關(guān)于學(xué)校外事檔案電子信息化管理的思考

劉雪楹

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—194—01

摘要 隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校外事檔案電子信息化管理是必然趨勢。本文介紹了外事檔案電子信息化管理的優(yōu)點，分析了當(dāng)前學(xué)校外事檔案推廣電子信息化管理面臨的問題，提出了有助于提升學(xué)校外事檔案電子信息化管理的建議。

關(guān)鍵詞 外事檔案 管理 信息化

學(xué)校外事檔案包括學(xué)校與外國學(xué)校、團體或個人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它們是各學(xué)校外事工作的重要寫照及憑證。隨著全球經(jīng)濟一體化和信息化的發(fā)展，我國很多學(xué)校的外事工作日益頻繁，外事檔案的數(shù)量不斷增多，如何有效利用電子信息技術(shù)對學(xué)校外事檔案進行保管和利用，是外事檔案管理人員必須面對的問題。

一、檔案電子信息化管理的優(yōu)點

（一）提高檔案管理工作效率

以往學(xué)校外事檔案的收集、整理、歸檔等工作都停留在簡單的手工操作，檔案信息的儲存方式主要靠書籍紙張打印保存，這種原始的存儲方式不僅效率低，紙張還具有不易保存的缺點，且需要占據(jù)較大場地空間。采用電子信息化管理，檔案管理人員可以利用計算機對文檔進行快速、安全、全面的分類和整理，還可以提高人們查詢內(nèi)容時的效率。通過電子信息化管理，檔案存儲的容量更大，占地面積更小，內(nèi)容展示的形式也更為豐富。

（二）方便快捷有助于共享利用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于樣本量少、存儲場所固定，嚴(yán)重影響了學(xué)校外事檔案信息資源的共享和利用，學(xué)校外事工作的發(fā)展也會受到制約。通過電子信息化管理，在安全許可的情況下，在世界不同國家通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都可以隨時隨地進行查閱和利用。而且外事檔案信息的采集、處理和利用更為便捷，這給外事檔案管理信息化的開發(fā)和利用帶來了廣闊的空間。

二、外事檔案電子信息化管理面臨的問題

（一）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺

由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時也受資金和技術(shù)的制約，目前我國大部分學(xué)校的外事檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)不能保持同步，不同學(xué)校外事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的功能模塊或分類方式上存在不小的差別，這導(dǎo)致了信息管理平臺的兼容性不強和資源共享性差，使不同學(xué)校之間無法實現(xiàn)信息的交流與整合。

（二）電子檔案安全不可忽略

外事檔案電子信息化管理也存在一些安全隱患。由于電子檔案的生成、傳遞、識別依賴于計算機及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，當(dāng)管理檔案使用的計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障，有可能導(dǎo)致電子檔案丟失。電子檔案還可能因計算機設(shè)備的更新?lián)Q代、過時的檔案介質(zhì)，造成電子檔案信息無法打開使用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，已存儲的外事電子檔案內(nèi)容也可能被遠程下載、修改甚至是刪除，其安全防范措施無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（三）對檔案管理人員要求更高

外事檔案的來源和內(nèi)容廣泛，描述形式具有多語言性，隨著電子檔案管理系統(tǒng)普及率越來越高，這對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。我國學(xué)校外事檔案管理專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，如果外事檔案管理人員缺乏相關(guān)知識或操作不當(dāng)，有可能會使電子檔案信息造成巨大的損失。

三、提升學(xué)校外事檔案電子信息化管理的建議

（一）加快外事檔案管理電子信息化進程

隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，各學(xué)校外事檔案管理部門要加大對外事電子檔案的重視程度，加快檔案管理信息化進程，一方面要采用各類技術(shù)手段，將外事檔案數(shù)字化；另一方面要建立單位的外事檔案管理信息系統(tǒng)，建設(shè)外事檔案信息網(wǎng)站，方便管理和用戶查詢，實現(xiàn)各種外事檔案材料便于保存、利用與共享。

（二）統(tǒng)一外事電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

為了有效提高學(xué)校外事檔案管理電子信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，國家相關(guān)管理部門應(yīng)根據(jù)外事檔案的特點，制定統(tǒng)一的學(xué)校外事電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，出臺相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，盡早實現(xiàn)全國各學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化對接。在條件允許的情況下，可建立全國學(xué)校外事電子檔案管理中心，形成全國學(xué)校外事電子檔案集中管理和服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

（三）強化電子檔案的安全管理和保護

為了保證電子信息檔案的安全性，學(xué)校外事檔案管理部門可根據(jù)需要制定相應(yīng)制度。如對管理用的計算機要設(shè)置登錄密碼，專人專用；建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，以防止電子檔案丟失；為了抵御黑客攻擊，要采取必要的計算機和網(wǎng)絡(luò)安全措施，通過加密處理，使得檔案數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀；根據(jù)電子檔案實際內(nèi)容設(shè)置條目和全文的網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限等等。

（四）加強外事檔案管理人員的培訓(xùn)

為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)新時期檔案電子信息化管理工作的需要，學(xué)校外事檔案管理部門要強化自身隊伍能力建設(shè)，在專業(yè)技能、外語水平和計算機應(yīng)用能力等方面加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，不斷提升人員外事檔案信息化管理水平，以適應(yīng)新時期學(xué)校外事檔案工作的需要。

四、結(jié)語

依靠現(xiàn)代化科技手段實現(xiàn)學(xué)校外事檔案電子信息化管理是大勢所趨，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視，使學(xué)校外事檔案管理緊跟時代發(fā)展，走上良性的發(fā)展道路，達到更好的效果。