從干部人事檔案審核看人事檔案管理

徐曉東

摘 要：本篇文章是對(duì)干部人事檔案審核的一個(gè)論述。并基于此對(duì)人事檔案管理做了研究。具體來(lái)說(shuō)，本篇文章是從關(guān)于干部人事檔案方面出現(xiàn)的問(wèn)題以及其原因的分析入手，分析其在出生日期方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因、在參加工作的時(shí)間方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因、在學(xué)歷材料方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因。然后據(jù)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策。即將檔案意識(shí)深入職工的心中、加強(qiáng)部門(mén)管理人員意識(shí)的培養(yǎng)、加強(qiáng)管理和溝通模式的建設(shè)并對(duì)監(jiān)督機(jī)制不斷進(jìn)行完善、對(duì)工作方法方面不斷加強(qiáng)管理。希望為檔案管理部門(mén)在人事檔案材料審核方面提供可以參考的意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；審核；管理

因?yàn)榉N種原因，有些干部的人事檔案管理材料出現(xiàn)了檔案造假的問(wèn)題或者最嚴(yán)重的是除了性別全是假的干部。具體來(lái)說(shuō)，是在出生日期方面出現(xiàn)差錯(cuò)，在參加工作的時(shí)間方面出現(xiàn)誤差，在學(xué)歷材料方面材料不齊全。對(duì)于這些問(wèn)題，需檔案材料管理部門(mén)需要高度重視，必須將檔案意識(shí)深入職工的心中，加強(qiáng)部門(mén)管理人員意識(shí)的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理和溝通模式的建設(shè)并對(duì)監(jiān)督機(jī)制不斷進(jìn)行完善，對(duì)工作方法方面不斷加強(qiáng)管理。如此，才能保證干部的檔案材料審核不出錯(cuò)。

1 關(guān)于干部人事檔案方面出現(xiàn)的問(wèn)題以及其原因的分析

關(guān)于干部人事檔案方面出現(xiàn)的問(wèn)題以及其原因的分析，主要從三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行論述。即在出生日期方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析、在參加工作的時(shí)間方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析、在學(xué)歷材料方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析。以下就這幾個(gè)方面問(wèn)題和原因分析展開(kāi)詳細(xì)論述。

1.1 在出生日期方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析

這一方面出現(xiàn)的問(wèn)題，主要是干部的出生日期表現(xiàn)在檔案材料上出現(xiàn)誤差。也就說(shuō)在檔案材料上出生日期一欄，干部的出生日期前后不是同一個(gè)時(shí)間。具體表現(xiàn)出來(lái)的是，或是出生日期前面時(shí)間比后面時(shí)間多，或是出生日期被或明顯或不明顯地修改過(guò)。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因一般主要是從兩個(gè)方面來(lái)說(shuō)。一是檔案本人自身的問(wèn)題。有些人的出生日期在農(nóng)歷和陰歷方面出現(xiàn)了交錯(cuò)。前面用的是陰歷的出生日期，后面用的是農(nóng)歷的出生日期[1]。這就導(dǎo)致出現(xiàn)出生日期前后有區(qū)別的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理人員工作增添麻煩。有一些人在填寫(xiě)檔案時(shí)不夠重視，導(dǎo)致填錯(cuò)出生日期。還有一些人上學(xué)期間想入團(tuán)，但是可能自身的年齡不到入團(tuán)年齡，所以就對(duì)年齡做了更改。但是也不排除一些人為了獲得更好地待遇涂改自己的年齡。這就需要嚴(yán)厲打擊了。二是檔案管理人員對(duì)檔案的審理過(guò)程不夠細(xì)致，導(dǎo)致這些問(wèn)題被忽視。

1.2 在參加工作的時(shí)間方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析

在參加工作的時(shí)間方面出現(xiàn)的問(wèn)題，主要是檔案材料上顯示的參加工作時(shí)間前面和后面出現(xiàn)誤差。具體表現(xiàn)出來(lái)的是在檔案材料參加工作時(shí)間一欄出現(xiàn)時(shí)間誤差。出現(xiàn)這種問(wèn)題的原因，一方面是當(dāng)事人的粗心導(dǎo)致這個(gè)問(wèn)題。當(dāng)事人在填寫(xiě)檔案材料時(shí)，可能因?yàn)闀r(shí)間過(guò)久，記憶模糊，又不愿意查找時(shí)間，就填寫(xiě)了大概的時(shí)間，這就導(dǎo)致其在時(shí)間上產(chǎn)生了誤差。另一方面是當(dāng)事人出于謀私的心態(tài)做出的更改參加工作時(shí)間的舉動(dòng)。這是因?yàn)閰⒓庸ぷ鞯臅r(shí)間影響到各方面的待遇以及退休的問(wèn)題。

1.3 在學(xué)歷材料方面出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析

在這一方面表現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題是，有些人的學(xué)歷材料不齊全。具體是有些人的參加高考的報(bào)名表缺失以及其本科或研究生學(xué)歷授予的學(xué)位決議書(shū)缺失。這些問(wèn)題讓檔案材料管理部門(mén)的管理人員束手無(wú)策。對(duì)于其產(chǎn)生的原因一般是因?yàn)橛行┤说膶W(xué)歷不是國(guó)內(nèi)學(xué)歷[2]。國(guó)內(nèi)和國(guó)外對(duì)于學(xué)歷材料的檔案管理要去不一樣。這讓檔案管理部門(mén)的工作人員無(wú)法以國(guó)內(nèi)的檔案管理要求對(duì)其進(jìn)行管理。還有一部分是因?yàn)閲?guó)內(nèi)各個(gè)大學(xué)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。再加上檔案管理人員在對(duì)審核材料時(shí)不認(rèn)真，這就使得這一問(wèn)題被如此忽視，加大后來(lái)單位的檔案管理難度。

