Word軟件實際應用中存在的問題及處理對策探討

房 悅

（陜西警官職業(yè)學院，陜西 西安 710021）

在全球數字化發(fā)展的今天，我國的數字化出版產業(yè)以及相關產業(yè)也有著明顯的進步。Word軟件可以對文字和圖片的編排進行數字化的加工和瀏覽，同時可以查閱電子資料。所以，Word軟件技術也是計算機技術的一大重要部分，熟練Word軟件的操作有著較強的必要性。學習者和應用者應對Word軟件在實際應用中多出現(xiàn)的問題進行學習，以此來提高Word軟件的工作效率。

1 Word軟件的應用特點

目前，隨著我國互聯(lián)網的不斷深入普及，計算機在人們的生活工作中已經有著極大應用，并且人們對計算機的依賴越來越強。Word軟件是一款辦公軟件，對于學習和辦公的幫助極大。Word軟件不僅可以對文字文檔進行編輯和制作，同時在學習和查閱資料時也有著很好的效果，為學習和辦公提供了便捷[1]。所以對Word軟件技巧加以掌握，可以極大地提升文字和文件的處理效率，對應用者的學習和使用有著極大的幫助。

學習者或應用者在Word軟件使用過程中，首先對軟件的本身應加以了解，對其功能有著基本的掌握。首先，對Word軟件自身所具備的強大功能要予以重視。

1.1 文字編排功能

在工作學習中，合理利用Word軟件文字編排功能，可提高軟件本身的工作效率。Word軟件可以快捷地實現(xiàn)文字編輯、排版等功能。對于Word軟件能夠熟練掌握者，可以快速地解決文字處理問題。

1.2 導向功能

Word對文字編排有強大的格式轉化能力，例如可以將Word可編輯形式轉換為PDF和圖片格式。此外，Word軟件還具有多項人性化和多樣化的操作。在此基礎上，學習者可以在不斷深化學習和熟練中來對Word軟件加以掌握，并且不斷地了解Word的全面的功能。

在學習Word軟件的過程中，由于其功能繁瑣和復雜，初學者會因不熟練而在操作中出現(xiàn)一系列的問題。比如，因為對軟件圖標所在的位置不熟悉，對各項功能不熟練，不清楚圖標對應的功能，而造成工作耗時過長，并且對文字的編輯造成了一定誤差。本文對Word軟件在實際運用中所出現(xiàn)的幾個常見問題進行剖析，探討其對策，從而提高Word軟件的辦公效率。

2 Word軟件實際應在所出現(xiàn)的問題

2.1 Word文檔在轉換后的信息丟失問題

在使用方正軟件進行文字排版時，Word軟件里的文檔需要轉換成方正書版后才可以進行編排，但是，在文檔進行格式轉換時，由于計算機操作系統(tǒng)和字庫的版本不同，經常會出現(xiàn)內容丟失和亂碼等情況。具體表現(xiàn)為以下幾點。

（1）在Word文檔在對方正書版轉化后，由于一些特殊的字符，例如羅馬數字、拉丁字母等難以準確地識別，導致轉化后的文檔會出現(xiàn)一些亂碼或者空格[2]。

（2）在文檔中出現(xiàn)了一些網絡域名，電子郵箱等情況時，會被系統(tǒng)自動識別為超連接模式。但鼠標移動此類文字時，系統(tǒng)會提示超鏈接，在鼠標點擊時會自動連接到網絡。超鏈接一般不會被方正軟件所識別，在轉化后會出現(xiàn)圖片格式。

2.2 Word文檔排版細節(jié)不規(guī)范

一個稿件雖然經過作者、審稿人與編輯的層層檢查，但是在稿件的細節(jié)處理上仍然會出現(xiàn)問題，這為校對工作增加了一定的困難，導致出版質量難以達到要求，具體問題體現(xiàn)在以下幾點。

（1）在Word文檔中，阿拉伯數字、英文字母以及一些特殊的字符經常會出現(xiàn)外形相似導致誤用的狀況[3]。這些問題可能在作者寫作和編輯的過程中，已經加以重視和修改，但是在Word軟件的識別中仍然難以區(qū)分，并且在排版中經常被忽略。

