國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事，做好項(xiàng)目建設(shè)及其檔案管理工作，是項(xiàng)目建設(shè)的重中之重，本文主要從項(xiàng)目檔案的作用、面臨的問(wèn)題，提出對(duì)策并加以論述。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的重中之重，是項(xiàng)目從立項(xiàng)到開(kāi)工建設(shè)直至項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收的真實(shí)記錄，也是項(xiàng)目進(jìn)行環(huán)保、消防、安全、財(cái)務(wù)審計(jì)等單項(xiàng)驗(yàn)收及總驗(yàn)收的依據(jù)。

1 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中存在的實(shí)際檔案管理問(wèn)題

做好項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，是保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，提高項(xiàng)目檔案管理和利用水平的前提，國(guó)家檔案局等單位先后制定印發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等，并開(kāi)展了一系列業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查，對(duì)推動(dòng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理起了積極作用。但由于重大建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，資料錯(cuò)綜復(fù)雜，在檔案實(shí)際形成過(guò)程中存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下三方面：

1.1 項(xiàng)目檔案工作沒(méi)有受到領(lǐng)導(dǎo)和各類(lèi)人員的重視，檔案管理水平有待提高

首先是領(lǐng)導(dǎo)不重視，對(duì)檔案工作缺乏責(zé)任感，不了解檔案工作的作用，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要性和作用，只抓項(xiàng)目建設(shè)，不抓檔案管理；其次是檔案管理崗位常被誤認(rèn)為是工作能力或技術(shù)含量要求低的崗位，導(dǎo)致具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員較少，檔案管理水平低，許多單位可能從來(lái)沒(méi)有搞過(guò)重大建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目理解不深，對(duì)項(xiàng)目檔案了解少；最后是項(xiàng)目參與人員的自身體素質(zhì)參差不齊，檔案管理兼職人員居多，檔案管理員水平較差，對(duì)產(chǎn)生的文件分類(lèi)組卷不合理，檔案管理水平有待提高。

1.2 項(xiàng)目檔案管理制度不健全、不完善，各部門(mén)職責(zé)分工不明確

沒(méi)有建立完善的項(xiàng)目檔案管理制度，或制度執(zhí)行落實(shí)差。其表現(xiàn)形式有：規(guī)章制度不健全，各部門(mén)職責(zé)劃分不明確，對(duì)項(xiàng)目檔案管理思路不清楚，項(xiàng)目開(kāi)工后，要做的工作眾多，由于部門(mén)之間缺乏溝通和協(xié)調(diào)，造成文件材料收集和整理渠道不暢通，檔案工作常被疏忽，在建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的過(guò)程文件材料不能按要求及時(shí)整理歸檔，大批文件材料分散在各分包單位和工程技術(shù)人員手上，工程竣工后要收集就更難了。直接影響檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，材料的完整性得不到保證，嚴(yán)重影響項(xiàng)目各單項(xiàng)和檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。

1.3 檔案質(zhì)量不符合國(guó)家對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求

從歸檔情況看項(xiàng)目檔案的質(zhì)量存在許多問(wèn)題，其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1）項(xiàng)目綜合類(lèi)檔案存在文件材料分類(lèi)不科學(xué)、組卷不合理現(xiàn)象；2）基建工程材料歸檔案卷不規(guī)范，有調(diào)整變更的工程圖紙無(wú)更改標(biāo)志或修改說(shuō)明、依據(jù)、甚至更改幅面超過(guò)總幅面1/3多仍在使用；有的直接用施工圖代替竣工圖，沒(méi)有加蓋竣工圖印章；3）設(shè)備儀器材料的紙質(zhì)材料和照片、聲像等載體歸檔不齊全。許多設(shè)備儀器缺少調(diào)試驗(yàn)收的材料、合格證明書(shū)等；貴重設(shè)備儀器的招投標(biāo)資料不規(guī)范，無(wú)裝卸車(chē)及安裝、調(diào)試車(chē)照片，難以保證檔案的齊全、完整。

2 針對(duì)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題，制定的檔案管理對(duì)策

為確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化，針對(duì)以上存在的三方面問(wèn)題，我們主要從組織、管理、認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)、檔案信息化五方面制定檔案管理對(duì)策，積極處理存在的問(wèn)題。

