辦公自動化上計算機信息處理技術(shù)的應用

程紅霞 河南省洛陽市公安局老城分局

我國社會發(fā)展的進程在不斷加快，這同時也使人們的生產(chǎn)生活節(jié)奏變快，尤其是工作節(jié)奏。辦公室作為產(chǎn)生和處理信息的重要場所，工作進度更是不能耽誤，這時計算機的信息處理技術(shù)就成為了辦公室人員的好幫手，也對辦公室工作的開展有著十分重要的意義，提高了辦公室工作人員的工作效率，優(yōu)化了工作方式，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化管理，使管理體制得到調(diào)整，最終工作質(zhì)量和效率得到提升。

1 辦公自動化

1.1 辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化指的是辦公信息處理的自動化，這是通過利用高新科技，能夠讓辦公的相關(guān)業(yè)務由人機系統(tǒng)來共同完成，是一種現(xiàn)代化的辦公方式，高新科技的應用使辦公人員對于信息的利用管理更為科學更為合理，進而達到提高辦公效率的效果。大多數(shù)企業(yè)中的辦公自動化系統(tǒng)的辦公業(yè)務包括本企業(yè)日常的文字信息的處理工作、對于相關(guān)事件的申請和批復、檔案信息的存檔與管理、信息的發(fā)布等多項辦公業(yè)務。

1.2 辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)勢

第一，辦公自動化系統(tǒng)基本可以滿足各種類型的辦公業(yè)務的需求，在企業(yè)公司辦公室的工作人員能夠在按照計劃進行工作的開展的同時，還能夠?qū)τ诠ぷ髦兴嬖诘膯栴}進行在線交流，相比較傳統(tǒng)的辦公當時來說更加具有靈活性。

第二，可以使辦公業(yè)務中所涉及到的信息變得公開化和保密化，同時也能讓公共信息具有強大的擴展性。通過網(wǎng)絡的應用可以使數(shù)百名公司員工對于會議信息和其他公開性信息共享，增強了信息的公開性。同時利用設(shè)置密碼的方式對于重要信息加密，可以防止非法用戶查看會議內(nèi)容和重要信息，而且這些數(shù)據(jù)也會在電腦設(shè)備中得以永久保存，方便工作人員查閱和整理，在一定程度上也增加了信息的可靠性。

第三，還可以通過召開在線會議的方式來進行對于緊急信息進行及時的處理，增強了信息處理的及時性，具有即時通信的靈活性。

2 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應用優(yōu)點

經(jīng)濟全球化的不斷深入，擴大了企業(yè)用戶的范圍，企業(yè)的客戶不僅僅局限于附近區(qū)域，而且還可以遍布整個國家甚至是全球，這就使得企業(yè)的運作方式變得可移動化和分散化。計算機處理信息在于辦公室自動化上的應用是一種可以很好地適應當今經(jīng)濟形態(tài)的新型辦公形式。大數(shù)據(jù)時代的背景下辦公室人員的信息處理工作量也在不斷增加，使處理辦公業(yè)務文件的難度系數(shù)增加，工作負擔也大幅度增加，如果沒有對于計算機處理技術(shù)進行應用，人們自身將難以承受工作的難度和巨大的工程量。

2.1 使辦公環(huán)境有所擴大

自辦公室工作業(yè)務的開展以來，就收到了多種客觀條件的限制，這使得辦公環(huán)境有了很大的局限性，僅僅在于特定的時間點和地點，這一點在很大程度上影響著辦公的效率，影響著辦公工作的進度，進一步影響到公司工作的進度。但是隨著辦公技術(shù)的不斷革新，計算機信息處理技術(shù)的應用使得辦公可以不再受時間地點的影響，是辦公環(huán)境得到極大的優(yōu)化和擴展，可以讓公共人員的機械化工作得以減少，更進一步的促進辦公人員之間相互交流協(xié)作。

