電子文檔對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策

馬叢容

摘要現(xiàn)如今，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展。這離不開(kāi)各個(gè)單位之間的共同進(jìn)步和發(fā)展。在大多數(shù)單位中，檔案對(duì)于單位來(lái)說(shuō)具有重大的作用，而紙質(zhì)版的檔案對(duì)于單位來(lái)說(shuō)也有可能出現(xiàn)丟失的情況，所以說(shuō)，一旦檔案丟失，將會(huì)給單位帶來(lái)巨大的損失，而我們生活在網(wǎng)絡(luò)信息的時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)是我們可以信任和依賴的一大媒介。我們可以將數(shù)據(jù)存入到電子文檔。這樣就怕數(shù)據(jù)遭到丟失或竊取。這大大的保護(hù)了單位的利益，本文將電子文檔對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞電子文檔 檔案工作 影響及對(duì)策

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已成為各單位檔案部門所關(guān)注的重點(diǎn)。由于單位的發(fā)展和變化很快，所以需要記錄的數(shù)據(jù)很多，那么紙質(zhì)的檔案文件就顯得力不從心了。所以說(shuō)電子檔案就彰顯出了它的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。所以說(shuō)，我們?yōu)榱藛挝坏那巴竞桶l(fā)展，應(yīng)思考怎樣做才能使電子檔案發(fā)揮出它最大的作用。找出電子文檔現(xiàn)階段使用中存在的問(wèn)題，并且具有針對(duì)性的分析它，找出具體改進(jìn)的措施。這樣才能使單位良性發(fā)展。

一、電子文檔對(duì)檔案工作的具體影響

第一點(diǎn)，對(duì)檔案原始性質(zhì)的影響。原始性質(zhì)主要有兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是在內(nèi)容上，第二方面是在形式上，當(dāng)事人的一些簽名、材料都是屬于檔案的原始特征。正是由于這種原始的記錄性，才會(huì)區(qū)別于其他類型的資料，所以具有法律效力。但是由于可以進(jìn)行復(fù)制和修改等特征，使原本的特征，將不會(huì)再存在。第二個(gè)影響，檔案的內(nèi)容是針對(duì)研究對(duì)象來(lái)決定的，傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)的檔案為主，而電子版出現(xiàn)以后信息保護(hù)的對(duì)象就出現(xiàn)了一定的變化。原有的檔案將會(huì)受到一定的沖擊，但是也有好的一方面，那就是原有的檔案也將會(huì)被完善和充實(shí)。大部分資料都將會(huì)從電子版的文件開(kāi)始，電子文件研究中心將如何保護(hù)信息的安全，不被其他病毒攻克，這些都屬于檔案學(xué)理論中的重要內(nèi)容。

二、電子文檔對(duì)于檔案工作影響的原因

第一點(diǎn)，檔案管理人員的素質(zhì)不夠?qū)I(yè)。電子檔案的管理是一種新的涉及廣泛的并且復(fù)雜的工作，相關(guān)的管理人員應(yīng)該具有一定的職業(yè)素養(yǎng)和全面的技術(shù)，并且隨時(shí)對(duì)自我進(jìn)行不斷的完善和提高。但是當(dāng)前人們對(duì)電子檔案的管理知識(shí)掌握還不夠，人才比較缺乏，所以說(shuō)做的還不夠好。第二點(diǎn)，在整理時(shí)不夠規(guī)范，電子檔案只有經(jīng)過(guò)科學(xué)合理的鑒定和分類才會(huì)充分發(fā)揮快捷的優(yōu)勢(shì)。如果對(duì)檔案整理不夠規(guī)范，那么將會(huì)給閱讀帶來(lái)一定的困難。第三點(diǎn)，電子文檔的保密和安全措施不夠健全和完善，一些單位的電子文檔屬于一種高級(jí)機(jī)密，應(yīng)該被重點(diǎn)保護(hù)，而有時(shí)遇到病毒的攻擊，導(dǎo)致信息被泄露，不利于單位的發(fā)展。

三、解決這些問(wèn)題的主要對(duì)策

第一點(diǎn)，我們應(yīng)該注重人才的培養(yǎng)，專門建設(shè)出一支針對(duì)電子檔案管理的高素質(zhì)管理人員隊(duì)伍。并且定期按照國(guó)家檔案局的要求進(jìn)行一定的知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。成立專門的機(jī)構(gòu)，提高檔案人員的文化素質(zhì)，并且選取一定的人員進(jìn)行深造，使管理人員慢慢投入到工作當(dāng)中去。第二點(diǎn)對(duì)電子文檔進(jìn)行規(guī)范的整理，首先應(yīng)該對(duì)電子文檔進(jìn)行一定的信息篩選，將有價(jià)值的保留，對(duì)于一些時(shí)時(shí)性的消息，使用完可以刪除。我們可以制定相應(yīng)的軟件來(lái)輔助電子管理的工作，并且我們可以將信息歸類，更好的進(jìn)行管理。第二點(diǎn)，我們可以采取嚴(yán)格的保密措施。首先，我們可以用電子通信網(wǎng)絡(luò)中一些加密的方法進(jìn)行加密，做好對(duì)文檔的開(kāi)放與控制上網(wǎng)的設(shè)定工作。對(duì)于一些信息的查看，只有輸入密碼后才可以查看，我們可以采取保障文檔的憑證作用，通過(guò)一些憑證才可以利用這些有用的信息。第三點(diǎn)，加大對(duì)檔案建設(shè)投入的資金，我們只有加大投入力度，才會(huì)有收獲，電子文檔才會(huì)對(duì)檔案工作方面有更大的突破和成就。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，世界經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)全球化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，人們的生活越來(lái)越離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)信息。在我國(guó)綜合國(guó)力上升的現(xiàn)階段，電子信息化逐漸進(jìn)入到各個(gè)單位，要想謀求更好的發(fā)展，就應(yīng)該追隨時(shí)代的腳步，發(fā)展電子網(wǎng)絡(luò)化，從表面來(lái)看，他能讓我們有著更穩(wěn)定更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從側(cè)面來(lái)說(shuō)它對(duì)單位采取一些有利的手段，也能推動(dòng)我們的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為人們帶來(lái)富裕的生活，一個(gè)正確的合理的電子文檔對(duì)于檔案和單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重大的意義，所以我們應(yīng)該腳踏實(shí)地，一步一步的努力發(fā)展，根據(jù)現(xiàn)有的方式對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，增加電子檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和科學(xué)性，加快單位的發(fā)展。