企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)構(gòu)建探討

李革 重慶信科通信建設(shè)監(jiān)理咨詢(xún)有限公司

電子信息技術(shù)屬于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、集成技術(shù)、微電子技術(shù)、控制技術(shù)發(fā)展的成果，將其應(yīng)用到各行各業(yè)可以發(fā)揮出非常關(guān)鍵的價(jià)值。電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)即為管理企業(yè)的檔案系統(tǒng)，屬于全新的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，為光盤(pán)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、圖像編輯、信息共享以及處理一站式形式。通過(guò)數(shù)據(jù)檔案上網(wǎng)的方式，得到企業(yè)員工共享數(shù)據(jù)的效果，而且能夠進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，部門(mén)工作者能夠?qū)崟r(shí)的對(duì)于數(shù)據(jù)內(nèi)容展開(kāi)更新。在實(shí)施電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)以后，一方面可以有效的調(diào)用以及傳播信息內(nèi)容，另一方面大大的縮減人工利用率，而且可以提升工作的效率以及質(zhì)量。因此，怎樣科學(xué)的構(gòu)建起實(shí)用性較高的、安全可靠的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，已經(jīng)是當(dāng)前企業(yè)檔案管理者需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題。

1 企業(yè)電子信息技術(shù)的應(yīng)用和優(yōu)越性分析

1.1 應(yīng)用情況

電子信息技術(shù)的應(yīng)用范圍廣泛，對(duì)于諸多行業(yè)均可帶來(lái)有利的影響，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中屬于重要的動(dòng)力資源。首先，應(yīng)用于管理系統(tǒng)中，這是現(xiàn)代企業(yè)重要的特征。管理系統(tǒng)需要采取相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把相關(guān)的計(jì)劃向管理工作人員進(jìn)行直接的傳達(dá)，同時(shí)對(duì)于重要路徑報(bào)告展開(kāi)科學(xué)的整理。項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)，電子信息技術(shù)也會(huì)真實(shí)的反映出資源的使用分配情況或者工作進(jìn)度等等狀態(tài)，能夠指引管理者及時(shí)的發(fā)展問(wèn)題，并尋求有效的方案進(jìn)行處理。管理系統(tǒng)涉及到的種類(lèi)繁多，應(yīng)用甚廣，例如常見(jiàn)的就是物流管理、項(xiàng)目施工管理等等。其次，應(yīng)用于自動(dòng)化控制中去，電子信息技術(shù)在自動(dòng)化控制內(nèi)的應(yīng)用已經(jīng)愈加廣泛，不僅大大的降低人工管理的繁瑣性，同時(shí)也明顯的降低管理難度。最后，應(yīng)用到科學(xué)計(jì)算中去?？梢源嫒斯ふ归_(kāi)更迅速的計(jì)算，應(yīng)用邏輯計(jì)算得到計(jì)算結(jié)果。而且于此技術(shù)支持情況下可以在諸多的方面進(jìn)行有效的擴(kuò)展，包括計(jì)算機(jī)輔助分析、計(jì)算機(jī)圖形技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?/p>