2.2 使辦公信息的利用化得以提高

辦公自動化的處理的主要內(nèi)容就是對于信息的處理，通過計算機處理信息技術(shù)的應用，可以使當下信息量較大的的情況下，對于較為重要的信息進行及時的辨識和掌握，這一點遂于公司領(lǐng)導層進行決策具有十分重要的參考作用，互聯(lián)網(wǎng)下的大數(shù)據(jù)時代，可以使辦公人員遂于個中國數(shù)據(jù)進行搜集，而信息處理技術(shù)可以提高人們對于數(shù)據(jù)的利用率，進而使辦公效率得以提高。

2.3 使辦公成本降低

原來的辦公交流工作就是辦公內(nèi)部人員進行面對面的交流或者是利用紙張來進行交流，如此一來，不但會使非重要參與人員的時間受到影響，還增加了辦公的不必要時間，同時浪費紙張資源，增加了辦公成本。但是采用了先進的計算機處理技后，就減少了不必要的見面時間，節(jié)約了辦公時間，同時加以交流軟件的應用（QQ、微信、郵箱、郵箱）可以使交流工作變得更加便利，減少了紙張的應用，使辦公方式更為環(huán)保，進而也使公辦的成本得以降低，優(yōu)化了人力資源的管理，使辦公流程的運行效率提高。

3 辦公自動化上計算機處理信息技術(shù)的應用技術(shù)

3.1 BS的結(jié)構(gòu)在于計算機信息處理技術(shù)的應用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應用和普及，傳統(tǒng)的S模式已經(jīng)不能適用于當下的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，于是就由此擴展出來一種新的BD結(jié)構(gòu)。BS系統(tǒng)所中包括三層結(jié)構(gòu)：第一層是連接在某種瀏覽器上相關(guān)軟件上的接口；第二層是就是后臺的Web服務器，服務其得工作就是接受接口層所發(fā)出的請求信號，并使用相關(guān)的處理程序來對于信息給予處理和回復；第三層是對于數(shù)據(jù)進行處理的數(shù)據(jù)服務器，該服務器能夠?qū)τ陉P(guān)鍵的信息進行及時的處理、保存和保密，以更好的保證數(shù)據(jù)的精確性、可靠性、安全性。BS結(jié)構(gòu)在于計算機信息處理技術(shù)的應用主要是對于便于辦公工作的流程和數(shù)據(jù)后期的維護和整理工作，但是這種模式也存在不好的一面，就是用戶要對于網(wǎng)絡環(huán)境有極大的要求，要保持網(wǎng)絡通暢。如果網(wǎng)絡環(huán)境較差，網(wǎng)絡的中斷會造成數(shù)據(jù)和整個系統(tǒng)的正常運行。與此同時，利用BS模式僅僅需要操作者安裝一個服務器和相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的處理和轉(zhuǎn)換，并且此模式并不需要相關(guān)工作人員擁有專業(yè)性的知識和操作能力，且對于設(shè)備的規(guī)格要求也不高，擁有較好的界面，這便于辦公人員的操作及后期的維護工作的進行，使辦公工作變得簡單，是工作人員對于辦公工作不再那么抵觸。

3.2 Web 2.0技術(shù)在于計算機信息處理技術(shù)的應用

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷發(fā)展和不斷深入，使數(shù)據(jù)在這個時代得以廣泛傳播，從而形成了大數(shù)據(jù)時代，隨著信息量的迅猛增長，隨之而來的就是相關(guān)信息處理技術(shù)的不斷革新，于是Web 2.0新興的辦公技術(shù)得以開發(fā)出來。該技術(shù)主要使應用于現(xiàn)代化的商業(yè)模式上，與之前的辦公方式相比較來說，提供了更為豐富多樣的服務內(nèi)容和形式，在此基礎(chǔ)上還可以實現(xiàn)服務的連續(xù)性，結(jié)合電子商務的應用，使服務的范圍變得更為廣闊。企業(yè)可以利用Web 2.0技術(shù)來進一步使服務更加人性化，更能滿足客戶的需求，使用戶與企業(yè)之間的的交流更為方便、快捷，也可以使交流與溝通間所產(chǎn)生的業(yè)務問題得到緩解和消除，具有之前的方式所沒有的較強的互動性。此外，還提高了辦公的自動化水平，在和大程度上使辦公效率得以提升。

