如何加強(qiáng)人事檔案信息化資源的開發(fā)利用

王慶文 牡丹江新聞傳媒集團(tuán)

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，行業(yè)之間的競爭越發(fā)激烈，這種競爭歸根結(jié)底為人才的競爭，各行業(yè)都需要加強(qiáng)人力資源管理工作，通過人事檔案信息資源的開發(fā)利用，從而更好的實現(xiàn)對人才資源的開發(fā)和利用。目前，我如何加強(qiáng)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用成為當(dāng)前研究的重點(diǎn)。

1 人事檔案信息資源開發(fā)與利用中存在的問題

1.1 人事檔案信息資源開發(fā)與利用的管理意識落后

人事檔案管理和業(yè)務(wù)管理人員對于人事檔案管理、業(yè)務(wù)單元缺乏正確認(rèn)知，領(lǐng)導(dǎo)還沒有樹立正確的思想，在一定程度上不能適應(yīng)時代的發(fā)展，不能提高人事檔案管理的關(guān)注。許多從事人事檔案管理的工作人員忽視其重要性，很難真正實現(xiàn)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量低下。也正因如此，人事檔案管理改革存在如人才稀缺，有關(guān)部門沒有建設(shè)高質(zhì)量的人才團(tuán)隊，沒有資金，在提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量上很難發(fā)揮出重要作用。

1.2 缺乏完善的人事檔案管理系統(tǒng)

人事檔案管理工作仍然沒有建立完善的管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理各部門之間對信息資源的共享性認(rèn)識程度不高，從而制定出來的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也千差萬別。嚴(yán)重制約了人事檔案信息資源的傳遞。

1.3 人事檔案信息資源的內(nèi)容陳舊、質(zhì)量不高

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)等各方面的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，相關(guān)的法律、法規(guī)和政府有關(guān)部門管理機(jī)制不斷引入更新，要想人事檔案管理的效率得到提高，必須努力提升信息技術(shù)水平。最近幾年，我國人事檔案的規(guī)范管理雖然做出了許多調(diào)整和改革，但人事檔案信息資源內(nèi)容陳舊、質(zhì)量不高依舊是一個迫切需要解決的問題。具體表現(xiàn)有人事檔案歸檔、存檔材料不齊全等。同時，許多企業(yè)的人事檔案管理水平相對較低，未能實現(xiàn)人事檔案信息電子化。

2 人事檔案信息資源的開發(fā)與利用的具體實現(xiàn)方式

2.1 樹立正確的認(rèn)知，建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍

在人事檔案管理的過程中，人事檔案管理部門必須重視增強(qiáng)相關(guān)管理人員管理意識，以提高管理的效率。與此同時，相關(guān)管理部門也應(yīng)高度重視人才工作，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)具備高質(zhì)量的人才隊伍，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。按照嚴(yán)格的招聘體系，招聘專業(yè)素質(zhì)高的人員，提高人事檔案管理水平；招聘的人員，定期進(jìn)行專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，并加強(qiáng)思想政治建設(shè)，保證人事檔案管理專業(yè)和系統(tǒng)的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。

2.2 實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化

人事檔案管理應(yīng)建立一個社會公共性質(zhì)的權(quán)威檔案管理機(jī)構(gòu)；建立系統(tǒng)的查詢和管理系統(tǒng)，檔案管理機(jī)構(gòu)相互配合，緊密聯(lián)系在一起。減輕檔案管理工作的壓力，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。

2.3 加強(qiáng)管理信息化建設(shè)

加強(qiáng)信息化建設(shè)是做好人事檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵。我國人事檔案管理必須注意應(yīng)用信息技術(shù)，以確保合理利用人事檔案電子檔案的管理，減少人事檔案管理存在的問題。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)逐漸普及，我國辦公設(shè)備越來越先進(jìn)，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進(jìn)單位的檔案管理效率，使用新進(jìn)的設(shè)備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。單位可以使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對檔案資料進(jìn)行分類，建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，對資料進(jìn)行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。

2.4 人事檔案管理規(guī)范化

要根據(jù)自身的發(fā)展情況建立一套完整、健全的檔案管理制度，對檔案管理的相關(guān)工作進(jìn)行明確規(guī)定，合理劃分崗位人員的管理職責(zé)，根據(jù)制定的制度進(jìn)行檔案管理工作，對檔案管理工作中的相關(guān)行為進(jìn)行規(guī)范，杜絕違法違紀(jì)的行為發(fā)生。在單位內(nèi)部，對于檔案管理工作要進(jìn)行分級管理，按照制度的要求進(jìn)行分類管理，制定詳細(xì)的管理計劃，提高檔案管理工作的規(guī)范化。想要促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，單位的領(lǐng)導(dǎo)首先要做的就是重視檔案管理工作，將檔案管理工作當(dāng)作單位日常工作中的重要項目，尋找專業(yè)的檔案管理相關(guān)人才進(jìn)行檔案管理工作，或者對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其對檔案管理工作的重視程度，學(xué)習(xí)更多的專業(yè)檔案管理知識，提高其工作能力。在單位內(nèi)部也要提高檔案管理工作的地位，提高檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。

3 結(jié)語

人事檔案管理應(yīng)從實際出發(fā)，通過改革和創(chuàng)新以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會的發(fā)展，從而達(dá)到真正地服務(wù)于人員檔案管理和人事管理。因此，利用現(xiàn)代化科技和信息技術(shù)加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是社會和時代發(fā)展的必然趨勢，只有這樣才能使管理主體更好服務(wù)于現(xiàn)代社會，更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。

[1]曹瑩.如何加強(qiáng)人事檔案專項審核工作[N]. 中國國門時報.2015(003)

[3]習(xí)瑞芳.人事檔案集中規(guī)范管理[N]. 中國檔案報. 2016 (002)