學校辦公管理中Office辦公軟件的應用分析

林峰 攀枝花廣播電視大學

引言：學校辦公管理覆蓋校園的各方面管理，若想保證管理質(zhì)量，提高教學效率，需在管理中使用先進的技術或軟件，優(yōu)化日常工作的進行。Office辦公軟件的運用，是用新的管理方式，豐富校內(nèi)管理的途徑，實現(xiàn)管理向?qū)I(yè)化、規(guī)范化的轉(zhuǎn)變，保證校園各項服務的質(zhì)量。

1 學校辦公軟件的需求

1.1 校內(nèi)管理事物多樣化，有多種數(shù)據(jù)

學校辦公管理軟件內(nèi)，主要以學生的日常管理為主，但學生的管理較為復雜，管理工作呈現(xiàn)出多樣性的特點，而日常管理中也產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)。所以，為優(yōu)化對學生的管理，學校會花費大量資金購買辦公系統(tǒng)，用其完成日常教學，優(yōu)化行政管理的進行。學生管理工作的重點是，收集學生日常學習的基本信息和相關數(shù)據(jù)，有些信息甚至為學生的學籍信息，對于這些信息的管理，需要有明確的管理規(guī)則，并把規(guī)則細化，優(yōu)化日常工作的展開。同時，校內(nèi)信息的多樣化，也需要適合的登記方式，確保信息登記后便于人們查閱信息。這些工作統(tǒng)一的特點是，任務內(nèi)容繁重，要求注重工作細節(jié)，由此，Office辦公軟件的運用，滿足了這項需求，而軟件使用后，也可以減小工作人員的壓力，減小工作量，同時，它也可以保證所有數(shù)據(jù)的準確，讓系統(tǒng)穩(wěn)定運行，保證工作質(zhì)量。

1.2 管理的普遍適用需要技術支持

學校的日常管理工作瑣碎、復雜，既有教學管理，也包括對學生的獎懲，同時，數(shù)據(jù)的記錄、整理也增加了工作量，如果出現(xiàn)工作失誤，也會出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真的情況。Office辦公軟件運用后，可以為工作的進行提供便利，運用并借助多個工具的優(yōu)勢，完成管理工作，提高管理效率，也就是軟件使用后，可根據(jù)不同內(nèi)容，選擇相應的工具，高效完成工作，讓工作進行得到技術支持，以此增加管理的適用性。

2 Office辦公軟件的作用與具體應用

Office辦公軟件是包含Word、Excel、PPT三種應用程序，優(yōu)化對文字、幻燈片的處理。這個軟件的研發(fā)者是微軟，我國現(xiàn)有的軟件中包括WPS等，它們同樣具有同樣的功能。在實際管理中使用，可在工作進行中提高事務處理的水平與效率，提高管理水平。

2.1 作用

2.1.1 調(diào)動學生參與的積極性

學效進行辦公管理的目的是，優(yōu)化管理，為學生提供好的學習環(huán)境，進而增加學生學習的動力，挖掘潛能。對此，學校應深化Office辦公軟件的應用，借助軟件內(nèi)各程序處理的優(yōu)勢，激發(fā)學生興趣。比如軟件在教學中的使用，可以改變傳統(tǒng)的教學方式，豐富教學內(nèi)容的表現(xiàn)形式，優(yōu)化教學，同時，教師也會使用遠程操控，用投影儀等設備演示，融合了學生的視覺、聽覺，把出現(xiàn)的問題、內(nèi)容直觀展示給學生，這一方式下，學生可以了解教師在課上的所有操作。

2.1.2 優(yōu)化繁雜事務的管理

學校的各項工作繁雜，這些工作的管理具有一定難度，同時，學校如果使用傳統(tǒng)的管理方式，不僅會降低工作的管理效率，也很難保證管理工作的質(zhì)量?；诖?，Office辦公軟件的使用，是根據(jù)學校管理復雜的特點，使用信息技術，構建信息化的管理平臺，這個平臺上，會設置多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)對應不同的管理內(nèi)容，實現(xiàn)整體的高效化管理，為其他工作的進行打下好的基礎。

