地勘單位文書檔案數(shù)字化的建設(shè)

莫艷

摘 要：地勘單位在工作開展中，文書檔案是整個(gè)工作的重點(diǎn)其保密性關(guān)系著整個(gè)單位的工作實(shí)施，因此必須對文書檔案管理的手段及技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大面積普及，文書檔案數(shù)字化的建設(shè)已被部分地勘單位應(yīng)用實(shí)施，為了更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的普及性對其進(jìn)行分析研究，具體如下。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè)；文書檔案；地勘單位；分析研究

近幾年，隨著地勘項(xiàng)目的批量性增加，傳統(tǒng)老套的文書管理方式及手段已經(jīng)很難滿足現(xiàn)在的發(fā)展局面。因此必須結(jié)合實(shí)際對現(xiàn)存的管理缺陷及技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行完善整改，將更先進(jìn)的更簡便的文書檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用到實(shí)際工作中來，從而更好的提高管理效率及工作效率。

1 文書檔案在地勘單位的現(xiàn)狀及數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 文書檔案在地勘單位的現(xiàn)狀

雖然信息化技術(shù)已普遍應(yīng)用，但部分地勘單位任使用傳統(tǒng)的方式對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行歸類整理，導(dǎo)致在各地勘單位文書檔案管理上出現(xiàn)各式各樣的問題。最常見的有：1）在行資料整理或查找時(shí)比較費(fèi)時(shí)；2）遇到潮濕地段資料會出現(xiàn)受潮現(xiàn)象；3）隨著時(shí)間的不斷推移檔案資料越堆越多所占空間也會越來越多，而且地段分布不同，資料歸類整理也不盡相同，這就導(dǎo)致管理所需成本要相對高額化；4）現(xiàn)如今還有很多地勘單位對于資料管理重視度不是很高，沒有專門的檔案管理部門，導(dǎo)致在文書整理上比較混亂，容易出現(xiàn)丟檔或泄露內(nèi)部檔案資料的現(xiàn)狀[1]。因此必須對文書檔案的管理進(jìn)行加強(qiáng)改善，將更多新科技新手段應(yīng)用到現(xiàn)有管理技術(shù)之上。

1.2 應(yīng)用數(shù)字化建設(shè)的意義

綜上述得知，傳統(tǒng)的文書管理方法存在很多顯性及隱形的問題，因此有必要對傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行變革完善，將數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用到地勘文書檔案管理中來，不僅能解決現(xiàn)有的問題還能使現(xiàn)有的文書檔案管理手段更加完美，因此應(yīng)用數(shù)字化建設(shè)的意義就顯得非常重要。該意義主要體現(xiàn)在：1）替代傳統(tǒng)化縮短與現(xiàn)代信息科技之間的距離；2）文書檔案管理的安全性及工作效率性得到了提升改善；3）積極響應(yīng)了國家相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的各項(xiàng)數(shù)字信息化建設(shè)的要求?？傊诳茖W(xué)技術(shù)的不斷提升下，為了保證后期資料的真實(shí)可行性需對文書檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新完善。

2 數(shù)字化建設(shè)的措施及內(nèi)容

2.1 建立完善的管理系統(tǒng)

想要將數(shù)字化建設(shè)在地勘單位文書檔案管理中更好的應(yīng)用實(shí)施，必須建立完善的檔案管理體系及管理系統(tǒng)。這就需要上級管理層領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行重視，制定相關(guān)的管理體系，并且引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，從而提高整個(gè)數(shù)據(jù)管理的工作效率及數(shù)字的精準(zhǔn)性。進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入時(shí)需對管理人員進(jìn)行心系統(tǒng)的培訓(xùn)，從綜合角度出發(fā)不僅要對系統(tǒng)操作進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)培訓(xùn)，對于工作者的責(zé)任心與耐心也許進(jìn)行培養(yǎng)完善，確保工作質(zhì)量[2]。同時(shí)將資料數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)時(shí)，為了保證資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度，可借助掃描系統(tǒng)對文書檔案進(jìn)行掃描錄入，慢慢將其添加至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，該操作簡單且節(jié)約時(shí)間而且在進(jìn)行檔案校對時(shí)容易對漏掉的文檔進(jìn)行及時(shí)的填補(bǔ)

完善。

2.2 建立獨(dú)立的網(wǎng)站系統(tǒng)

