解析檔案管理中存在的問(wèn)題以及解決方法

許祺

摘 要：檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理是單位各項(xiàng)評(píng)估的重要內(nèi)容，也能真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)單位的面貌，也是令企業(yè)發(fā)展的重要條件。在一個(gè)單位中，檔案管理體現(xiàn)其基本的職能，這也是單位大數(shù)據(jù)的另一種表現(xiàn)形式。同時(shí)，也是評(píng)定一個(gè)單位綜合業(yè)務(wù)的主要依據(jù)，為單位下一步規(guī)劃起到?jīng)Q定性的作用。因此，檔案管理重中之重。隨著國(guó)家對(duì)檔案管理提出的嚴(yán)格要求，我國(guó)的管理制度也在不斷的完善，對(duì)檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，面對(duì)當(dāng)下的工作，如何更加規(guī)范化的開(kāi)展工作，還存在諸多問(wèn)題丞待解決，需要進(jìn)一步從實(shí)踐中去探討找到對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理對(duì)策；科學(xué)管理

1 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作懈怠認(rèn)知不夠

一直以來(lái)在部分單位，檔案管理工作存在認(rèn)知誤區(qū)，常常認(rèn)為這個(gè)工作可有無(wú)可，一個(gè)單位的檔案管理工作不被重視，重要的資料得不到保存。而這還是一項(xiàng)繁雜又重復(fù)的工作，也不容易取得驕人的工作成績(jī)，漸漸地，檔案管理人員的銳氣被磨平，面對(duì)大家的認(rèn)知誤區(qū)，也讓部分檔案管理人員開(kāi)始消極怠工，認(rèn)為自己的工作可有可無(wú)，即便是做好了也是默默無(wú)聞，正是這樣的偏見(jiàn)，也讓一些檔案管理人員不思進(jìn)取，工作上喪失積極性，工作也僅是對(duì)付了事，不僅影響了檔案工作的正常開(kāi)展，還滯后了原本應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。

1.2 檔案管理缺乏科技手段加強(qiáng)

在個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，有的是和人力資源的辦公室一起，文件混雜堆放在一起，導(dǎo)致一些文件丟失及破損，甚至北方炎熱的夏季，一些紙質(zhì)的老舊檔案因儲(chǔ)存不當(dāng)，存在了受潮或者沒(méi)邊的情況，一旦后期再查找起來(lái)?yè)p失很大，也造成了無(wú)法彌補(bǔ)的情況。因單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案管理的工作人員也沒(méi)有重視起來(lái)，工作做的十分敷衍。因信息需要錄入，工作人員的懶惰，也導(dǎo)致一些應(yīng)該錄入的檔案沒(méi)有及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，沒(méi)有達(dá)到辦公自動(dòng)化，影響了檔案的儲(chǔ)存及保存。因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的檔案室，也就導(dǎo)致檔案在管理上分配不清晰，存在一定的弊端。

1.3 檔案管理崗位人員不專(zhuān)業(yè)缺乏積極性

一個(gè)合格的檔案管理工作人員，具備較高的綜合素質(zhì)，其中包括對(duì)業(yè)務(wù)的熟練程度，以及對(duì)工作的專(zhuān)業(yè)性。因檔案工作有較高的銜接性，需要有一個(gè)長(zhǎng)期固定的人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和收集資料，一旦單位內(nèi)部檔案管理人員流動(dòng)性太大，也不利于信息的采集和收集，同時(shí)，也缺乏連貫性，因單位內(nèi)員工眾多，以及重要的單位資料也比較多，重新?lián)Q人再統(tǒng)計(jì)，增加時(shí)間成本，同時(shí)也容易遺漏重要資料。如果檔案管理人員沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作計(jì)劃，做工作都是隨機(jī)的去開(kāi)展，就缺乏系統(tǒng)性的規(guī)劃，這也要對(duì)工作人員開(kāi)展必要的崗前培訓(xùn)，要知道檔案管理的重要性，運(yùn)用好統(tǒng)計(jì)學(xué)或者相關(guān)學(xué)科的檔案管理方面的知識(shí)，積累更多的素材，保證該崗位人員的專(zhuān)業(yè)性。

