提高科研項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

任潔 馬琦

【摘 要】隨著國家對(duì)科研項(xiàng)目檔案的日益重視，科研項(xiàng)目檔案工作越來越成為科研管理工作的重要組成部分，其目的是為了保證科研項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性，更為重要的是促進(jìn)科技資源長期保存和有效共享。但目前在科研項(xiàng)目檔案方面存在歸檔完整差、利用率低等問題，科研項(xiàng)目檔案管理水平有待提高，為此我們分析原因，積極規(guī)劃并調(diào)整管理方法，努力提高其價(jià)值與利用率。

【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目檔案；科技資源；利用率

中圖分類號(hào)： R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）21-0242-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.112

【Abstract】With the increasing emphasis on the archives of scientific research projects，the archives work of scientific research projects has become an important part of scientific research management.Its purpose is to ensure the authenticity，reliability，integrity and availability of the archives of scientific research projects，and more importantly，to promote the long-term preservation and effective sharing of scientific and technological resources.However，there are still some problems in the archives of scientific research projects，such as poor filing integrity and low utilization rate.The management level of scientific research project archives needs to be improved，so we analyze the reasons，actively plan and adjust management methods in order to improve their value and utilization.

【Key words】Scientific research project archives；Scientific and technological resources；Utilization ratio

0 引言

科研檔案作為科研活動(dòng)成果的結(jié)晶在科研活動(dòng)中的地位十分重要，對(duì)科研活動(dòng)起著重要的支撐和借鑒作用[1]?？蒲许?xiàng)目檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，如實(shí)的記錄科研項(xiàng)目在前期論證、申報(bào)立項(xiàng)、評(píng)審答辯、具體執(zhí)行、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收等全過程管理的資料以及在此過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。科研項(xiàng)目檔案有著兩方面的作用，一方面是對(duì)當(dāng)前的科研項(xiàng)目的記載與傳承，另一方面是對(duì)未來的科研項(xiàng)目的借鑒與指引。但是目前科研項(xiàng)目檔案管理受重視程度不夠，因?yàn)闅w檔過程持續(xù)時(shí)間長，且相對(duì)瑣碎，因此科研工作者不愿意花費(fèi)如此長的時(shí)間來進(jìn)行此項(xiàng)工作，導(dǎo)致目前多數(shù)科研項(xiàng)目檔案管理工作中存在諸多不足之處，特別是研發(fā)過程的記載不全，過程性關(guān)鍵文件遺失，儲(chǔ)存信息不夠系統(tǒng)化，后期查找利用不方便等問題。這對(duì)我們的科研管理工作是一項(xiàng)損失，更是科研資源的一種浪費(fèi)。為此如何積極提升科研項(xiàng)目檔案管理水平是值得深入思考的。

1 科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值

科研項(xiàng)目檔案是科研項(xiàng)目全流程的客觀反映，有著兩方面的價(jià)值，一方面是對(duì)當(dāng)前的科研項(xiàng)目的記載與傳承，另一方面是對(duì)未來的科研項(xiàng)目的借鑒與指引。

1.1 對(duì)歷史數(shù)據(jù)的記載與傳承

科研項(xiàng)目檔案如實(shí)的記錄科研項(xiàng)目在前期論證、申報(bào)立項(xiàng)、評(píng)審答辯、具體執(zhí)行、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收等全過程管理的資料以及在此過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能夠精確反映出科研項(xiàng)目的技術(shù)水平。通過多種類型的科研項(xiàng)目檔案的歸檔與分類更能集中體現(xiàn)科研單位的戰(zhàn)略布局與技術(shù)體系。

1.2 對(duì)未來科研項(xiàng)目的借鑒與指引

其一由于科研單位的戰(zhàn)略布局，申請(qǐng)的項(xiàng)目均不是單獨(dú)存在的，而是具有延續(xù)性及關(guān)聯(lián)性的，因此前期結(jié)題的項(xiàng)目對(duì)后期項(xiàng)目的申報(bào)在技術(shù)上有良好的助推作用。其二，不同類型的科研項(xiàng)目管理方式不同，譬如科技部和發(fā)改委的科研項(xiàng)目在申報(bào)階段和執(zhí)行階段的管理流程是非常不一樣的，相對(duì)的，同一類型的科研項(xiàng)目的管理方式是極其相似，因此已結(jié)題項(xiàng)目對(duì)于未來獲批復(fù)的項(xiàng)目的管理方面也是有借鑒作用的。