1.2 優(yōu)越性

首先，企業(yè)應(yīng)用電子信息技術(shù)期間，可以實(shí)現(xiàn)良好的共享。電子信息共享即指建立在平等以及自愿的前提下，經(jīng)計(jì)算機(jī)之間的協(xié)作，在通過(guò)不同的方法以及技術(shù)等基礎(chǔ)上，形成共同的應(yīng)用信息資源的效果，達(dá)到用戶(hù)對(duì)資源了解的需求。電子信息技術(shù)存在超強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)，將查找數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度進(jìn)行明顯的提升，而且增強(qiáng)信息統(tǒng)計(jì)效率，大大的減少往常信息查詢(xún)錯(cuò)誤等問(wèn)題，提升計(jì)算機(jī)工作效率。其次，確保工作的準(zhǔn)確度。實(shí)際的生活中，人們應(yīng)用到計(jì)算機(jī)參與工作的現(xiàn)象已經(jīng)相當(dāng)普遍。計(jì)算機(jī)工作期間，主要就是通過(guò)管理軟件的形式進(jìn)行，而且計(jì)算機(jī)信息技術(shù)軟件為人同計(jì)算機(jī)之間交流的重要渠道，因此為了實(shí)現(xiàn)充分的體現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)具有更高的精準(zhǔn)度，就需要進(jìn)一步的加強(qiáng)其應(yīng)用范圍的擴(kuò)展。最后，集約化同智能化并存。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展期間，有賴(lài)于程序代碼編制，并且在不斷的發(fā)展情況下，其已經(jīng)朝著更加智能化以及集約化的方向發(fā)展。經(jīng)應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)人力資源效應(yīng)的充分發(fā)揮。電子信息技術(shù)能夠?qū)τ谀M人類(lèi)思維活動(dòng)，展開(kāi)集約化的邏輯分析信息內(nèi)容，同時(shí)展開(kāi)綜合性的管理工作，使得管理效果顯著提升。

2 企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建原則

2.1 開(kāi)放性原則

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須要遵循開(kāi)放性的原則，也就是其所應(yīng)用的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)一方面面向企業(yè)內(nèi)部的所有員工開(kāi)放，讓內(nèi)部工作人員具有一定的觸及，另一方面也需要適當(dāng)?shù)膶?duì)于外部訪(fǎng)客展開(kāi)開(kāi)放，讓外部人員對(duì)自身的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)具有一定的了解。系統(tǒng)應(yīng)該存在有關(guān)端口連接于其他的系統(tǒng)，包括CAD系統(tǒng)、PS系統(tǒng)等等，這種情況下，能夠使得企業(yè)內(nèi)部工作人員對(duì)于有關(guān)信息資料展開(kāi)便捷的收集以及整合，迅速的獲得到共享內(nèi)部信息的目標(biāo)，而且能夠相應(yīng)的將生產(chǎn)科研效率進(jìn)行提升。同時(shí)，允許企業(yè)的外部人員在系統(tǒng)中進(jìn)入，不僅可以推動(dòng)更多的人掌握企業(yè)的先進(jìn)文化以及優(yōu)秀的產(chǎn)品，而且還可以把握住瀏覽人群升級(jí)為客戶(hù)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而帶給企業(yè)的發(fā)展更多的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 先進(jìn)性原則

電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)具有較快的更新速度，就像其他的電子產(chǎn)品一樣，不斷的在推陳出新，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐，滿(mǎn)足人們更多的需求，帶來(lái)更豐富的體驗(yàn)。因此，企業(yè)為了占據(jù)發(fā)展有利地位，增強(qiáng)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，就必須要保護(hù)與時(shí)俱進(jìn)的心態(tài)，確保自身所應(yīng)用的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)具備先進(jìn)性，及時(shí)的將陳舊系統(tǒng)進(jìn)行摒棄，以免對(duì)于企業(yè)的平穩(wěn)向前發(fā)展造成阻礙，要不斷的通過(guò)研究，對(duì)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)進(jìn)行革新以及健全完善功能，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求。

2.3 實(shí)用性原則

企業(yè)的文化各有不同，而且業(yè)務(wù)形式繁雜多樣，鑒于這種現(xiàn)實(shí)情況，各企業(yè)就應(yīng)該嚴(yán)格的建立在自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)基礎(chǔ)上，實(shí)施電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的建設(shè)。從企業(yè)自己的特征出發(fā)，所構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)具備自身的顯著特性，體現(xiàn)出自己發(fā)展的實(shí)際狀態(tài)，具有良好的適用性，方可以使得企業(yè)內(nèi)的員工對(duì)于電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)形成深刻的了解以及認(rèn)知。如果一個(gè)系統(tǒng)僅具有先進(jìn)性，但是卻不能滿(mǎn)足企業(yè)日常發(fā)展需要，不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)更好的向前發(fā)展，則即使是先進(jìn)的系統(tǒng)，最終也會(huì)淪為無(wú)用之系統(tǒng)。

