當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的不足與改進建議

文/毛曼

?

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的不足與改進建議

文/毛曼

秦皇島市第一醫(yī)院

醫(yī)院的人事檔案就是對醫(yī)院的工作人員，包括醫(yī)生、護士等在內(nèi)的醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)水平、工作水平以及道德和思想等方面的信息記錄下來的材料，客觀的說，醫(yī)院的人事檔案是體現(xiàn)一個醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者能力的主要根據(jù)。而對這些檔案信息進行記錄和管理的是醫(yī)院檔案的管理人員，他們管理素質(zhì)和管理水平的高低，直接決定了人事檔案管理工作的水平以及效率問題。同時，這些檔案管理工作完成的好壞，還能夠直接對醫(yī)院的形象等方面造成影響。所以，在這個社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的環(huán)境當(dāng)中，做好醫(yī)院人事檔案的管理工作至關(guān)重要人事檔案管理是一項重要的工作。

醫(yī)院；人事檔案管理；意義

醫(yī)院人事檔案是單位所屬人員的籍貫、家庭出身、年齡、政治面貌、社會關(guān)系、個人履歷及所做的突出事情等等的材料集；是一個人成長和工作過程的客觀記錄；是一個人的諸如成長歷程、學(xué)歷情況、工資變動、職位晉升等情況的客觀反映和考查依據(jù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過人事檔案，可以對院屬每一個人員進行較全面、詳細的了解，對人員合理使用與安排、職稱評定、福利待遇的確定等等，都具有重要的參考價值。因此，加強醫(yī)院人事檔案的管理，對醫(yī)院的整個工作都有非常重要的意義。

1 從目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀來看，有不少地方不盡人意

1.1 管理制度不能與時俱進。當(dāng)前醫(yī)院在選拔和使用醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)人才方面要知識化、科學(xué)化。然而，醫(yī)院人事檔案管理與醫(yī)院的快速發(fā)展相比，卻相對遲鈍和落后，管理制度沒有隨著形勢的發(fā)展進行相應(yīng)完善，有些需要更新的制度卻沒有更新，所以在很大程度上羈絆了醫(yī)院人才的合理流動和科學(xué)化配置。

1.2 管理機制落后。機制落后造成了人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞不暢，用人單位不能對需要的人才及時進行考核、審驗，因此妨礙了人才引進和必要的流動，給工作造成了損失。

1.3 材料收集、歸類難度大。尤其是有些基層單位對檔案管理的重要性認識不夠，缺乏重視，所以對檔案材料處理馬虎，應(yīng)該歸檔的材料不能及時送交檔案管理部門存檔，而有的不該歸檔的材料卻送給檔案管理部門歸了檔。例如：對職工表彰和處分的材料本應(yīng)該及時歸檔的，但卻沒有及時歸檔，以致散失；有的材料處理得不規(guī)范，該蓋公意的未蓋公章，導(dǎo)致一些檔案材料的可信性令人懷疑，失去了檔案材料的權(quán)威性；還有的內(nèi)容不完整，不能跟上干部、職工個人經(jīng)歷的變化，以致不該缺失的內(nèi)容缺失了，當(dāng)使用檔案時發(fā)現(xiàn)了問題，還要派人員進行詳細調(diào)查。這些都給工作帶來了不應(yīng)有的麻煩，影響了工作效率，而且有時直接給工作造成了損失。

1.4 人員配備輕率，設(shè)施缺乏，經(jīng)費沒有保障。這主要是由于一些基層單位檔案意識淡薄，沒有認識到人事檔案工作是組織人事工作中的一項基礎(chǔ)性工作，是干部和人員工作的一個重要組成部分，是做好干部和人員工作的基礎(chǔ)和前提。因此，對檔案管理人員配備輕率，往往把其他工作干不了的人放在檔案管理上，至于他們能不能做好這項工作，就不加考慮了。人的因素第一位，胡亂拿一個人放在檔案管理上，怎么能搞好檔案管理呢？這也說明有些單位領(lǐng)導(dǎo)根本沒認識到檔案的重要性。由此，對庫房建設(shè)也不重視，至于所需經(jīng)費，也就能省就省了。人員沒能力，不知應(yīng)該積極、主動地做好檔案材料的收集、上報等相關(guān)工作，檔案管理怎么能做得好呢？庫房破舊，以致造成有些檔案材料霉?fàn)€，加上管理不善造成遺失；沒有經(jīng)費或經(jīng)費不夠，使檔案管理應(yīng)該做的事情不能做。如此，使檔案無法起到應(yīng)有的作用。

2 解決以上問題的途徑

2.1 健全檔案管理制度。檔案管理例會要定期開，由人事科帶頭，定期召開檔案管理人員座談會，互相交流檔案管理情況與經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

2.2 對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，建立一支政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的人事檔案隊伍。

2.3 管理手段升級?，F(xiàn)在是信息時代，要利用先進工具管理檔案。用計算機管理，可以使人事檔案管理現(xiàn)代化，讓人事檔案管理數(shù)據(jù)庫維護及時，檔案信息數(shù)據(jù)完整、真實、準確。由爾，檔案員的知識結(jié)構(gòu)要不斷更新，信息處理能力要不斷提高，知識面要不斷拓寬，使之適應(yīng)信息化時代檔案服務(wù)的新要求。

2.4 增強法制建設(shè)力度。檔案管理要切實執(zhí)行《檔案法》。要通過學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識，強化醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部以及檔案管理人員的法制觀念，進而提高依法行政以及依法治檔的觀念。有道是“形勢好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)”，因此領(lǐng)導(dǎo)干部要積極主動地帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)法律知識，給檔案管理人員作好表率，然后在對檔案管理人員進行有關(guān)法律知識教育的同時，把醫(yī)院檔案管理法規(guī)向群眾宣傳，號召大家都重視檔案管理工作。為促進這一工作的開展，可建立相應(yīng)的獎懲制度，并使之與檔案管理人員的考評制度結(jié)合起來。

2.5 解決管理人員老齡化和庸人化問題。目前有些醫(yī)院人事檔案管理工作人員老齡化嚴重，對實行信息化管理不適應(yīng)。因此，該調(diào)換的要調(diào)換，讓老齡人員去做適合他們的工作，調(diào)具有信息化知識的青年人過來。有些單位讓什么工作都干不了的人員管理檔案，造成了檔案管理人員庸人化，這更該調(diào)換。對醫(yī)院什么工作也干不了的庸人要想辦法處理，讓熱愛檔案工作、有工作熱情且有一定能力的人來管理檔案。檔案管理人員不但要對檔案學(xué)的基礎(chǔ)知識有較多的了解，而且要具備一定的計算機、人事管理學(xué)、醫(yī)學(xué)以及英語等多方面的知識。更重要的是他們要具備高尚的思想，有全心全意為人民服務(wù)的意識，只有這樣才能主動提高自己的工作能力與水平。

醫(yī)院的人事檔案管理工作在醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)以及良好發(fā)展中起到的作用是無法取代的。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對這項工作給以重視。解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題迫不及待。只有把存在問題解決好了，各項措施上去了，檔案管理工作才能達到理想的程度。檔案管理工作做好了，它應(yīng)該起到的作用起到了，帶來的將是醫(yī)院整體工作受益。只有各項工作相得益彰，才能使醫(yī)院發(fā)展的步伐加快。時代在快步前進，不斷革新醫(yī)院的檔案管理工作時不可待！

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].第二版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2011，1.

[2]黃利華.淺論如何加強醫(yī)院人事檔案管理促進人才選拔[J].企業(yè)家天志，理論版，2012，8.