探析檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展

鐘美瑜

摘要檔案數(shù)字化建設(shè)的社會背景就是網(wǎng)絡(luò)信息時代，將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境特性和檔案管理組織機(jī)構(gòu)服務(wù)特點相互結(jié)合，深入研究并分析檔案工作的發(fā)展十分有必要。在這種情況下，文中把檔案的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)做重點研究內(nèi)容，針對與其相關(guān)的問題展開深入地研究與分析，希望能夠提供有價值的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞檔案 數(shù)字化建設(shè) 發(fā)展探析

伴隨數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，我國數(shù)字文件的數(shù)量顯著提-高，為檔案數(shù)字化管理的工作也備受國內(nèi)大部分專家與學(xué)者的重視?；诖?，數(shù)字化檔案的發(fā)展也將成為檔案工作未來的必然趨勢，有效地轉(zhuǎn)變了檔案工作人員自身的思想。所以，針對檔案數(shù)字化的建設(shè)以及發(fā)展展開進(jìn)一步地探究十分有必要。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)概述

（一）基本內(nèi)容

新時期背景下，檔案的數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展一般可以涵蓋兩個不同的層面，具體表現(xiàn)在目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化。其中，目錄數(shù)字化具體指的是通過對檔案著錄標(biāo)引的應(yīng)用，科學(xué)合理地制定目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，而全文數(shù)字化指的則是對檔案的全文以圖像文件的方式保存，或者是通過光學(xué)字符技術(shù)識別完成保存。

通常情況下，檔案數(shù)字化工作的開展，其主要包含的內(nèi)容可以細(xì)化成三個不同的部分：

首先，檔案資源整理的數(shù)字化。具體指的就是借助數(shù)字技術(shù)，通過數(shù)字化形式保存檔案信息，確保電子文件的規(guī)范性，增強(qiáng)辦公自動化效果。

其次，檔案數(shù)字化信息資源庫。主要的功能就是維護(hù)并升級檔案信息軟件。

最后，在有效構(gòu)建數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的過程中，應(yīng)將檔案信息的內(nèi)容上傳至互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，這樣就能夠在網(wǎng)絡(luò)的作用下實現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。作為用戶即可借助開放式網(wǎng)絡(luò)檢索國內(nèi)與國外檔案資源。

（二）具體特點

眾所周知，檔案數(shù)字化的應(yīng)用建設(shè)不可或缺的載體就是現(xiàn)代技術(shù)，能夠?qū)一蛘呤巧鐣?dāng)中具有較高保存價值的文字、圖表以及聲像等予以保存。特點一般表現(xiàn)為四個方面：

1.識讀信息的非人工.勝。在檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用的過程中，數(shù)字代碼是記錄的主要形式，通過對計算機(jī)軟件程度的應(yīng)用達(dá)到解碼的目標(biāo)，并且恢復(fù)到初始狀態(tài)加以識讀。

2.系統(tǒng)的依賴性。管理檔案數(shù)字化的過程中，必須充分利用計算機(jī)軟件系統(tǒng)，將系統(tǒng)作用充分發(fā)揮出來。如果面對計算機(jī)軟件系統(tǒng)和原有系統(tǒng)無法兼容的情況，要及時采取調(diào)配的措施，確保檔案信息內(nèi)容可讀。

3.信息內(nèi)容易變性。如果全新計算機(jī)系統(tǒng)與程序無法實現(xiàn)解碼，原有信息資料被刪除的幾率會更高，但這同樣也是檔案信息管理工作中無法規(guī)避的問題。

4.其他特征。對于檔案數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)的過程來講，其他的特點具體表現(xiàn)在檔案信息的可流動性方面，而且信息和媒體還能夠有效集成。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題以及解決措施闡釋

（一）檔案資源數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化取舍

較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，數(shù)字化檔案的運用在資源使用、文件保護(hù)與文件檢索方面的優(yōu)勢顯而易見。在館藏海量資源中，實現(xiàn)所有資源的數(shù)字化建設(shè)并不是必要工作，不僅會消耗大量的人力與財力，浪費的情況也時常發(fā)生。

針對以上問題，在開展檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)遵循基本原則，科學(xué)合理地選擇并確定需要實現(xiàn)數(shù)字化的館藏檔案原件。在實踐過程中，應(yīng)保證珍貴、重點與特色檔案優(yōu)先實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，特別是與檔案館特色以及文化相吻合的檔案資源，將其當(dāng)做數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)先對象。

（二）檔案數(shù)字化文件忠實還原原件

全面建設(shè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)有兩方面：一方面，為永久保存檔案，其一就是借助數(shù)字化載體將紙質(zhì)原件進(jìn)行替代，達(dá)到長期保管目標(biāo)，其二則是針對關(guān)鍵性紙質(zhì)原件予以復(fù)制保管，以實現(xiàn)數(shù)字化復(fù)本的目標(biāo)。另一方面，便于讀者的利用。在利用過程中，可以細(xì)化成兩種類別，即網(wǎng)絡(luò)化利用與非網(wǎng)絡(luò)化利用。而網(wǎng)絡(luò)化利用也是數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，非網(wǎng)絡(luò)化利用通常被應(yīng)用在重要文獻(xiàn)發(fā)行與出版領(lǐng)域。