2.4 安全可靠性原則

企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)中都會(huì)涉及到數(shù)量龐大的企業(yè)信息內(nèi)容，一旦不能使得應(yīng)用的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)具有較高的安全性、可靠性，勢(shì)必會(huì)引發(fā)泄漏企業(yè)信息資料的風(fēng)險(xiǎn)。在外泄的信息中，不僅可以涉及到企業(yè)內(nèi)部工作人員的具體信息內(nèi)容，而且還可以涉及到重要的企業(yè)商務(wù)信息內(nèi)容，如果讓競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取企業(yè)的商務(wù)信息，則勢(shì)必會(huì)大大的損傷到企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，而且一旦被居心叵測(cè)的人員利用會(huì)產(chǎn)生違法犯罪的現(xiàn)象，均會(huì)給企業(yè)造成巨大打擊。因此，維護(hù)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)在安全可靠性狀態(tài)中，至關(guān)重要，必須要加強(qiáng)重視此項(xiàng)原則。

3 構(gòu)建企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的有效舉措

3.1 在準(zhǔn)備階段方面

準(zhǔn)備階段需要做的工作較多，而且具有系統(tǒng)性的特征。首先，是需要重視有關(guān)資料的收集。有關(guān)部門(mén)工作人員需要大量的對(duì)于企業(yè)信息內(nèi)容展開(kāi)全面的收集，盡可能的做到信息收集的覆蓋面廣闊，以此作為重要的基礎(chǔ)，找到最佳的電子信息技術(shù)管理軟件開(kāi)發(fā)公司，綜合的了解以及分析信息管理事業(yè)發(fā)展的形勢(shì)，進(jìn)而可以選用最好的、滿(mǎn)足自身發(fā)展需求的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)；其次，加強(qiáng)各部門(mén)工作者之間的溝通交流，即進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)各部門(mén)人員展開(kāi)積極討論，通過(guò)在會(huì)議上積極的發(fā)言，提出建議或者意見(jiàn)，掌握住每一部門(mén)實(shí)際的信息管理需求情況，之后向管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行有效的傳達(dá)總體情況，實(shí)現(xiàn)合作意向的初步達(dá)成；最后，形成企業(yè)信息管理系統(tǒng)操作以及使用制度，實(shí)施不斷的健全完善，使其可以確保平穩(wěn)健康的運(yùn)行系統(tǒng)，能夠在企業(yè)發(fā)展期間，促進(jìn)工作效率的有效提升。

3.2 在建立階段方面

首先需要跟信息管理系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行加強(qiáng)聯(lián)系，協(xié)同實(shí)施企業(yè)電子信息系統(tǒng)的安裝，并且對(duì)于企業(yè)局域控制網(wǎng)絡(luò)實(shí)施有效的連接，在系統(tǒng)內(nèi)，進(jìn)行接入進(jìn)各種外部設(shè)備，包括打印機(jī)等等，形成一個(gè)相對(duì)健全并且具有完善性的企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)。之后，企業(yè)要組織各部門(mén)工作者，科學(xué)的按照標(biāo)準(zhǔn)流程，展開(kāi)試運(yùn)行系統(tǒng)，主要的目標(biāo)就是對(duì)其中具有的不合理之處、遺漏的環(huán)節(jié)等等及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，并且積極的更正需要調(diào)整的部分，使得企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)具有良好的實(shí)用性和完整性。另外，要在試運(yùn)行期間嚴(yán)密的記錄好各種問(wèn)題情況，向系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行匯總提交，之后由其實(shí)施相應(yīng)的改善。