2 措施

針對(duì)于當(dāng)前出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題，主要從四個(gè)方面來(lái)采取措施。分別是將檔案意識(shí)深入職工的心中、加強(qiáng)部門(mén)管理人員意識(shí)的培養(yǎng)、加強(qiáng)管理和溝通模式的建設(shè)并對(duì)監(jiān)督機(jī)制不斷進(jìn)行完善、對(duì)工作方法方面不斷加強(qiáng)管理。

2.1 將檔案意識(shí)深入職工的心中

針對(duì)于以上出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者提出將檔案意識(shí)深入職工的心中。這就是要求在日常工作當(dāng)中，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人員，要定期開(kāi)展關(guān)于檔案管理方面的講座或者宣講會(huì)。讓檔案管理部門(mén)的工作人員從意識(shí)層面意識(shí)到檔案管理的重要性。其次，每周一開(kāi)展一次工作會(huì)議。主要是對(duì)于上周的工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)本周工作的展開(kāi)制定規(guī)劃，讓檔案管理部門(mén)的人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)糾正這些問(wèn)題[3]。這樣，檔案管理部門(mén)的工作就會(huì)從意識(shí)層面重視對(duì)檔案材料的審核，讓檔案材料減少誤差。

2.2 加強(qiáng)部門(mén)管理人員意識(shí)的培養(yǎng)

加強(qiáng)部門(mén)管理人員意識(shí)的培養(yǎng)，主要是要求檔案管理人員在工作之中嚴(yán)格按照國(guó)家對(duì)于檔案管理這一塊的要求開(kāi)展工作。并時(shí)刻關(guān)注國(guó)家在檔案管理方面的動(dòng)態(tài)，不斷地接收檔案管理方面最新的知識(shí)，提高自身在這一方面的知識(shí)掌握能力，更好地應(yīng)用到工作當(dāng)中，讓檔案管理這一方面的工作進(jìn)行得越來(lái)越好。此外，檔案管理部門(mén)的工作人員還要加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案材料中出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)解決。如此，就能保證檔案材料的完整性和真實(shí)性。

2.3 加強(qiáng)管理和溝通模式的建設(shè)并對(duì)監(jiān)督機(jī)制不斷進(jìn)行完善

加強(qiáng)管理和溝通模式的建設(shè)，就是說(shuō)要不斷地加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的管理模式的建立。同時(shí)，不斷地加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)之間的溝通。這樣雙方在檔案材料的工作就能更快地對(duì)接，且減少工作上的失誤。

對(duì)監(jiān)督機(jī)制不斷進(jìn)行完善，就是說(shuō)相關(guān)單位可以不斷對(duì)本單位對(duì)于檔案材料管理方面的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善。一般來(lái)說(shuō)，更多的是建立責(zé)任追究制度。具體來(lái)說(shuō)，就是對(duì)于檔案材料出現(xiàn)問(wèn)題的干部，要對(duì)其追究責(zé)任，看其是屬于哪一方面的原因?qū)е聶n案材料出現(xiàn)問(wèn)題[4]。如果是自身粗心導(dǎo)致，可以從輕處理。但是，如果是出于為自己謀私導(dǎo)致，一定要追究到底，包括當(dāng)初替其審核資料的工作人員的責(zé)任也要追究。在追究責(zé)任的過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)是工作人員有意為之，一定要嚴(yán)肅處理。這樣，就可以從制度方面規(guī)避檔案材料出錯(cuò)。

2.4 對(duì)工作方法方面不斷加強(qiáng)管理

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，對(duì)于檔案材料管理人員的工作方法也是時(shí)候做出改變了。檔案材料管理人員可以借用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，構(gòu)建干部的電子檔案。這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)干部檔案出現(xiàn)的問(wèn)題，也能更好地保存干部的人事檔案。當(dāng)然，對(duì)于紙質(zhì)的檔案材料也是需要的。在紙質(zhì)檔案材料管理方面，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料管理的審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其檔案存在的問(wèn)題，并記錄下來(lái)。然后對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的干部，該補(bǔ)充材料的補(bǔ)充材料，該追究責(zé)任的追究責(zé)任，該更正材料的更正材料。如此，就能保證檔案材料的管理更加專(zhuān)業(yè)化，檔案材料信息正確和完整。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于干部的檔案審核工作必須嚴(yán)格按照要求來(lái)開(kāi)展。必須將檔案意識(shí)深入職工的心中，加強(qiáng)部門(mén)管理人員意識(shí)的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理和溝通模式的建設(shè)并對(duì)監(jiān)督機(jī)制不斷進(jìn)行完善，對(duì)工作方法方面不斷加強(qiáng)管理。這樣，人事檔案管理方面的工作才能引起相關(guān)部門(mén)的重視，不斷地改進(jìn)工作中存在的問(wèn)題，更好地服務(wù)于檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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