關(guān)于新建本科院校二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

顧 珺 劉 艷

（徐州工程學(xué)院化學(xué)化工學(xué)院，江蘇 徐州 221000）

適應(yīng)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)發(fā)展需要，我國(guó)通過(guò)合并、升格、新建等方式建立了一批服務(wù)地方和行業(yè)發(fā)展的本科院校。據(jù)2017年教育部高等教育教學(xué)評(píng)估中心發(fā)布的《中國(guó)本科教育質(zhì)量報(bào)告》顯示：20世紀(jì)以來(lái)，新建本科院校678所，占全國(guó)普通本科高校1219所的55.6%，新建本科院校已實(shí)實(shí)在在地占據(jù)了我國(guó)高等教育的“半壁江山”。

新建本科院校管理體制大多采用校院分開(kāi)的二級(jí)管理模式。二級(jí)學(xué)院辦公室一般都是綜合辦公室，其工作不僅要做好行政工作，還要協(xié)助學(xué)院黨委完成黨務(wù)工作，校級(jí)職能部門的對(duì)口工作絕大多數(shù)也是由綜合辦公室牽頭完成，因此如何做好二級(jí)學(xué)院綜合辦公室工作，更好地服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)就顯得尤為重要。本文根據(jù)作者在擔(dān)任綜合辦公室主任中遇到的問(wèn)題，就二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理提出一些意見(jiàn)建議。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室主要工作及特性

1、二級(jí)學(xué)院辦公室主要工作是圍繞學(xué)院中心工作開(kāi)展的，不僅要協(xié)助學(xué)院黨委和行政對(duì)學(xué)院內(nèi)部各部門行使管理職能，還要與學(xué)校各職能部門聯(lián)系，承辦相應(yīng)對(duì)接工作。對(duì)內(nèi)直接服務(wù)學(xué)院師生，對(duì)外承擔(dān)溝通聯(lián)絡(luò)任務(wù)，具有上傳下達(dá)，下情上報(bào)的職能，是二級(jí)學(xué)院的窗口部門，其最大的工作特點(diǎn)是具有很強(qiáng)的服務(wù)性。

2、二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的職能部門，其具體工作是通過(guò)計(jì)劃、組織、落實(shí)、檢查、總結(jié)等手段把學(xué)院黨委、行政的工作思路付諸實(shí)施，同時(shí)要協(xié)助教務(wù)部門、教研室、實(shí)驗(yàn)室、學(xué)生工作部門、黨團(tuán)組織完成相關(guān)工作。因此其工作特性是具有很強(qiáng)的輔助性。

3、二級(jí)學(xué)院辦公室工作特性和服務(wù)對(duì)象的廣泛性使其成為學(xué)院和校內(nèi)外各部門及個(gè)人、團(tuán)體信息交流、工作溝通的服務(wù)站，需要與各級(jí)機(jī)關(guān)、各類人員接觸，需要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，成為各項(xiàng)工作順利完成的潤(rùn)滑劑，因此其工作內(nèi)容具有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)性。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作中存在的主要問(wèn)題

（一）工作任務(wù)繁雜，突發(fā)情況多，工作壓力大

新建本科院校二級(jí)學(xué)院辦公室普遍建立時(shí)間短，隨著學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，各項(xiàng)要求越來(lái)越規(guī)范、細(xì)致，加之辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，服務(wù)對(duì)象不斷增多，在校、院二級(jí)管理的方式下，很多工作均需辦公室牽頭完成，對(duì)外大到年度各類計(jì)劃、總結(jié)的制定、落實(shí)，校職能部門各類報(bào)表、材料的上報(bào)、歸檔，對(duì)內(nèi)小到辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放，一支筆一張紙的使用均須辦公室予以落實(shí)；行政工作大到學(xué)院各類會(huì)議的組織、記錄、落實(shí)，各類公文的簽收、整理、歸檔，學(xué)院文件的草擬、印發(fā)、上報(bào)等均需辦公室完成，小到桌椅板凳的維修、日光燈管的更換也由辦公室牽頭完成或者協(xié)調(diào)解決。隨著學(xué)校OA辦公系統(tǒng)的不斷完善，每個(gè)教工都可按自己校園網(wǎng)用戶賬號(hào)在后勤網(wǎng)站進(jìn)行維修報(bào)修，可大部分老師還是習(xí)慣找辦公室協(xié)調(diào)，辦公室工作人員往往一人要同時(shí)接受多個(gè)部門的工作安排，電腦上很多時(shí)候是WORD和EXCEL同開(kāi)，短信通和QQ群齊閃，任務(wù)繁雜，疲于奔命。