（2）在一些特殊的文章或論文中，會經常使用斜體字和上下標的狀況，在Word編排稿件中，往往在應標注的區(qū)域而沒有進行標明。發(fā)生此類現(xiàn)象的原因，大多是由于編排者把工作的重點放在了文章的內容上，從而忽略了細節(jié)。

2.3 Word軟件在常規(guī)操作中的問題

（1）通常情況下，Word軟件中文字的自動轉行往往不會出現(xiàn)問題，在行文中如果出現(xiàn)英文、小數點、數字和一些其他特殊字符時，Word的自動轉行將不能視其為一個整體，進而導致文章在自動轉行中格式不規(guī)范的現(xiàn)象，對后期的校對帶來較大麻煩。如果在一個自然段中出現(xiàn)過一次類似狀況，那么之后此類問題會頻繁出現(xiàn)。

（2）Word軟件中的替換功能在使用中也是利弊同存的，替換功能雖然可以提高工作效率，但是實際應用中，經常會出現(xiàn)不應該替換的內容卻被替換了。文章中如果出現(xiàn)了英文字母，單詞的第一個字母應該是大寫，如果大小寫沒有準確區(qū)分，會出現(xiàn)識別錯誤的現(xiàn)象。

3 Word軟件實際運用中問題的應對措施

3.1 重視Word軟件的功能運用

對于文章類型的排版規(guī)范應加以掌握，對于文章中經常出現(xiàn)的特殊字符，小數點以及公式類文字的使用方法應加以掌握。同時對排版中的各項功能應深入了解，要充分重視Word軟件中常規(guī)操作的利弊，對特殊符號的用法加以注意，對待Word軟件文字處理應謹慎操作。在Word文檔的錄入過程中，可以對純粹的文字進行復制，可使用粘貼的方式，如果出現(xiàn)了圖文結合的情況，需對其進行重新設置，在行間距中作出調整。

3.2 做好Word排版前準備

在收到稿件后不應急于排版或轉換，應首先對全文進行通讀，將容易出現(xiàn)錯誤的區(qū)域劃分出來，同時采用相關的保護措施。對于文本框和頁腳在轉換時容易丟失的情況，應該在Word文件排版前，將其復制到備用文件夾中，以防丟失[4]。在預防超鏈接丟失時，應對超鏈接中的特殊字符進行特殊標注，在排版中應注意，即使出現(xiàn)亂碼現(xiàn)象，也可以通過搜索及時找回。

3.3 積累Word軟件運用技巧

（1）許多文章的排版格式是相同的。因此可利用快捷方式的設置對文章進行排版命令。在Word軟件的編輯過程中，Word軟件里有許多快捷方式和技巧，通過靈活運用可以使文字的處理效率大大提升。首先，Word軟件中有快速定位功能，打開Word文檔，按住Shift鍵加上F5鍵可以快速地定位到最近一次編輯的位置，可以使Word軟件使用效率獲得一定的提升。其次，對于清除頁眉設置的橫線時，可以利用頁腳編輯模式，全選頁眉的文字。在轉換到正文模式后，可對橫線進行消除，這是有效地使用頁眉的方式之一。

（2）在文章排版中，如果遇到了相似的一級標題，可以選擇其中一項標題，按住Ctrl+0，Word軟件中的排版命令會自動將其填充到此一級標題中。這樣操作的優(yōu)點在于節(jié)省了排版的時間，同時減少了人工輸入所可能產生的誤差[5]。此外，在一些公式的輸入過程中，人工輸入方法及其繁瑣且容易出錯，此時可以通過一些快捷鍵立即生成所需要的公式。在Word軟件的使用中，還有著許多類似的快捷操作，可以極大地提高Word軟件的工作效率。

4 結語

綜上所述，Word軟件為文字排版工作帶來了極大便利，在Word軟件實際運用中，如果不注重方法或操作不當，會出現(xiàn)一系列問題，導致Word軟件工作效率不高。因此操作人員應對Word軟件的功能特點加以重視，規(guī)避和預防文檔在轉換后信息丟失、排版細節(jié)方面的不規(guī)范以及軟件在常規(guī)操作中的其他問題。準確有效地對文章類型的排版規(guī)范加以掌握，仔細通讀稿件和熟練快捷方式的運用是有效提升Word軟件在實際運用中效率的重要措施。