淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

張孟

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，信息資源管理體系也在逐步的健全完善。因此作為信息資源管理體系當(dāng)中的重要內(nèi)容，檔案的管理工作對于推動企業(yè)創(chuàng)新改革以及國家社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。為了順應(yīng)信息化建設(shè)的時代號召，檔案管理工作也需要進(jìn)一步的改革，依照社會發(fā)展趨勢轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此，本文將針對信息化時代下檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行深度分析和探討，對在創(chuàng)新過程中所面臨的問題和對策進(jìn)行剖析，期望能夠加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；對策

當(dāng)前信息化時代的快速到來讓我國的檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)，這對我國的檔案管理工作提出了更新、更高的要求。因此檔案管理工作要想和時代同步發(fā)展就必須開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)管理工作由人工化向智能化的轉(zhuǎn)變，并且通過對各項資源的高效整合，建立起自動上傳以及歸檔的工作程序，讓工作人員可以及時獲取檔案信息，提升工作效率。同時也可以快速便捷的為人們提供信息，滿足當(dāng)下信息化社會人們的需求，從而突破了傳統(tǒng)檔案的限制。因此目前對于檔案工作來說，信息化建設(shè)是它的重要的轉(zhuǎn)變途徑，是檔案工作的創(chuàng)新需求，同時也是信息時代背景之下能夠幫助檔案管理工作與時俱進(jìn)的一個必要手段。

1 信息化檔案管理工作的概述

信息化檔案管理工作，顧名思義就是通過現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于信息科學(xué)技術(shù)，將檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)有效結(jié)合在一起。通過將現(xiàn)代信息技術(shù)貫穿在檔案管理的整個過程中，對所需要的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的搜集和整合，能夠更加方便的進(jìn)行使用，為人民和國家進(jìn)行服務(wù)。其實也就是轉(zhuǎn)變了檔案管理工作的工作模式，實現(xiàn)了從以實體保存為主要部分的傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理方式的轉(zhuǎn)變。

信息時代下檔案管理工作包含四個內(nèi)容：首先是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，在建設(shè)的過程當(dāng)中，檔案管理工作需要充分利用信息化的資源平臺，并且加強和當(dāng)?shù)仄髽I(yè)，政府部門的聯(lián)系溝通，加強聯(lián)動，從而能夠形成一個有序分級的信息化管理體系。其次檔案管理工作還要注重建設(shè)檔案信息化管理的準(zhǔn)則規(guī)范，根據(jù)現(xiàn)有的通用規(guī)范，層層推進(jìn)，逐步形成適合國家國慶的檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)制。此外針對資源管理建設(shè)，信息時代的檔案管理需要對各個檔案的管理資源進(jìn)行有效的整合，同時還需要逐步建立起一個數(shù)據(jù)豐富的檔案管理中心方便管理工作的有效開展。最后還有對系統(tǒng)軟件的開發(fā)，在開發(fā)的過程當(dāng)中要不斷提高系統(tǒng)軟件的高效性和綜合性。

2 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新面臨的問題

2.1 服務(wù)理念落后，工作人員專業(yè)素質(zhì)不足

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理的服務(wù)對象范圍也在不斷擴大，但是相應(yīng)的工作人員的服務(wù)理念卻沒有得到提升，涉及到一些社會經(jīng)濟(jì)，國家安全的檔案服務(wù)工作還存在著一些缺陷，服務(wù)方式的滯后在一定程度上限制了檔案管理工作的信息化推進(jìn)，此外，工作人員的專業(yè)素質(zhì)也會影響到管理工作的有效開展。工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不夠，因為自身的專業(yè)能力沒有得到考量和評測，所以在日常的工作當(dāng)中，這些工作人員可能無法滿足大眾的需求，服務(wù)不夠全面，一直依靠傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，自身技能不能進(jìn)一步拓寬，工作效率也就會變得低下，在很大的程度上限制了檔案管理工作的

發(fā)展。

2.2 普遍存在信息共享壁壘

目前，我國檔案管理仍然沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范，在對軟件的使用說明上仍然是一片混亂。同時應(yīng)用硬件也沒有能夠發(fā)揮出應(yīng)有的效果，檔案信息無法做到資源的共享，各個部門之間普遍存在著信息共享壁壘，檔案信息管理各自為營。由于整個流程未形成一個系統(tǒng)化的管理，所以信息資源之間的共享也就顯得特別少，而且在檔案的管理工作中，不同部門之間的層級關(guān)系也讓信息壁壘逐漸加深，同一個管理對象需要經(jīng)過多個部門的順序?qū)徟拍軕?yīng)用，這也在一定程度上降低了工作的效率，影響的是檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3 管理制度落后，管理系統(tǒng)不科學(xué)

