強(qiáng)化企業(yè)檔案管理體系創(chuàng)新的若干措施

文/王平

強(qiáng)化企業(yè)檔案管理體系創(chuàng)新的若干措施

文/王平

河北省地礦局秦皇島礦產(chǎn)水文工程地質(zhì)大隊(duì)

規(guī)范的檔案管理制度是企業(yè)管理制度的基礎(chǔ)，它在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著重要的作用。本文給出了企業(yè)檔案的定義，介紹了檔案工作的構(gòu)成，闡述了檔案在企業(yè)管理中的價(jià)值，提出了建立完善而規(guī)范的檔案管理制度的要求。

企業(yè)；檔案；利用；管理

1 工作平臺(tái)創(chuàng)新

建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)在企業(yè)辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)。

2 流程創(chuàng)新

在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺(tái)。企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺(tái)提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實(shí)踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3 管理創(chuàng)新

應(yīng)有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理手段，對于企業(yè)檔案部門來說，采用科學(xué)的管理手段，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來理解。

信息管理通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。流程管理是對整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。信息工作人員管理主要是加強(qiáng)對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍”。

4 制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

5 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個(gè)問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

6 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

6.1要具備現(xiàn)代化的觀念。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。

6.2要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。目前，就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來說，先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)。因此，我們一方面要不失時(shí)機(jī)地爭取相關(guān)部門的支持，力爭改變我們的設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù)，一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)人才；二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件；三是對電子文件歸檔工作著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識(shí)和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的立卷人員尚不能適應(yīng)工作的需要，要通過組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能?？傊?，在購買和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提，因?yàn)闆]有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購買和引進(jìn)設(shè)行備一定要考慮到本單位的實(shí)際，重點(diǎn)搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。