2 檔案管理工作的對(duì)策與思考

2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

有了理論還要付諸于實(shí)踐，二者相結(jié)合才能達(dá)到完美的結(jié)果，首先要對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，從管理者自身就要提高認(rèn)知，其次，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓大家更加專(zhuān)業(yè)和敬業(yè)的做好本職工作，提高管理理念，更要有刻苦鉆研業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)能力，熱愛(ài)自己的本職工作，將檔案工作有條不紊的去開(kāi)展。一定要開(kāi)展業(yè)績(jī)考核，為做的好的檔案管理者做好褒獎(jiǎng)，調(diào)動(dòng)大家的積極性，營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，讓領(lǐng)導(dǎo)也給員工最大的支持，對(duì)于一些基礎(chǔ)性的問(wèn)題，可以經(jīng)常與主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行探討，將檔案工作更加系統(tǒng)化的開(kāi)展，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度，從而提升檔案管理的工作效率。

2.2 不斷學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)

做一行就要愛(ài)一行，一個(gè)員工如果自身不想進(jìn)步，作為單位領(lǐng)導(dǎo)也無(wú)法激發(fā)其學(xué)習(xí)的熱情。因此，如果想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，就要主觀能動(dòng)性的去學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，作為單位可以派出優(yōu)秀人才，到檔案管理的先進(jìn)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，從中得到提高。在提升自己的綜合能力方面，建議可以購(gòu)買(mǎi)相關(guān)書(shū)籍進(jìn)行自學(xué)，汲取先進(jìn)管理理念?？梢詤⒓优嘤?xùn)，從專(zhuān)業(yè)人士的角度去學(xué)習(xí)，查找自身的不足。系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)，認(rèn)知檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的核心內(nèi)容，熟練的掌握好檔案統(tǒng)計(jì)學(xué)。定期開(kāi)展技能培訓(xùn)或者比賽，讓管理檔案人員提高自身的危機(jī)感，及時(shí)提高自己的業(yè)務(wù)能力。

2.3 科學(xué)管理，規(guī)范操作

無(wú)規(guī)矩不成方圓，任何一個(gè)單位、一個(gè)人崗位，都需要有人去系統(tǒng)化的去管理。首先要完善管理制度，規(guī)范操作的具體細(xì)則。只有健全管理體制，才能讓檔案工作有條不紊的去開(kāi)展。在一個(gè)單位中發(fā)揮其重要的作用。企業(yè)檔案的具體內(nèi)容，涉及到重要的會(huì)議材料，其中有領(lǐng)導(dǎo)及員工間的重要會(huì)議通知以及領(lǐng)導(dǎo)的重要發(fā)言，以及公司內(nèi)部的紅頭文件公布等等。包括公司內(nèi)制定的各類(lèi)計(jì)劃，其中也有合作單位及客戶單位間的來(lái)往要件，都需要封存處理。因此加強(qiáng)檔案的管理至關(guān)重要，要求管理人員要從老舊的方式中沉底擺脫出來(lái)，要用現(xiàn)代化的方式去辦公，從而去提高應(yīng)有的工作效率，達(dá)到一個(gè)良好的

效果。

3 總結(jié)

因?yàn)樵跈n案錯(cuò)綜復(fù)雜的信息中，如何有效提取出所需信息是每一個(gè)管理層或者統(tǒng)計(jì)人員需要面對(duì)的事情，只有解決本文中提出的幾點(diǎn)問(wèn)題，才會(huì)更加有效地提高檔案管理的效率。時(shí)代在進(jìn)步，信息不斷更新，只有緊握時(shí)代脈搏，才能符合時(shí)代的發(fā)展需求，更從觀念上加強(qiáng)創(chuàng)新力，從中去探索出一條新的管理模式，為單位科學(xué)、合理化的加強(qiáng)檔案管理起到?jīng)Q定性的作用。

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