2 科研項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)有的問題

因?yàn)榭蒲许?xiàng)目歸檔工作涉及到多個(gè)部門，持續(xù)時(shí)間長，且相對(duì)瑣碎，因此科研工作者不愿意花費(fèi)如此長的時(shí)間來進(jìn)行此項(xiàng)工作，導(dǎo)致了科研項(xiàng)目檔案歸檔不夠及時(shí)，完整性不高。更為重要的是，科研項(xiàng)目檔案歸檔系統(tǒng)性不高，利用率低。

2.1 科研項(xiàng)目檔案歸檔不夠及時(shí)，完整性不高

絕大部分結(jié)題科研項(xiàng)目只保存了管理部門上交的管理性文件，比如：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、計(jì)劃書、任務(wù)書、合同書、年度進(jìn)展報(bào)告、結(jié)題報(bào)告[2]。通病是只保存了重要里程碑節(jié)點(diǎn)的資料，大量過程性的文件，例如具體研發(fā)代碼，環(huán)境準(zhǔn)備、知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)過程性文檔，一般都保留在項(xiàng)目組手中，不會(huì)主動(dòng)歸檔。且只停留在紙質(zhì)歸檔層面，但隨著電子系統(tǒng)，例如OA辦公管理系統(tǒng)及預(yù)算系統(tǒng)的全面應(yīng)用，電子檔案應(yīng)該及時(shí)歸檔，便于查找和再次利用。

2.2 科研項(xiàng)目檔案利用率低

科研項(xiàng)目檔案歸檔原則是每一個(gè)科研項(xiàng)目對(duì)應(yīng)一套檔案，獨(dú)立性較高，而且由于項(xiàng)目類型不同，每個(gè)科研項(xiàng)目檔案中的組成部分不一樣的?？墒菍?duì)于一個(gè)科研單位來說，所承擔(dān)項(xiàng)目是多類型多元化的，大的分類包括縱向項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目，而縱向項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目由于來源不同又細(xì)分為很多種類。但是因?yàn)榭蒲许?xiàng)目檔案的獨(dú)立性使得科研項(xiàng)目檔案歸檔系統(tǒng)性不高。后續(xù)科研人員即使想查找檔案中相關(guān)信息，也難以確定檔案中是否有，或者具體存在于哪一個(gè)科研項(xiàng)目檔案中，導(dǎo)致科研項(xiàng)目于檔案利用率低。另外不少科研單位注重顯在效應(yīng)，對(duì)技術(shù)設(shè)備、人力和物力等方面的科研投入很多，對(duì)科研活動(dòng)的副產(chǎn)品——科研文件和科技檔案——的重要性缺乏足夠的認(rèn)知，導(dǎo)致這方面的投入偏少，這也影響了科技檔案數(shù)字化工作的開展[3]，以致于檔案利用率低。

3 提高科研項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

隨著時(shí)間的推移，科研項(xiàng)目在單位的量逐漸增多，相應(yīng)的科研項(xiàng)目檔案的種類和數(shù)量也逐漸增多，那怎么有效保存利用這些資源，成為有效的組織過程資產(chǎn)，為之后的項(xiàng)目提供參考和依據(jù)，是值得深思的。針對(duì)以上出現(xiàn)的問題，我們結(jié)合本單位科研工作實(shí)際情況，提出一些提高科研項(xiàng)目檔案整體管理水平的想法。

3.1 建立管理制度，完善培訓(xùn)機(jī)制

為充分發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，建立科研項(xiàng)目檔案管理辦法，保證了科研項(xiàng)目歸檔的質(zhì)量，主要包括以下幾個(gè)方面：