2.2 具體應用

2.2.1 學生管理

Office辦公軟件與學生管理的融合，是把優(yōu)化學生的教育，提高學生的學習成績作為目標。學校進行日常教育的過程中，或是實施管理時，都是為了調(diào)動學些學習的積極性，讓其感受到學習的樂趣，因此，Office軟件的使用，是增加軟軟件使用的次數(shù)，以此調(diào)動學生參與課堂的興趣，既讓其了解知識，也會了解新的技術，而如果部分教學內(nèi)容較為抽象，可以用計算機技術與知識，建立知識模型，讓所有知識的內(nèi)容直觀化，在必要的時候，也可以實現(xiàn)圖文結(jié)合，為學生提供新內(nèi)容展示的方式。這是學生學習過程中的應用，體現(xiàn)了教學的有效性，而為進一步優(yōu)化學生管理的效果，學校也會從思想政治的角度，給出日常管理應用的方式，即思政工作的進行，是管理者會內(nèi)容變?yōu)殡娮游臋n，或是用PPT的方式演示，用學生真正接受的方式向其傳遞內(nèi)容，在潛移默化中改變學生的思想，優(yōu)化管理。

2.2.2 學校管理

學校內(nèi)部每天會進行多個管理活動，每個活動都得了不同的數(shù)據(jù)、信息，比如學生的出勤、學習成績、檔案管理等，這些數(shù)據(jù)的復雜，決定必須使用計算機，用計算機優(yōu)化數(shù)據(jù)的管理，整理信息。這是Office軟件使用的必要性之一，而使用后，也會優(yōu)化對教職工各項工作的管理，讓校內(nèi)的教學、管理工作有序展開。Office辦公軟件包含的多個程序中，EXCEL是處理、分析工具的程序，其使用后，可以讓所有數(shù)據(jù)有序排列，且容量可無限放大，減少了紙張的使用，借助程序內(nèi)部的多個工具完成分析，最后把所有數(shù)據(jù)存儲在系統(tǒng)內(nèi)。即在EXCEL內(nèi)錄入所有數(shù)據(jù)后，可以根據(jù)使用者的需求，篩選出相應的信息，把所有內(nèi)容歸納，按照一定的順序排序，用公式運算，由此，可以得到初始數(shù)據(jù)，也可以得到分析后的數(shù)據(jù)，比如學生學習成績的總結(jié)，初步完成成績統(tǒng)計后，可以看到學生每科的成績，并計算出所有學生這一科目的平均分、各科科目的總分，按照分數(shù)的高低進行排序，通過基本排序，學生可以了解到自己的學習情況，了解自己與他人的差異，而教師也會從現(xiàn)有的成績，了解學生的偏科情況，調(diào)整后續(xù)的教學方案，以減少偏科的出現(xiàn)。

EXCEL程序的使用，是根據(jù)其基本的操作方式與規(guī)范，充分利用它的功能，優(yōu)化管理，保證管理的質(zhì)量。所以，Office辦公軟件的應用，會為學校管理工作的進行提供輔助，也為管理有序進行提供保障。

2.2.3 拓展應用

計算機的出現(xiàn)背景是技術二次革命的進行，隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展衍生出現(xiàn)，其從最初的簡單應用直至目前，可使用的技術與應用的方向也在不斷拓展，所以，在Office辦公軟件的應用上實現(xiàn)拓展，是利用已經(jīng)建立的計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在區(qū)域內(nèi)的共享。比如高校內(nèi)經(jīng)常設有不同的院系，有時候兩個院系需使用同一個文檔，為避免文件內(nèi)容有誤，會用Word的共享功能傳輸文件，這會增加工作的便利性，避免數(shù)據(jù)有誤，減少因數(shù)據(jù)改動不同院系與部門之間的相互糾紛，發(fā)生沖突。

借由上述應用，可以為教學活動的進行提供輔助，同時也會提高學校管理的效率，同時，拓展應用的進行，也會進一步體現(xiàn)軟件使用的優(yōu)勢。

3 Office辦公軟件應用的不足與優(yōu)化

通過上述應用的闡述，可以得到其使用后的效果，包括提高學生學習的積極性，激發(fā)出學生的興趣，同時，也加快了學校的辦公速度，提高管理效率，為學校管理提供便利。但雖然如此，其實際使用中仍會遇到多個問題，這些問題需要及時解決，才會保證軟件的作用充分發(fā)揮，實現(xiàn)應用的深入。