3.3 視頻技術(shù)在于計算機信息處理技術(shù)上的應用

隨著科學技術(shù)的提高和視頻技術(shù)的不斷發(fā)展以及相關(guān)應用的普及和廣泛使用，視頻會議在把辦工活動中起著傳統(tǒng)會議所不具備的多種優(yōu)勢條件。辦公活動通過視頻會議的形式展開，可以使會議的時間、地點、人員不受限制，可以使領(lǐng)導和員工之間的溝通更為方便，也可以使員工降低與領(lǐng)導面對面談話的壓力，并結(jié)合此來進行問題的決策，進而使會議中的溝通變得更有效。當前我國的視頻技術(shù)在交通管理方面得到普遍的應用，相關(guān)工作人員只要作在監(jiān)察室內(nèi)就可以對于各道路的交行駛通情況進行全方位的觀察，以使緊急的交通問題得到及時的解決，同時對于減少交通事故也有很大的作用。近幾年來企業(yè)也在應用視頻技術(shù)，以減少時間地域的限制問題，節(jié)約時間，在新的網(wǎng)絡時代下應用新型的交流方式，更可以提高交流和辦公效率。

3.4 Ajax和RIA技術(shù)在于計算機信息處理技術(shù)方面的應用

Ajax是采用CSS和XHTML來進行表示，運用DOM模式來進行相關(guān)內(nèi)容的顯示，運用XMLHttpRequest系統(tǒng)來實現(xiàn)異步通信，再結(jié)合javascript的技術(shù)來實現(xiàn)信息綁定和調(diào)用。它具有區(qū)分與其他技術(shù)明顯的特征：可以實現(xiàn)動態(tài)化的加載、可以使來信息的瀏覽變得自動化，較之傳統(tǒng)的網(wǎng)絡應用模式來說，提供了更加自動化的服務。RIA技術(shù)就是豐富的因特網(wǎng)應用程序，這一程序可以結(jié)合傳統(tǒng)的應用程序來實現(xiàn)靈活性的部署和企業(yè)與客戶之間相互交流的便捷性。作為新型的網(wǎng)絡應用程序，RIA具有便捷的開發(fā)速度、成本較低的部署、配置良好的個性化、有好的用戶界面和可以及進行多次調(diào)用的特點。

其主要可分為五個板塊：登陸與注冊板塊、公文信息處理板塊、公文審批流程板塊、公文信息反饋板塊以及用戶管理權(quán)限板塊。

在第一板塊中，用戶需要在使用程序系統(tǒng)之前進行相關(guān)信息的注冊，只有在注冊完信息后才可以登陸程序并按照操作步驟來進行操作；第二板塊，是辦公業(yè)務問題得以解決的關(guān)鍵此板塊就是對于多個文件進行分類、內(nèi)容的補充和提交工作，在整理和補充工作完成后，添加到相應的審批部門，使其進行下一個板塊的工作；在第三板塊中，審批人員應該在登陸時設(shè)置好自己的身份，以便于擁有查閱和審批文件的權(quán)限，并對數(shù)據(jù)中的文件進行批閱，之后再發(fā)到客服端，讓客戶對其進行操作；在第四板塊中，不僅需要審批人員，還需要申請人員，以實現(xiàn)相關(guān)的交流和對話，實現(xiàn)進一步的溝通和協(xié)作。在審批過程中，會設(shè)有“反饋欄”，若沒有“反饋欄”的 出現(xiàn)，那么審批人員應該打開追加文件將反饋信息進行填寫和補充，以附文的形式發(fā)給申請人；最后一個板塊就是應用于客戶對于自身文件的管理，可包括，文件的創(chuàng)建、文件的修改、打開和追加工作的進行，也可以刪除和重建用戶，具有很大的靈活性。

4 結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，科學技術(shù)的不斷提高，人們的辦公質(zhì)量和水平也應在網(wǎng)絡計算機應用時代給予改革和發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的應用結(jié)合計算機信息處理技術(shù)的應用，使辦公的條件和環(huán)境都有極大的改善，是新世代下辦公人員的辦公方式，我們應該根據(jù)時代的發(fā)展要求，對于辦公自動化進行更深一步的改良和優(yōu)化，以有利于辦公業(yè)務的進一步發(fā)展。