（二）管理機(jī)制不健全，規(guī)章制度不完善，工作無(wú)章法

由于建立時(shí)間短，很多二級(jí)學(xué)院辦公室缺乏適應(yīng)本學(xué)院特點(diǎn)的管理制度，規(guī)章制度不完善，工作往往憑經(jīng)驗(yàn)，或依據(jù)校級(jí)辦公室的規(guī)章制度作為辦事準(zhǔn)則，導(dǎo)致有些工作無(wú)法照搬經(jīng)驗(yàn)或方法，影響工作效率，甚至帶來(lái)安全隱患。比如學(xué)院在印章管理使用中，涉及學(xué)生的許多表格需要用印，有時(shí)某項(xiàng)工作一次性就需在數(shù)百份材料上用印，印章管理存在審批手續(xù)不嚴(yán)格、不規(guī)范的問(wèn)題，具有一定的安全隱患。

（三）辦公室工作人員水平參差不齊，效率低下

辦公室工作具有多樣化、多向性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，需要工作人員具備較強(qiáng)的洞察能力、扎實(shí)的文字能力、敏銳的分析能力、良好的協(xié)調(diào)能力、靈活的應(yīng)變能力、豐富的禮儀知識(shí)等多方面、多學(xué)科的知識(shí)能力方可勝任。由于受工作性質(zhì)影響，新建本科院校二級(jí)學(xué)院往往由原先的系、部升格而來(lái)，專門從事行政管理的人員較少，辦公室工作人員很多是由教師轉(zhuǎn)崗而來(lái)，雖然專業(yè)素質(zhì)較高，但對(duì)于辦公室工作還是陌生的，難以適應(yīng)崗位要求。就專業(yè)培訓(xùn)而言，二級(jí)學(xué)院交流學(xué)習(xí)基本都集中在教師系列，而對(duì)于辦公室學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)可謂屈指可數(shù)，即使有學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，可往往由于辦公室工作性質(zhì)而無(wú)法離開(kāi)工作崗位，導(dǎo)致辦公室工作人員通過(guò)學(xué)習(xí)交流來(lái)提高自身素質(zhì)的機(jī)會(huì)少之又少。

隨著人事制度改革的不斷推進(jìn)，以徐州工程學(xué)院為例，只招收具有博士學(xué)位以上的畢業(yè)生作為教師，學(xué)習(xí)行政管理的碩士畢業(yè)生大多選擇報(bào)考公務(wù)員崗位，報(bào)考學(xué)院行政崗位或輔導(dǎo)員崗位的大多數(shù)是教育學(xué)背景的人員，此類人員大多無(wú)法直接適應(yīng)辦公室工作需要，需經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的崗位培訓(xùn)才能具備崗位所需的綜合知識(shí)技能和業(yè)務(wù)能力。

（四）考評(píng)機(jī)制不完善，激勵(lì)機(jī)制不健全，工作積極性差

二級(jí)學(xué)院考評(píng)多采用年終考核的方式，評(píng)比中可以量化的一些標(biāo)準(zhǔn)多是針對(duì)教師崗制定，例如對(duì)教師崗位科研工作有一定的要求，拿同類標(biāo)準(zhǔn)考量辦公室工作人員，就有失公允。辦公室工作人員從事的大量輔助性、協(xié)調(diào)性工作無(wú)法在考評(píng)中得到體現(xiàn)和認(rèn)可，在辦公室人員職務(wù)和職稱晉升方面，也存在途徑單一，晉升困難的的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在都嚴(yán)重挫傷了辦公室工作人員工作熱情和工作積極性。