在建設(shè)檔案資料數(shù)字化的過程中，明確指出要保留檔案原有內(nèi)涵，偏差與出入都是不允許出現(xiàn)的，有效地規(guī)避對于檔案使用價值的負(fù)面作用。為此，在檔案的數(shù)字化建設(shè)方面，要將檔案資料內(nèi)容真實地體現(xiàn)出來。在此基礎(chǔ)上，檔案數(shù)字化建設(shè)還要嚴(yán)格遵循《數(shù)字化加工規(guī)范》具體要求，并將其當(dāng)做重要的參考依據(jù)。對檔案數(shù)值化制作方面，掃描選擇使用的分別率應(yīng)為bit真彩并超過300dpi。另外，在選擇保存格式方面，最常見的是JPG格式，如果在光盤中保存，需選擇使用DJYU的壓縮格式，進(jìn)而將檔案進(jìn)行高清還原，使得實際顯示的音像或者是圖像都和原有檔案資料保持一致。

（三）數(shù)字檔案保存技術(shù)應(yīng)用

基于信息化建設(shè)的深入推進(jìn)與電子政務(wù)發(fā)展，檔案信息化建設(shè)工作隨之開展，特別是聲像與數(shù)字化檔案數(shù)量不斷增加。其中，光盤的保存方式能夠確保較大的存儲量，而且價格不高，使用的壽命較長，實際的應(yīng)用便利，為此在長期發(fā)展的過程中成為檔案系統(tǒng)應(yīng)用最普遍的電子數(shù)據(jù)存儲方式。但需要注意的是，使用光盤對電子檔案存儲的過程中，還會遇到光盤選用指標(biāo)與數(shù)據(jù)刻錄方式等諸多問題。

基于此，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要保證數(shù)字檔案載體光盤的合理選擇，在歸檔方面使用檔案級光盤，積極開展光盤數(shù)據(jù)的安全監(jiān)控工作，以保證全面監(jiān)管光盤的性能以及相關(guān)參數(shù)，增強(qiáng)光盤當(dāng)中的檔案數(shù)據(jù)安全水平。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)積極構(gòu)建數(shù)字檔案長期保管與維護(hù)的數(shù)據(jù)倉儲TDR系統(tǒng)，將數(shù)字倉儲與保存領(lǐng)域國際標(biāo)準(zhǔn)要求合理地選用OAIS參考模型，從而確保數(shù)字檔案資源保存的時效性。

（四）人工校對問題與解決措施

在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，對掃描技術(shù)、存儲技術(shù)以及多媒體技術(shù)等相關(guān)高新技術(shù)進(jìn)行了合理地運用，使得不同類型檔案載體資源能夠向數(shù)字化信息方面轉(zhuǎn)化，但在實際轉(zhuǎn)化的過程中，受到操作系統(tǒng)偏差因素與工作人員失誤因素的影響，直接影響了檔案資料的真實性。

針對以上問題，在糾偏時應(yīng)借助人工抽檢與補(bǔ)充的方式。在文字檔案數(shù)字化建設(shè)方面，在OCE識別技術(shù)的作用下，將掃描圖片有效地轉(zhuǎn)變成雙層PDF。但因為OCR識別技術(shù)對紙質(zhì)檔案的要求相對較高，所以如果紙質(zhì)檔案的保存時間較長且保存效果不理想，那么在識別率方面也不會取得理想成績，對檢索的質(zhì)量與效果帶來嚴(yán)重的影響?；诖?，應(yīng)將人工校對和OCR識別技術(shù)有機(jī)結(jié)合，如果文字無法被OCR識別技術(shù)識別出來，應(yīng)通過手工方式著錄。這樣一來，就能夠保證文獻(xiàn)全文的檢索效率得以提升，縮短了實際消耗的時間，一定程度上增強(qiáng)了檔案數(shù)字化建沒效率。

三、結(jié)語

綜上所述，在檔案數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)方面，主要是對多樣化現(xiàn)代技術(shù)予以應(yīng)用，實際的資金投入較大，且開發(fā)周期長，具有一定的復(fù)雜性。在這種情況下，有必要加深對檔案數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)的探索力度。但在實踐過程中，檔案的數(shù)字化建設(shè)始終存在一定的問題需要解決，為此，應(yīng)始終秉承積極向上的態(tài)度，對檔案數(shù)字化的建設(shè)內(nèi)容以及特點形成正確地認(rèn)知，并且綜合考慮其中的問題，科學(xué)合理地選擇具有一定可行性的解決策略，最終達(dá)到全面建設(shè)檔案信息化的發(fā)展目標(biāo)。