由于中國的檔案管理工作信息化建設(shè)也才剛剛起步?jīng)]多久，所以有一些地方還是沿用的傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種模式重藏輕用，整個模式都是圍繞著一成不變的“接收檔案——保存檔案——查閱檔案——收回檔案”這個流程來開展服務(wù)的。這種傳統(tǒng)模式很難適應(yīng)時代的要求，落后的管理制度在實際的工作當(dāng)中會影響到工作展開。另外，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)是靜態(tài)文件保管基地，它是以案卷為單位來進(jìn)行管理，這種管理系統(tǒng)不僅死板，而且工作量巨大，實在不符合如今信息化的發(fā)展背景。

3 信息時代檔案管理工作創(chuàng)新問題解決策略

3.1 創(chuàng)新管理工作思維，提升管理人員素質(zhì)

檔案管理人員不僅要加強自己的專業(yè)能力培訓(xùn)，熟悉檔案的業(yè)務(wù)流程，掌握相關(guān)的系統(tǒng)操作和使用維護(hù)步驟。還要對社會經(jīng)濟(jì)的趨勢發(fā)展有著正確的判斷，能夠?qū)n案的獲取和管理進(jìn)行綜合整理以及分析，同時能夠改進(jìn)自身的服務(wù)理念，根據(jù)不同的服務(wù)對象合理安排工作，并加工出信息為社會服務(wù)。同時檔案管理人員也要能夠進(jìn)行獨立的思考，獨立思考能夠幫助管理人員突破傳統(tǒng)模式的束縛，能夠積極主動的投身到管理當(dāng)中來，從而能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并且可以提出創(chuàng)新性的建議。同時，管理人員還需要有較高的政治素養(yǎng)，鑒于檔案的特殊性，所以檔案的管理人員必須具備高度的使命感和責(zé)任意識，要堅守職業(yè)道德，保持檔案的真實性，恪守原則，將維護(hù)檔案的安全作為自己工作的最高使命。

3.2 規(guī)范統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)信息共享資源

首先要將檔案管理的內(nèi)容和范圍逐一明確下來，采用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式以及檔案著錄格式。通過建立中心樞紐來負(fù)責(zé)對所有文檔的系統(tǒng)運作，檔案的所有步驟都通過此處進(jìn)行傳遞，全程進(jìn)行跟蹤管理，讓每一個環(huán)節(jié)都能夠跟著預(yù)定的流程進(jìn)行，形成一個程序化的工作流程，這樣就可以幫助建設(shè)一個規(guī)范化的系統(tǒng)工程，從而能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享。另外可以嘗試將相關(guān)管理職能部門的工作模式由管理型向服務(wù)型進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而可以將之前需要進(jìn)行層次審批的流程變成同時進(jìn)行的協(xié)同服務(wù)，這樣就能夠大大加深各部門之間的交流與協(xié)同作用，進(jìn)一步幫助打破信息共享的壁壘。

3.3 利用科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，完善管理制度

有效開發(fā)利用檔案管理系統(tǒng)，可以嘗試著將檔案管理作為一個信息的傳輸中心，通過電子檔案形成以數(shù)據(jù)為單元的隨機存儲。檔案的編目整合也會是以1每份文件為單位來進(jìn)行管理，充分利用計算機龐大的數(shù)據(jù)計算量和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)健全電子文件和資料管理制度。這樣一方面可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提升工作效率，另一方面也會避免檔案數(shù)據(jù)的遺漏以及丟失。此外，還需要完善管理制度，對檔案信息的集中統(tǒng)一管理是最主要的一個方式，由于信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理可以和信息技術(shù)高度結(jié)合在一起，保證各個部門都能夠納入統(tǒng)一的檔案信息自動化的系統(tǒng)管理當(dāng)中，這樣就能夠提升管理效率，加快各個部門之間的協(xié)作效率和資源的獲取速度。

4 總結(jié)語

隨著信息化時代的到來，作為人們社會信息資源的重要部分，檔案的管理也顯得格外重要。通過利用信息技術(shù)的發(fā)展來進(jìn)行檔案管理，從而能夠為社會和大眾提供所需的信息資源，與時俱進(jìn)，更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)，這也是信息時代檔案人所要追求的一個目標(biāo)。

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