管理系統(tǒng)逐漸添加完善后，為了實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)資料鑒定查詢就需要對網(wǎng)站系統(tǒng)進(jìn)行初步建立及完善。主要是對文檔資料進(jìn)行共享模式的實(shí)施，這就需要技術(shù)人員將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中，實(shí)現(xiàn)資料共享模式，從而提高地勘單位文書數(shù)字化建設(shè)的真正實(shí)施[2]。在建立網(wǎng)站系統(tǒng)時(shí)需要與相關(guān)政府人員進(jìn)行干預(yù)溝通，在取得獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)權(quán)限后開展實(shí)施網(wǎng)絡(luò)共享，為了更方便后期工作者對檔案資料的查詢應(yīng)用，須慢慢完善資料查詢方式。如根據(jù)項(xiàng)目類型查詢或根據(jù)區(qū)域范圍進(jìn)行查詢，總之完善查詢方式提高工作者系統(tǒng)操作水平可以更好實(shí)施網(wǎng)站系統(tǒng)的作用。

2.3 建立合理的監(jiān)管體系

科學(xué)合理的管理體現(xiàn)可以提高工作效率，在建立好管理系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后需建立合理的監(jiān)管體系，只有這樣才能提高文書檔管理的質(zhì)量，提高地勘單位的整體工作效率。因此在進(jìn)行科學(xué)合理的監(jiān)管體系建立時(shí)須做到以下幾點(diǎn)：1）確保原文檔資料信息錄入的真實(shí)性；2）在進(jìn)行數(shù)字化文書檔案系統(tǒng)建立時(shí)對電子文件進(jìn)行監(jiān)管完善，重視錄入及收集方式；3）文書檔案數(shù)字化系統(tǒng)在投入使用后，工作人員需對使用過程中出現(xiàn)的問題及不足之處進(jìn)行記錄反映，為系統(tǒng)技術(shù)維修人員提供系統(tǒng)優(yōu)化依據(jù)，從而更好的提高整體工作效率[3]。

3 數(shù)字化建設(shè)在文書檔案應(yīng)用中的注意事項(xiàng)

3.1 保管原文件確保依據(jù)性

地勘單位文書檔案形式多樣化，實(shí)施電子檔案錄入時(shí)須對各個(gè)檔案進(jìn)行拆檔錄入會出現(xiàn)不同程度的混亂現(xiàn)象，尤其是在傳統(tǒng)書面性文檔管理之下。稍不留意就會出現(xiàn)錯(cuò)錄、漏入的情況。因此，工作者在進(jìn)行電子文檔錄入時(shí)必須建立完善的錄入措施。如實(shí)施兩人一組協(xié)作錄入，或根據(jù)檔案時(shí)間或類型分批錄入等，在進(jìn)行原文件錄入時(shí)可對同一檔案袋里的內(nèi)容進(jìn)行編碼錄入，這樣在進(jìn)行原文檔電子掃描時(shí)可以減少混亂現(xiàn)象，提高掃描件質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)文書檔案檢查保證質(zhì)量

想要確保文書檔案質(zhì)量，加強(qiáng)初審、復(fù)審環(huán)節(jié)是最有效且最關(guān)鍵的途徑之一，因此必須注重該環(huán)節(jié)的實(shí)施。在進(jìn)行文書檔案核對時(shí)必須對這幾點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)密的校驗(yàn)核對，掃描圖像的清晰度包括數(shù)字、文字、圖標(biāo)等；整個(gè)文檔是否完整，包括文檔排序是否正確、有沒有漏件等，從而更好的體現(xiàn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施。

3.3 做好保管工作實(shí)現(xiàn)保密性

文檔資料是整個(gè)地勘單位的重要文件，因此必須對保密性進(jìn)行嚴(yán)格的把控管理。如對高密性的文檔進(jìn)行加密管理或設(shè)立專門的管理人員進(jìn)行管理，對于紙質(zhì)文檔直接采取保險(xiǎn)柜管理或成立專門的檔案室。只有這樣才能更好做好文檔保密性，確保資料信心不會外漏[4]。

4 結(jié)束語

總之，隨著競爭局勢的日益增加，地勘單位對于文書檔案管理工作越來越重視。想要將數(shù)字化建設(shè)更好的應(yīng)用與各個(gè)地勘單位文書檔案管理中，需結(jié)合實(shí)際情況對文書檔案管理措施及管理技術(shù)進(jìn)行不斷的完善改進(jìn)，更好的適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)化工作效率。

參考文獻(xiàn)

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