辦公室秘書工作的角色定位及素質(zhì)培養(yǎng)

張先峰

摘要辦公室秘書在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查、中介樞紐等高度復(fù)雜的綜合性職能.其工作能力和工作效率在很大程度上影響著企業(yè)決策和管理運(yùn)行的質(zhì)量與效率。本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)如何提高秘書的專業(yè)素質(zhì)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞辦公室秘書 專業(yè)素質(zhì)

辦公室秘書是辦公室這個樞紐部門的核心管理人員。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)、信息經(jīng)濟(jì)等新經(jīng)濟(jì)形態(tài)層出不窮，企業(yè)所面臨的發(fā)展環(huán)境、競爭形勢瞬息萬變，需要學(xué)習(xí)的各類知識、需要管理的各類信息、需要做出的各種決策、需要處理的各類事務(wù)、需要協(xié)調(diào)的各種關(guān)系日益龐雜，辦公室秘書的工作職能已經(jīng)從傳統(tǒng)的“辦文、辦事、辦會”發(fā)展為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、中介樞紐、督促檢查和信息反饋等高度復(fù)雜的綜合性職能。

一、辦公室秘書應(yīng)該具備的綜合素質(zhì)

秘書的綜合素質(zhì)是指秘書人員的知識水平、道德修養(yǎng)以及各種能力等方面的綜合素養(yǎng)。

（一）現(xiàn)代辦公室秘書必須要有扎實的理論功底

一是基礎(chǔ)理論知識要扎實。辦公室秘書一定要懂政治、識經(jīng)濟(jì)、知管理、善思考，才能有良好的洞察力和分析能力，才能把握宏觀政策，看清發(fā)展趨勢，工作才能有預(yù)見性、超前性和創(chuàng)造性。因此，要掌握黨的基本理論和方針政策，要掌握現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代企業(yè)管理的基本理論，還要掌握科學(xué)的世界觀和方法論。二是專業(yè)知識要扎實。辦公室秘書必須通曉本企業(yè)的主要業(yè)務(wù)、熟悉本企業(yè)的經(jīng)營活動規(guī)律和發(fā)展戰(zhàn)略，了解與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)的法律知識。只有成為生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的行家里手，才能把握企業(yè)發(fā)展的階段性重點(diǎn)，抓住解決問題的主要矛盾和主要方面。三是知識面要寬廣。辦公室秘書工作涉及面廣，不論哪個方面的知識都要懂一些，這樣在工作中才能才思泉涌，游刃有余。

（二）現(xiàn)代辦公室秘書必須有較強(qiáng)的綜合工作能力

現(xiàn)代辦公室秘書除了要具備基本的文秘專業(yè)技能外，還要善于調(diào)查研究，善于了解實情，能夠抓住真情，這是對辦公室秘書的基本要求；還要求有改革意識和創(chuàng)新創(chuàng)造能力，在輔助決策時能夠啟發(fā)思路、諫言獻(xiàn)策，在綜合服務(wù)時，能夠創(chuàng)新創(chuàng)造，提高效率；還要有較高的綜合協(xié)調(diào)能力，善于抓住關(guān)鍵，能夠堅持原則，靈活高效完成任務(wù)。

（三）現(xiàn)代辦公室秘書必須具備嚴(yán)苛的職業(yè)道德修養(yǎng)

現(xiàn)代辦公室秘書雖然站在幕后，干的是服務(wù)性質(zhì)的工作，但卻身居中樞要害部門，選拔任用秘書必須“德才兼?zhèn)?，以德為先”。如果沒有嚴(yán)苛的道德修養(yǎng)，縱有經(jīng)天緯地之才，對企業(yè)、對個人也只能是有害而無益?，F(xiàn)代企業(yè)對秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)主要包括忠于職守、廉潔奉公；服從領(lǐng)導(dǎo)、任勞任怨；嚴(yán)守機(jī)密、誠信做人；謙虛謹(jǐn)慎、和以待人；熱情服務(wù)、辦事公道；勇于創(chuàng)新，勤于學(xué)習(xí)。

二、現(xiàn)代辦公室秘書職業(yè)素質(zhì)存在的主要問題

現(xiàn)代企業(yè)對秘書的理想要求是全能型和創(chuàng)新型。但是，無論秘書是出身專業(yè)科班，還是來自生產(chǎn)經(jīng)營一線，由于知識結(jié)構(gòu)的缺陷，在秘書職業(yè)素質(zhì)的方面都可能存在不足。

（一）理論功底不厚實

辦公室是集文秘、服務(wù)、文化、接待等職能于一體的綜合性部門，秘書整日埋頭于繁瑣復(fù)雜的日常事務(wù)，往往疏于理論知識的學(xué)習(xí)。沒有厚實的理論積淀，就難以在實際工作中從理論層面上思考問題，分析問題缺乏深度，擬定文件缺乏思路，工作上分不清主次，理不出頭緒，忙不到關(guān)鍵，難以發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的作用。

（二）知識體系不健全，工作能力有欠缺

首先是專業(yè)知識欠缺。有些企業(yè)的秘書人員是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過文秘專業(yè)知識；有的秘書是科班出身，直接從學(xué)校分配上崗，沒有經(jīng)過基層工作的鍛煉，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過企業(yè)業(yè)務(wù)知識、管理知識，知識體系不夠完善，不能滿足實際的工作需要。其次，有些秘書學(xué)習(xí)積極性不高，不能主動去學(xué)習(xí)新知識和新技能，來滿足社會和企業(yè)發(fā)展對人才的越來越高的要求。另外，秘書外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會少，視野不開闊，知識更新慢，綜合素質(zhì)下降，工作水平和質(zhì)量不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

（三）對秘書工作的服務(wù)性質(zhì)、參謀性質(zhì)認(rèn)識不足

受社會不良風(fēng)氣的影響，有些辦公室秘書人員管理觀念強(qiáng)烈，服務(wù)意識淡薄，嚴(yán)重影響著辦公室工作的效率。實際上，在辦公室工作當(dāng)中，服務(wù)和管理是不可分割的，但一些辦公室秘書缺乏服務(wù)意識，認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)部門，是領(lǐng)導(dǎo)部門，對下級態(tài)度差，不能起到很好的橋梁作用，導(dǎo)致上下級之間溝通出現(xiàn)問題。

三、怎樣提高秘書的職業(yè)素質(zhì)

從企業(yè)層面來說，提高秘書的職業(yè)素質(zhì)是人力資源的管理問題。秘書的職業(yè)特殊勝和現(xiàn)代企業(yè)對秘書職業(yè)素質(zhì)的高要求，決定了秘書的來源必須主要立足企業(yè)的內(nèi)部培養(yǎng)。因此，組織人事部門必須建立秘書人才的培養(yǎng)、選拔、任用和考核機(jī)制。要著眼秘書的個人基本素質(zhì)和道德品質(zhì)，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的秘書潛質(zhì)，建立人才庫。要有意識地制定培養(yǎng)計劃，在不同崗位的歷練中，培養(yǎng)秘書的綜合素質(zhì)。要加強(qiáng)秘書的業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，接受新的觀念、新知識、新理論，擴(kuò)充秘書的知識面，提高其工作水平。要從正反兩個方面加強(qiáng)人生觀和價值觀的正確引導(dǎo)，建立制度化的秘書工作機(jī)制，防止秘書出現(xiàn)職業(yè)道德風(fēng)險。全才、通才實際上是可遇不可求的，因此秘書職務(wù)也要進(jìn)行分工，做到量才使用，在知識和能力的互補(bǔ)中，發(fā)揮最大的效用。