三、新建本科院校二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

（一）完善規(guī)章制度是做好辦公室規(guī)范化管理的根本保證

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。規(guī)章制度是高校行政管理的重要依據(jù)，建立完善的規(guī)章制度和工作規(guī)范是辦公室工作制度化、規(guī)范化的保證。針對(duì)辦公室工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要立足學(xué)院發(fā)展頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合學(xué)院辦學(xué)理念、辦學(xué)定位、發(fā)展方向制定適宜本學(xué)院特點(diǎn)的規(guī)范化的規(guī)章制度，根據(jù)學(xué)院工作實(shí)際制定合乎規(guī)范、切實(shí)可行、方便師生的工作流程，讓辦公室工作有章可循，高效有序。

（二）提高辦公室工作人員服務(wù)意識(shí)是做好辦公室工作的思想基礎(chǔ)

辦公室工作人員要深刻認(rèn)識(shí)崗位工作的重要性，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)，提高責(zé)任心。真正認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性，充分調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，自覺(jué)提升服務(wù)質(zhì)量，面對(duì)繁瑣復(fù)雜的工作實(shí)際，不煩不燥，團(tuán)結(jié)協(xié)作，相互間分工不分家，工作上補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)，積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)任務(wù)，使學(xué)院辦公室工作高效有序不斷推進(jìn)。

（三）建立科學(xué)的考評(píng)方法和晉升機(jī)制是激發(fā)辦公室工作人員工作熱情的催化劑

二級(jí)學(xué)院應(yīng)結(jié)合辦公室等行政機(jī)構(gòu)工作實(shí)際，確定適宜的考評(píng)方法和考評(píng)模式，注重日?？己撕途C合考核，結(jié)合學(xué)院整體工作科學(xué)合理的績(jī)效考評(píng)體系，正確、客觀地評(píng)價(jià)辦公室工作人員的工作實(shí)績(jī)。完善辦公室工作人員職務(wù)、職稱的晉升機(jī)制，做到賞罰分明，獎(jiǎng)勤罰懶，最大限度地激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性。

（四）必要的學(xué)習(xí)培訓(xùn)是提高辦公室工作人員綜合素質(zhì)的有效途徑

針對(duì)辦公室工作人員綜合素質(zhì)差，業(yè)務(wù)能力低下的問(wèn)題，不僅要注重在日常工作中通過(guò)實(shí)踐提升工作水平，還要重視辦公室工作人員的培訓(xùn)工作，改變對(duì)辦公室工作就是“接接電話倒倒水，拿拿報(bào)紙蓋個(gè)章”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)校辦等業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)信息的掌握，對(duì)于針對(duì)辦公室工作人員的交流培訓(xùn)應(yīng)盡可能地安排，建立機(jī)關(guān)管理機(jī)構(gòu)人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的工作機(jī)制，通過(guò)外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)開(kāi)拓工作人員的視野，提升其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

（五）加快信息化建設(shè)是辦公室規(guī)范化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要技術(shù)手段

隨著高校行政管理信息化水平的不斷提高，數(shù)字化校園平臺(tái)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）在學(xué)校行政管理、教學(xué)管理、后勤保障等方面的開(kāi)發(fā)運(yùn)用，行政辦公效能不斷提升，但作為二級(jí)學(xué)院辦公室，在公文接收、批轉(zhuǎn)、傳閱、落實(shí)、發(fā)布以及與各業(yè)務(wù)部門的各類報(bào)表、匯報(bào)材料等工作仍是半手工半自動(dòng)化方式，很多材料在上報(bào)電子檔的同時(shí)還需上報(bào)紙質(zhì)稿，真正意義上的辦公自動(dòng)化尚未實(shí)現(xiàn)。尤其是二級(jí)學(xué)院辦公室在檔案管理和印章管理方面大多處于手工狀態(tài)，管理方式原始，工作效率低下，這些情況都需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，不斷改善辦公自動(dòng)化水平，提高工作效率，用信息技術(shù)更新促進(jìn)學(xué)院工作的不斷提高。