國企檔案管理的重要性及有效措施探討

譚婧

摘 要：國企檔案管理是管理到企業(yè)綜合管理水平的一項重要因素，這就需要企業(yè)管理層盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，注重檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，在設(shè)施配置、人員隊伍建設(shè)中給予更多支持，進一步提高檔案資源的應(yīng)用價值，尤其需要加大企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐，使檔案工作真正服務(wù)于企業(yè)管理。

關(guān)鍵詞：國企檔案管理；重要性；有效措施

1 國企檔案管理的重要性分析

檔案管理是文件管理的有效方法，合理的檔案管理方式不僅能夠減少檔案搜索時間，而且還能有效降低檔案管理人員的工作量。企業(yè)檔案雖然是一種記錄歷史的材料，但是在企業(yè)的發(fā)展中，檔案記錄可以作為企業(yè)未來發(fā)展選擇中的重點輔助內(nèi)容。在改革的進程中，大型國有企業(yè)也逐漸朝著多元化、集團化的方向發(fā)展，集團公司和所屬子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系，在這種關(guān)系中，檔案管理的行政作用被進一步弱化。企業(yè)檔案信息資料的形成，同企業(yè)管理、生產(chǎn)、運營各個方面息息相關(guān)，是對企業(yè)發(fā)展變化過程的記錄。現(xiàn)在，企業(yè)檔案的組成除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，還有圖片、錄音、錄像等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案材料可以為未來行政策劃、管理決策提供依據(jù)，以提升行政管理工作的科學(xué)性和可操作性。在企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展中，會計檔案和涉及企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的文書檔案，都能夠作為企業(yè)制定經(jīng)濟財物風(fēng)險管理方案的基礎(chǔ)，保證企業(yè)財務(wù)穩(wěn)定；在企業(yè)文化建設(shè)中，檔案材料是管理者提煉企業(yè)精神，凝聚企業(yè)思想，提升企業(yè)凝聚力和競爭力的重要途徑；在企業(yè)遇到法律問題時，檔案儲存可以作為證據(jù)出現(xiàn)在法庭上，抵御法律風(fēng)險?？傊?，通過做好企業(yè)檔案管理，有利于企業(yè)更加良好、長遠、穩(wěn)定地發(fā)展。

2 國有企業(yè)檔案管理工作存在問題及原因

2.1 管理組織不完善

新時期嶄新的市場環(huán)境加速了國企改革步伐，國企管理模式較之以往也有了巨大變化，不少企業(yè)的檔案部門相繼被撤銷，有些則被降級，甚至不少企業(yè)已經(jīng)不再特設(shè)檔案管理部門和專職管理人員，檔案管理被分散不同部門兼任，這樣的組織管理形式嚴重影響了國企檔案管理能效，進而使檔案管理處于無序狀態(tài)。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在國有企業(yè)常規(guī)管理中，檔案管理并非一項硬性任務(wù)，而且管理質(zhì)量與企業(yè)利潤價值之間沒有直接聯(lián)系，這就造成檔案管理崗位職能被忽視，工作成績不被認可。而且檔案管理部門已經(jīng)成為國企內(nèi)部的“閑職”，管理人員多由其他部門人員轉(zhuǎn)崗而來，這些轉(zhuǎn)崗人員沒有檔案管理經(jīng)驗，而且也沒有接受崗前培訓(xùn)，甚至一些人員之前從未接觸過檔案管理。這樣的人員素質(zhì)和檔案管理崗位結(jié)構(gòu)往往造成管理能效低下、管理專業(yè)性不足、工作隨意性較高等問題，難以真正發(fā)揮國企檔案管理的應(yīng)有作用。

2.3 管理與服務(wù)脫節(jié)

從當(dāng)前國企檔案管理情況來看，“僵檔”、“死檔”比例較高，這些檔案文本束之高閣，難以為企業(yè)發(fā)展提供必要的服務(wù)。在檔案記錄形式上以文字為主，缺乏影像、圖片、音頻等多元化檔案格式，導(dǎo)致企業(yè)檔案內(nèi)容過于單一。而且一些國企檔案資源流失嚴重，在改革發(fā)展中一些部門資料不能及時入檔保存，造成資料移交、轉(zhuǎn)接過程中被遺失。還有些部門為了操作方便，自行保管部門檔案，進而造成檔案斷代。陳舊的管理方式造成檔案查找困難，檔案服務(wù)意識不足，最終影響檔案使用效果。