3.1 不足

3.1.1 學生學習中注意力會分散

學校會用Office辦公軟件中的Word與PPT，改變原有教育、教學的方式， 而這兩個程序的使用，也豐富了學生課程講解的方式，實現(xiàn)講課法方式的多元化。 但用PPT教學中，為了讓教學內(nèi)容更加直觀、立體，會根據(jù)相依的內(nèi)容，在后面附上圖片、視頻，有時也會建立與網(wǎng)頁的超鏈接，同時，在特定的時候為烘托氣氛，也會播放音樂，這一課堂環(huán)境中，改變了原有課堂的死板，使知識更為立體，建立好的課堂氛圍。但這一方式隨之出現(xiàn)的問題是，知識的主要位置被其他內(nèi)容掩蓋，播放幻燈片后，學生的關注點會從知識轉(zhuǎn)移到圖片、音樂等，注意力無法集中，忽略了自己應學習的內(nèi)容。出現(xiàn)這一情況后，反而會降低教學質(zhì)量， 讓軟件的使用出現(xiàn)反效果。因此，該問題是教師教學中必須中注意的內(nèi)容，合理使用軟件。

3.1.2 部分老教師不會應用

Office辦公軟件從開始使用至今，使用的時間并不長，同時，它的使用也會為學校管理、教學帶來便利，但部門已經(jīng)是習慣用傳統(tǒng)方式教學的老師，對這一方式的了解不足，很少使用。老教師與年輕的教師相比，有豐富的教學經(jīng)驗，是學校重要的教育資源，但這類教師年齡較大，在新方式未使用前，已經(jīng)習慣原有的教學方式，并未接觸Office辦公軟件，如果讓其使用，必須從頭開始了解軟件的操作方式與技術，整個過程會面臨很多困難，甚至會出現(xiàn)使用后，反而影響自身教育工作的進行。出現(xiàn)這一情況后，可能會限制軟件的使用，影響軟件使用后的效果。

所以，針對這兩點不足，必須優(yōu)化軟件應用中師生之間的互動，讓雙方及時溝通，同時，加快Office辦公軟件的發(fā)展，讓其向在智能化、簡易化發(fā)展，從而讓軟件的使用更為普及。

3.2 完善方式

3.2.1 促進課上教師與學生之間溝通

用Office辦公軟件中的PPT教學中，為減少學生注意力的分散，保證教學質(zhì)量，教師需改變現(xiàn)有的教學方式，實現(xiàn)方式的創(chuàng)新，而新的教學方式使用后， 可在教師與學生之間建立緊密的活動，加強師生交流。即用PPT教學中，教師雖然會用圖片、視頻等輔助教學內(nèi)容展示，但會有意識的控制學生關注這些內(nèi)容的時間，及時把學生的注意力拉回，突出知識在所有展示內(nèi)容中主體位置，根據(jù)內(nèi)容提出問題，用問題與學生交流，拉進教師與學生之間的關系，縮短距離，讓學生始終保持較高的積極性，同時，這一方式下，教師也會更加了解學生，了解每位學生的學習能力與學習情況，根據(jù)學生的學習特征，因材施教?；诖?，教師采用的新教育方式是，確定某教學內(nèi)容后，學生自主分析、總結(jié)，用軟件制作PPT或編寫文檔，課上，要求學生播放，隨著內(nèi)容的變化，實時講解，這一方式下，是學生成為主體，負責課堂的主導，而通過學生的自主講述，也會讓其加深對知識的印象，鞏固學過的知識，充分了解Office辦公軟件，形成使用的基本意識，并讓意識不斷深化。