3.3 在交付使用方面

首先，開(kāi)發(fā)公司應(yīng)該展開(kāi)相關(guān)部門(mén)后臺(tái)運(yùn)作員工的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，向其指導(dǎo)怎樣正確的應(yīng)用電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，讓其可以嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行操作，規(guī)范化的應(yīng)用，而且詳細(xì)的告知應(yīng)用期間的注意事項(xiàng)，避免后臺(tái)運(yùn)行員工出現(xiàn)錯(cuò)誤的操作。其次，將電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)面向企業(yè)的內(nèi)部以及外部環(huán)境實(shí)施開(kāi)放運(yùn)行，并正式的交付應(yīng)用。另外，需要做的至關(guān)重要的一方面內(nèi)容就是同開(kāi)發(fā)公司簽署售后以及技術(shù)服務(wù)協(xié)議，加強(qiáng)日后的安全維護(hù)系統(tǒng)的工作落實(shí)。

4 構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)期間需要注意的事項(xiàng)

4.1 嚴(yán)密的落實(shí)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，形成電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)并非一件簡(jiǎn)單的事，其具有典型的復(fù)雜性特點(diǎn)，涉及到的范圍廣泛。例如，電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的建立，包括要了解到各個(gè)部門(mén)生產(chǎn)信息資料，而且有賴(lài)于大量的技術(shù)以及資金的支持等等。在準(zhǔn)備工作方面，一旦不能落實(shí)的嚴(yán)密而充足，便可能會(huì)引發(fā)部門(mén)之間溝通不暢，配合不佳，由此使得系統(tǒng)構(gòu)建降低科學(xué)性以及先進(jìn)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，嚴(yán)重的情況下造成整個(gè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的行程計(jì)劃泡湯，造成不可估量的損失。

4.2 科學(xué)的展開(kāi)需求分析

采取電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，主要的應(yīng)用目標(biāo)即為將企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的溝通更加順暢，促進(jìn)有效的交流，同時(shí)有助于生產(chǎn)效率的明顯提升。因此，應(yīng)該對(duì)各部門(mén)實(shí)際需求情況充分的掌握，并且仔細(xì)的分析，得到最真實(shí)的數(shù)據(jù)資料作為有價(jià)值的依據(jù)，禁止僅僅依靠此系統(tǒng)構(gòu)建部門(mén)意愿實(shí)施建立。如果不按實(shí)際情況進(jìn)行構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，則往往使得系統(tǒng)不會(huì)達(dá)到預(yù)想的實(shí)際需求標(biāo)準(zhǔn)，并且導(dǎo)致大量的人力以及財(cái)力資源的浪費(fèi)。一方面可以導(dǎo)致工作失誤問(wèn)題，另一方面會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的生產(chǎn)事故，造成不可估量的損傷。所以，必須要高度的重視各部門(mén)實(shí)際需求情況的分析，形成滿(mǎn)足生產(chǎn)需要的信息管理系統(tǒng)，切實(shí)的幫助企業(yè)管理效益的提升，推動(dòng)其平穩(wěn)的向前發(fā)展。

4.3 注重聯(lián)合開(kāi)發(fā)

企業(yè)均存在自身獨(dú)特的公司文化以及優(yōu)勢(shì)的特長(zhǎng)，而且企業(yè)能夠更加深刻的掌握住本單位信息情況。但是對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司來(lái)說(shuō)，其主要的優(yōu)勢(shì)特征就是能夠完成科學(xué)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。僅僅憑借企業(yè)自身，或者只依靠開(kāi)發(fā)公司單方面的進(jìn)行構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，都是不可能實(shí)現(xiàn)的。采取企業(yè)、開(kāi)發(fā)公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)的方式，能夠發(fā)揮出更加良好的效果，因?yàn)槟軌驅(qū)崿F(xiàn)雙方之間的有效協(xié)調(diào)。企業(yè)實(shí)施選擇開(kāi)發(fā)單位期間，需要充分的搜集相關(guān)單位的信譽(yù)情況、工作經(jīng)驗(yàn)以及研發(fā)方案等等內(nèi)容，通過(guò)嚴(yán)格的分析，最終判定是否具備可靠性，盡可能的選用資質(zhì)較高的、綜合實(shí)力較強(qiáng)、具有良好的售后保障的公司。