3 國企檔案管理工作的完善對策

3.1 增強檔案管理意識

較強的檔案管理意識是提升國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要積極轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念，深刻地認識到檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展中的重要性作用，加強對檔案管理工作的認識。因為國有企業(yè)檔案管理工作長期得不到重視，所以針對檔案管理人員檔案管理意識的培養(yǎng)也不可能是一朝一夕的，國有企業(yè)要不斷加大檔案管理知識的宣傳力度，促使企業(yè)管理者和員工深入了解檔案管理的作用，增強他們的檔案管理意識，為國有企業(yè)檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造良好的條件。

3.2 健全檔案管理制度

國有企業(yè)要積極健全檔案管理制度，同時還要保證檔案管理制度的可操作性與實用性，為創(chuàng)新檔案管理工作方式和提升檔案管理效果奠定基礎(chǔ)。國有企業(yè)要大膽創(chuàng)新檔案管理方式，積極借鑒發(fā)達國家和世界著名企業(yè)的檔案管理模式，積極放開檔案的使用權(quán)和管理權(quán)，逐步形成一種全新的檔案監(jiān)管制度。如建立健全“三位一體”的檔案管理制度，這種檔案管理制度的核心是將現(xiàn)有的管理流程、管理方法和收集檔案資料的標準進行建設(shè)、整合、協(xié)調(diào)，統(tǒng)一配合，有效避免檔案整理不完整和企業(yè)內(nèi)各職能部門配合不默契的不良現(xiàn)象，促使國有企業(yè)檔案管理平臺建設(shè)的合理化和科學(xué)化，從而提升國企檔案管理的綜合水平。

3.3 全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人才是檔案管理工作得以順利開展的重要保障，國有企業(yè)要高度重視檔案管理人員的選用，盡可能地選擇一些細心、有耐心和具備檔案管理專業(yè)知識的管理人員從事檔案管理工作。其次，國有企業(yè)要定期對檔案管理人員開展專業(yè)性知識培訓(xùn)活動，增強他們的檔案管理意識和責(zé)任感，提升管理人員的專業(yè)技能水平，積極引導(dǎo)和鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的文件，不斷提升大家的工作能力。再次，檔案管理人員自身也要加強檔案管理知識的學(xué)習(xí)，遇到難以理解的問題要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)、同事和專家請教，不斷拓寬自身的視野和提升自身的綜合素質(zhì)，為提高檔案管理的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。最后，國有企業(yè)要加大高素質(zhì)檔案管理人才的引進力度，這樣不僅能夠壯大檔案管理人才隊伍，還為檔案管理人員樹立了優(yōu)秀的榜樣，在高素質(zhì)檔案管理人才的帶領(lǐng)下，國有企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)勢必會得到快速提升。

3.4 創(chuàng)新管理方法，增強檔案管理的可靠性

國有企業(yè)要積極構(gòu)建完善的信息征集和接收制度，努力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案文件移交方式，充分利用信息化技術(shù)進行檔案文件的移交，增強檔案文件收集的全面性與及時性。其次，國有企業(yè)要不斷創(chuàng)新檔案管理方法，及時收集與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展密切相關(guān)的音頻、錄像和圖片等信息，并將重要檔案資料備份，避免意外情況發(fā)生對檔案資料管理帶來的不利影響。最后，國有企業(yè)要積極建立龐大、高效的檔案管理信息系統(tǒng)，并加強防火墻等網(wǎng)絡(luò)防護技術(shù)的應(yīng)用，切實保障檔案資料的安全性，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.5 加大對檔案管理工作的資金投入

檔案管理硬件和軟件設(shè)施的質(zhì)量直接決定著檔案管理的效果，國有企業(yè)要不斷加大檔案管理工作的資金投入，建設(shè)標準化和現(xiàn)代化的檔案庫房，及時更新檔案保存柜，定期檢查檔案管理硬件設(shè)施的安全性，一旦出現(xiàn)潮濕、腐爛等不利于檔案保存的情況，要及時采取有效措施給予解決，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實保障紙質(zhì)檔案存放的安全性。此外，國有企業(yè)還要重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，積極購置先進的、安全性高的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)論

近年來，隨著經(jīng)濟全球化進程的逐步加快，市場競爭環(huán)境也日益激烈，國有企業(yè)在追求經(jīng)濟效益和社會效益的同時，還要充分意識到檔案管理對于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展過程中的積極作用，積極關(guān)注當(dāng)前檔案管理工作中存在的各種問題，并采取有效措施給予解決，不斷完善檔案管理制度和豐富檔案管理方式方法，提升檔案管理的效果和質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案資料在企業(yè)成長與發(fā)展過程中的借鑒性作用，增強企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定的科學(xué)性與實效性，完善國有企業(yè)的管理制度，推動國有經(jīng)濟又好又快發(fā)展。

參考文獻

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