同時，在教師與學生間建好的互動，也對教師提出了新的要求：教師必須在現(xiàn)有知識積累的基礎上，吸收新知識，并提高自身的各項能力，了解軟件操作所需的技術，在課上的教學使用。這雖然會增加部分教師的教學困難，但這確是學校教育必然的發(fā)展趨勢。對于這一點，學校應幫助教師，而教師自身也需要不斷努力，即學校引入Office辦公軟件后，可根據(jù)校內(nèi)教師對它的了解，提供分層培訓，如果教師了解基本操作與理念，學校提供基本實踐即可，而若是教師不甚了解，需要學校提供全方面的培訓，增加教師的認識，讓其認可這一教育方式，同時，教師也要學習新內(nèi)容，了解教育最新的發(fā)展趨勢，不斷學習，豐富教學可使用的技巧。

3.2.2 實現(xiàn)Office辦公軟件的智能化、簡易化發(fā)展

現(xiàn)在，科技的使用已經(jīng)成為社會發(fā)展的推動力量，同時，科技的使用也決定未來社會的發(fā)展方向——智能化，所以，Office辦公軟件的智能化發(fā)展，是適應時代的發(fā)展趨勢，讓其在所有智能設備中使用，而在智能化的發(fā)展中，也會增加軟件的語音功能，使用者可以用語音控制，軟件接收到指令后，會根據(jù)指令自動操作，完成整個操作過程，這一功能的增加，會增加軟件的可使用性，擴大軟件的使用人群。對于軟件的簡易化，是讓復雜的軟件簡單化，做到軟件下載后，即可在電腦上安裝，使用者根據(jù)現(xiàn)有的圖標，了解這些圖標的使用方式，根據(jù)自己的需求，用小工具編寫文檔，實現(xiàn)它的大范圍推廣，增加使用者操作的便捷性。除智能化、簡易化外，也要讓Office辦公軟件的使用更加普及，可采用的方式是與電子產(chǎn)品合作，用捆綁經(jīng)營的方式增加軟件的使用范圍，吸引學校的注意，增加使用Office辦公軟件的學校數(shù)量。

3.2.3 實現(xiàn)軟件與互聯(lián)網(wǎng)無縫銜接，加入?yún)f(xié)同軟件

網(wǎng)絡技術的更新，以及信息時代的發(fā)展，讓網(wǎng)絡的重要性不斷提升，學校。、企業(yè)的多項工作都會用網(wǎng)絡完成。所以，讓軟件和互聯(lián)網(wǎng)無縫銜接，是軟件接入網(wǎng)絡后，可以根據(jù)使用者提出的要求，進入網(wǎng)絡平臺，用網(wǎng)絡查找所需的內(nèi)容，并把這一內(nèi)容編寫進文檔。隨后，協(xié)同軟件的設計，是豐富軟件的即時通訊功能，構建虛擬網(wǎng)絡工作平臺，這一方式下，可讓使用者在過程實時向他人咨詢信息。實現(xiàn)這兩方面的發(fā)展，可以優(yōu)化課堂上內(nèi)容的展示，根據(jù)學生提出的問題，快速找到答案，解答學生的疑惑。

此外，軟件內(nèi)也可以加入非結(jié)構的特征。我們進入信息社會后，可以把所有信息分成兩類，一類是結(jié)構信息，它展示時可以用特定的方式展示，這些是數(shù)字化結(jié)構，另一類信息是，不可用數(shù)字化的方式展示，包括文本、圖像等，這些屬于非結(jié)構化數(shù)據(jù)。這類結(jié)構特征在軟件內(nèi)的加入，可優(yōu)化非結(jié)構教學內(nèi)容或輔助內(nèi)容的展示，讓這些內(nèi)容更加清晰。

總之，完善Office辦公軟件使用的不足，可優(yōu)化軟件使用的效果，也會讓更多的人了解軟件，熟練使用，增加軟件的適用性，明確發(fā)展方向。同時，為優(yōu)化軟件的發(fā)展，也要繼續(xù)探索出新思路，優(yōu)化其在學校辦公管理等方面的應用。

結(jié)語：學校辦公管理中Office辦公軟件的應用，是基于學校辦公軟件的需求與軟件的作用，確定軟件的應用方式，并基于應用分析出應用的不足，找到完善的方案。即應用后可以優(yōu)化教學，提高管理效率，但對于教學來說仍具有一定的不適性，需要進一步補充與完善。