4.4 落實(shí)好專(zhuān)人銜接

企業(yè)在實(shí)施建立電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)期間，應(yīng)該讓專(zhuān)門(mén)的工作人員同系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行順暢的對(duì)接，而且需要長(zhǎng)期的應(yīng)用專(zhuān)人，避免不定期的更換人員。主要的原因就是，個(gè)人在掌握企業(yè)電子信息管理系統(tǒng)的程度上不盡相同，理解的能力各具有差異性。而且在開(kāi)發(fā)公司方面，通過(guò)專(zhuān)人的接洽，能夠全面的掌握住信息的對(duì)接以及理解相關(guān)意圖，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)確保系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期平穩(wěn)的落實(shí)，防止由于人員混雜現(xiàn)象出現(xiàn)交流不暢、溝通不一致的情況，產(chǎn)生增加開(kāi)發(fā)系統(tǒng)周期的不良現(xiàn)象。

4.5 合理的選用試用對(duì)象

科學(xué)合理的選擇試用對(duì)象非常關(guān)鍵，能夠?qū)τ谄髽I(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)內(nèi)具有的不足之處及時(shí)的發(fā)展，并且通過(guò)嚴(yán)密的分析探究，進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)，而且推動(dòng)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)更好的健全完善。尤其體現(xiàn)在系統(tǒng)后天運(yùn)行和系統(tǒng)對(duì)接企業(yè)其他系統(tǒng)的銜接方面上，必須要確保高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化人員，嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)方法展開(kāi)試用，進(jìn)而確保系統(tǒng)能夠平穩(wěn)正常的運(yùn)行，防止產(chǎn)生差錯(cuò)問(wèn)題，引發(fā)降低企業(yè)的生產(chǎn)效率問(wèn)題。

4.6 加強(qiáng)項(xiàng)目的嚴(yán)密監(jiān)控

企業(yè)信息管理系統(tǒng)屬于繁雜的工程，不僅具有較長(zhǎng)的周期，同時(shí)投入的資金量也是巨大的。為了確保建設(shè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)可以順利的實(shí)施，并且保障構(gòu)建系統(tǒng)的質(zhì)量滿(mǎn)足標(biāo)準(zhǔn)，符合企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展所需，就必須要配備專(zhuān)門(mén)人員實(shí)時(shí)掌握住系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司的工作進(jìn)程，展開(kāi)嚴(yán)格的監(jiān)督控制管理，樹(shù)立高度的責(zé)任意識(shí)，充分的實(shí)現(xiàn)在預(yù)定的時(shí)間范圍之內(nèi)完成電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，同時(shí)正常的投入應(yīng)用，盡最大限度的提升工作效率，減少不必要的支出。

5 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于當(dāng)前社會(huì)上的企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)用先進(jìn)的、優(yōu)質(zhì)的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，是維護(hù)生產(chǎn)效率提升的重要性保障之一，而且能夠?qū)τ谄髽I(yè)的發(fā)展產(chǎn)生非常積極的影響，并推動(dòng)增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)地位。相反的，如果應(yīng)用劣質(zhì)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)部門(mén)之間相互推諉、怨聲載道的情況，而且對(duì)于工作效率造成大大的降低，阻礙企業(yè)的向前發(fā)展。面對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)，現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)已經(jīng)是必然趨勢(shì)，因此，應(yīng)該嚴(yán)格的遵循自身實(shí)際發(fā)展特征，通過(guò)各種途徑，構(gòu)建起滿(mǎn)足自身發(fā)展的最佳的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，維護(hù)自身向前發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。