3.1.1 明確了項(xiàng)目組、科技管理部、辦公室的歸檔職責(zé)：項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的收集工作?？萍脊芾聿控?fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的整理、裝訂，以及卷內(nèi)目錄和備考表的填寫，并編制項(xiàng)目檔案自查報(bào)告等工作。在項(xiàng)目結(jié)題后，辦公室負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的保存工作。

3.1.2 定義了科研項(xiàng)目檔案歸檔范圍，包括綜合材料、實(shí)施方案編制階段、實(shí)施方案論證階段、組織實(shí)施階段、評(píng)估驗(yàn)收階段、其他需要?dú)w檔的重要材料6個(gè)部分。

3.1.3 明確了科研項(xiàng)目的歸檔要求：檔案分為紙質(zhì)版檔案和電子版檔案。紙質(zhì)歸檔的文件資料原則上為一份原件，資料的種數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。項(xiàng)目完整的檔案資料一般分為綜合管理、科研項(xiàng)目、儀器設(shè)備、聲像材料4類。綜合管理類一般包括：前期立項(xiàng)卷、項(xiàng)目管理卷、驗(yàn)收卷、產(chǎn)業(yè)化文件卷等；科研項(xiàng)目類一般包括：自研建設(shè)文件卷、知識(shí)產(chǎn)權(quán)卷等；儀器設(shè)備類一般包括：服務(wù)器設(shè)備采購卷、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備采購卷等；聲像材料類一般包括照片材料卷等。

3.1.4 規(guī)定了科研項(xiàng)目的利用原則：科研項(xiàng)目檔案只有項(xiàng)目內(nèi)部人員可以借閱，借閱者需走辦公室檔案借閱流程，方可借閱。項(xiàng)目（課題）檔案借閱的最長期限一般不得超過十天等相關(guān)規(guī)定。

在建立管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)部門人員進(jìn)行制度宣貫，以實(shí)操的方法進(jìn)行培訓(xùn)，提高對(duì)制度的領(lǐng)會(huì)性和掌握性，并積極發(fā)掘參加各種項(xiàng)目組織單位的檔案培訓(xùn)，提高科研項(xiàng)目檔案的規(guī)范性。

3.2 建立科研項(xiàng)目檔案體系，實(shí)現(xiàn)信息的共享與利用

根據(jù)目前本單位承擔(dān)科研項(xiàng)目的情況，從兩個(gè)維度建立科研項(xiàng)目檔案體系。第一建立科研項(xiàng)目分類管理機(jī)制，紙質(zhì)檔案按照縱向項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目來管理，其中縱向項(xiàng)目下細(xì)分科技部、發(fā)改委、基金委項(xiàng)目及其他項(xiàng)目。第二按照本單位研究方向建立電子目錄索引，將所有科研項(xiàng)目按照研究方向分類，并標(biāo)明科研項(xiàng)目的案卷目錄頁及紙質(zhì)存放位置，并于后期查找及信息利用。第三建立了紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子檔案，省去了翻閱復(fù)印紙質(zhì)件的繁瑣，便于科研人員高效利用科研項(xiàng)目檔案。

4 結(jié)語

科研項(xiàng)目檔案是不可再生的組織過程資產(chǎn)，是科研項(xiàng)目在歷史長河中的唯一體現(xiàn)，其管理水平及質(zhì)量直接影響其在后期的利用價(jià)值。提升科研項(xiàng)目管理水平需要長期的工作投入，采取完善的管理機(jī)制，適當(dāng)?shù)臋n案體系有利于科研項(xiàng)目檔案管理工作的開展與提高，更有助于為本單位科研工作者的研究工作提供幫助，助力科研單位提升科研水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉宏.關(guān)于做好科研檔案收集工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，2017（22）：70-72.

[2]耿慧.對(duì)科研院所科研檔案質(zhì)量的思考[J].北京檔案，2014：28-29.

[3]蘇雪.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代科技檔案資源開發(fā)利用工作的認(rèn)識(shí)與思考[J].蘭臺(tái)世界，2017（17）：72-74.