信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理

柴哲 劉悅捷

摘要雖然數(shù)字檔案已經(jīng)把傳統(tǒng)檔案管理中易損毀、難檢索的問(wèn)題解決了，但是受目前技術(shù)的限制，數(shù)字檔案依然存在信息不安全、數(shù)字化覆蓋率較低、數(shù)據(jù)無(wú)法共享等難題尚未被徹底解決。因此需進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案管理可行出措施顯得尤為必要，有助于提高檔案的管理和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞信息化 數(shù)字檔案管理 改善措施

一、數(shù)字檔案的內(nèi)容及關(guān)鍵性

數(shù)字檔案管理主要是指運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，將紙質(zhì)版上的文字用掃描儀掃出來(lái)，然后再在電腦上進(jìn)行處理保存的一個(gè)比較科學(xué)的過(guò)程。利用數(shù)字、圖片處理等技術(shù)，將將紙質(zhì)和圖片上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)代碼，然后利用電腦程序存人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，同時(shí)還可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要性

（一）有利于規(guī)范檔案管理工作

數(shù)字化檔案管理，為傳統(tǒng)的紙質(zhì)收藏管理帶來(lái)了許多的方便之處，而且還可以從數(shù)字化中查詢到紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，而且占有空間大，非常不易于管理，容易丟失，看不清，信息不全，數(shù)字化的檔案管理為我們開啟了新世界的大門，讓我們的世界上的各個(gè)檔案都郵寄可尋，減輕了檔案管理人員的工作。

（二）提高管理效率與經(jīng)濟(jì)效益

在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，信息數(shù)據(jù)也不斷壯大，為了有效的管理，就需要提高技術(shù)。在傳統(tǒng)管理的模式下，紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而紙張需要樹木來(lái)制造，這極容易造成環(huán)境污染和資源浪費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生。紙質(zhì)檔案文件不僅體積大，而且可以記錄的內(nèi)容很少，處理過(guò)程中信息很容易受到損害，所以在對(duì)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候也會(huì)存在很多不可預(yù)料的損害。

三、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式

（一）建立完善且安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

檔案安全性的不足，是當(dāng)下數(shù)字檔案管理方式應(yīng)用過(guò)程中所存在的主要不足之處之一，容易引發(fā)重要文件的丟失問(wèn)題。將信息技術(shù)中多媒體技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)不同格式的檔案的分類存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的有效提升。同時(shí)在建立起來(lái)這個(gè)系統(tǒng)之后，還需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，這就需要更加強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化管理。

（二）加深檔案管理工作的數(shù)字化程度

數(shù)字化檔案管理也不是完美的，也還是存在一定的缺陷，隨著要求的提高，人們對(duì)檔案系統(tǒng)的完善要求也在加強(qiáng)。又因?yàn)樯鐣?huì)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)越來(lái)越多檔案也越來(lái)越多，需要加強(qiáng)數(shù)字化管理的容量，可容納的需要更多，更細(xì)，更精。在這個(gè)前提下，建立完善的安全的數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、保存、轉(zhuǎn)移、查詢等功能的運(yùn)用以及安全保護(hù)資料數(shù)據(jù)不泄露是非常重要的。

（三）建立完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式

完善建立信息技術(shù)應(yīng)用模式，檔案管理人員的工作流程具有的方向，這也促使檔案管理人員必須掌握檔案管理的技術(shù)，將檔案管理真真事實(shí)的在操作中應(yīng)用，進(jìn)而讓數(shù)字化檔案信息管理更加系統(tǒng)有規(guī)模，合理有序的進(jìn)行。

四、信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進(jìn)

（一）提高數(shù)字檔案信息的安全性

在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存是，要提高檔案的信息的安全性，防止被盜以及病毒的侵入，導(dǎo)致檔案信息無(wú)法恢復(fù)、損失或者是丟失，這對(duì)信息的管理來(lái)說(shuō)是非常重大的損失，所以為了避免這類情況的發(fā)生，可將檔案采用不同的代碼儲(chǔ)存，采用不同的分類，技術(shù)人員需要擁有扎實(shí)的專業(yè)能力，對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)行分析，測(cè)試，做到在每個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)步驟都不會(huì)產(chǎn)生信息的遺漏丟失，嚴(yán)格把關(guān)。

（二）提高檔案信息數(shù)字化的覆蓋率

在信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用環(huán)境下，數(shù)字檔案管理對(duì)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的的豐度越來(lái)越重視，對(duì)運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)找檔案的操作方法也越來(lái)越感興趣?？墒菍?duì)于只考慮表面的效果的大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案，沒(méi)有重視根源，即計(jì)算機(jī)信息數(shù)字化覆蓋不全面。這個(gè)難題需要被解決。在儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案的地方采用現(xiàn)今先進(jìn)的管理方法模式，給每一份紙質(zhì)檔案都貼一下條形碼，沖上磁條，對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，這樣既降低了管理難度，也大大提高了精準(zhǔn)率和降低了出差錯(cuò)的概率。

（三）滿足用戶的多元化需求

用戶的科學(xué)素養(yǎng)在不斷的提高，對(duì)于選擇也越來(lái)越提高，比如，提高檔案資源的讀取速度加速讀取檔案的速度，減少資源的浪費(fèi)等，這些都要求數(shù)字化技術(shù)不斷地提高，繼續(xù)需要越來(lái)越經(jīng)得起考究，也更加需要研究人員更加非常具有專業(yè)技能和素養(yǎng)，不斷地補(bǔ)充完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能。檔案管理員需要有專業(yè)的技能，熟練操作電腦技術(shù)而且也需要很強(qiáng)的綜合能力，并具備良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。

（四）強(qiáng)化數(shù)字檔案管理人員的信息化意識(shí)

檔案管理人員的信息化意識(shí)對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是很重要的，現(xiàn)在是信息爆發(fā)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有具有信息化意識(shí)，才可能使工作更加順利，素質(zhì)不斷提高。檔案管理人員在工作中就應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，不能大意馬虎，在工作中不斷提高自身能力，培養(yǎng)自身的信息化意識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

目前，檔案數(shù)字化在檔案管理的地位越來(lái)越重要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，有利于保存重要檔案，使數(shù)據(jù)不易丟失更加完整，更有助于檔案機(jī)構(gòu)可向需求者提供全面的服務(wù)，所以對(duì)如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的研究非常有必要的。提高自己的掌握新科學(xué)知識(shí)的能力是檔案管理人員必須掌握的，學(xué)習(xí)新的科學(xué)文化知識(shí)也是被需要的，為我國(guó)檔案管理作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)，出自己的一份力。