2.1 實(shí)行項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，成立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，制定詳細(xì)的檔案工作計(jì)劃，明確歸檔要求和歸檔范圍，要求項(xiàng)目參建單位及部門(mén)指定專(zhuān)兼職檔案員，及時(shí)收集，整理，歸檔項(xiàng)目產(chǎn)生的資料，建議各項(xiàng)目建設(shè)單位能讓檔案管理人員參與到項(xiàng)目建設(shè)中去，有利于更好的對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類(lèi)整理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案從項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種歷史載體記錄在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中規(guī)范管理。

2.2 做好項(xiàng)目檔案培訓(xùn)工作，提高領(lǐng)導(dǎo)和各參建單位人員對(duì)檔案工作重要性和作用的認(rèn)識(shí)

項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，積極組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以講座、交流等多種方式讓領(lǐng)導(dǎo)、各參建單位人員認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目建設(shè)有序進(jìn)行的引導(dǎo)和保障，項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和傳承，項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的技術(shù)保障，是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證，只有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和作用，大家才會(huì)積極配合項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，才能保證檔案工作質(zhì)量和效率，才能使項(xiàng)目建設(shè)和檔案工作齊頭并進(jìn)，檔案工作才能全面開(kāi)展。

2.3 建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，為項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展理順關(guān)系

檔案管理部門(mén)要建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，提出項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作的具體要求，這是項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的有力保障。檔案管理部門(mén)要按照《重大項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求》，要求專(zhuān)職或兼職檔案人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)期間產(chǎn)生的資料的收集、整理、歸檔工作，檔案專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組要統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案工作，為項(xiàng)目檔案工作理順關(guān)系，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，真正做到項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目同設(shè)計(jì)、同施工、同使用的“三同時(shí)”，把項(xiàng)目檔案工作落實(shí)到項(xiàng)目的同步建設(shè)中，避免項(xiàng)目完工時(shí)檔案資料扎堆、突擊歸檔現(xiàn)象發(fā)生，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。

2.4 采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，建立預(yù)立卷目錄，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的信息化

由于項(xiàng)目檔案信息量大，內(nèi)容豐富，使用Excel電子表格，綜合項(xiàng)目實(shí)際情況和特點(diǎn)，建立項(xiàng)目檔案預(yù)立卷目錄，一般項(xiàng)目檔案分綜合類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等案卷，參照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的文件歸檔范圍、內(nèi)容，再結(jié)合本單位的實(shí)際情況，進(jìn)行Excel電子表格設(shè)置，建立項(xiàng)目檔案案卷預(yù)立卷目錄，不但使檔案管理人員從繁瑣重復(fù)的抄錄中解放出來(lái)，而且使項(xiàng)目檔案的整理機(jī)動(dòng)、靈活、方便修改，還能提醒檔案管理人員把沒(méi)有歸檔的文件資料及時(shí)收集歸檔，既確保了歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確、美觀，還能提高項(xiàng)目檔案查閱、利用的準(zhǔn)確率和檢索速度。這不但是項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，而且是項(xiàng)目檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的重要手段，也是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.5 根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情況，參照國(guó)家對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求，細(xì)化項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量符合相關(guān)要求

按照國(guó)家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》把好專(zhuān)項(xiàng)檔案驗(yàn)收關(guān)。檔案管理部門(mén)要認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督，督促專(zhuān)兼職檔案管理人員要按相關(guān)要求收集、整理資料。要主動(dòng)對(duì)項(xiàng)目施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行過(guò)程和預(yù)驗(yàn)收指導(dǎo)，要檢查各個(gè)建設(shè)階段文件形成是否符合要求，嚴(yán)把合同簽訂關(guān)，把在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件材料分解、細(xì)化在項(xiàng)目實(shí)施的各階段的目標(biāo)、任務(wù)和要求中，檢查文件的簽字包括姓名和日期、蓋章手續(xù)是否完備；檢查字據(jù)、票據(jù)、圖紙質(zhì)量是否符合歸檔要求；是否滿足信息化管理的要求，確保項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量符合相關(guān)要求，保證項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收順利通過(guò)。

3 結(jié)束語(yǔ)

重大項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需從項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)、施工方案、成本控制、設(shè)備配置、安全管理等全方位綜合考慮，系統(tǒng)、完整的項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目后期運(yùn)行、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目建設(shè)管理工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，為公司后期可持續(xù)發(fā)展儲(chǔ)備好的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，所以，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的重中之重。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

董軍莉，女，館員，現(xiàn)在陜西華達(dá)科技股份有限公司（國(guó)營(yíng)第853廠）從事檔案管理工作。