yīng)于現(xiàn)代化工作業(yè)務(wù)開展的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)對(duì)工作人員的創(chuàng)新思維的培養(yǎng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷創(chuàng)新，檔案管理也需進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新研究和應(yīng)用。因此，在實(shí)際檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用中，工作開展一定要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度。即建立科學(xué)、現(xiàn)代化的檔案管理體系，是確保檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行；即檔案管理人員在具備專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，創(chuàng)新思維也是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性工作開展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用的關(guān)鍵。也是部門、企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握的前提。

4.3 加強(qiáng)企業(yè)自身的人才培養(yǎng)意識(shí)

在招聘檔案管理工作人員的過(guò)程中，企業(yè)通過(guò)選擇具備相關(guān)計(jì)算機(jī)操作和基礎(chǔ)知識(shí)的專業(yè)人員，是有效提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的層次和推動(dòng)部門工作機(jī)制發(fā)展的關(guān)鍵。而在招聘人員到崗就業(yè)后，企業(yè)在也要對(duì)在崗員工進(jìn)行定時(shí)或不定時(shí)專業(yè)知識(shí)和技術(shù)操作的培訓(xùn)；即在有效轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)管理觀念的過(guò)程中，提升相關(guān)人員自身的專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力素養(yǎng)，使其在充分掌握計(jì)算機(jī)操作能力中，進(jìn)行日常工作的高效開展。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理具有現(xiàn)實(shí)意義。即計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)用中，減輕了檔案管理工作人員的工作難度和強(qiáng)度的同時(shí)，也在檔案信息管理的準(zhǔn)確度上進(jìn)行了概率提升；并為檔案的安全儲(chǔ)存提供了現(xiàn)實(shí)技術(shù)的支持，使檔案管理工作在計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助中為更多的人帶去生活便利和工作效益的提升。