信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

引言

由于醫(yī)院屬于傳統(tǒng)行業(yè)，因此醫(yī)院的信息化管理程度落后于其他行業(yè)。為積極響應(yīng)國(guó)家發(fā)展信息化管理工作的號(hào)召，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，要加強(qiáng)信息化技術(shù)在醫(yī)療工作中的應(yīng)用。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理主要以人工管理為主，對(duì)于復(fù)雜的醫(yī)院人事信息，使用人工管理會(huì)使得工作量過(guò)大，效率低下，也會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤頻發(fā)現(xiàn)象的發(fā)生，信息也不能得到及時(shí)有效的共享。

針對(duì)醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，需要構(gòu)建一套高效健全的管理機(jī)制，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理，在提高工作效率的同時(shí)，提高醫(yī)院人事管理工作的規(guī)范程度。本文作者主要對(duì)該院利用信息化技術(shù)管理人事檔案的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，具體報(bào)告如下。

1　醫(yī)院在人事檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題

目前，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理工作都采用傳統(tǒng)的人工管理的方式，錄入的信息以靜態(tài)資料為主，所記錄的人事信息也多為過(guò)去的信息。在當(dāng)前信息化的大背景下，這種人事檔案管理方式基本上處于淘汰的狀態(tài)。當(dāng)前在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，首先人事信息查詢(xún)的效率很低，通過(guò)調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)，很少數(shù)的醫(yī)院在人事檔案管理過(guò)程中采用集中式的管理，大多數(shù)的醫(yī)院都是以部門(mén)為單位進(jìn)行自我管理。如果需要對(duì)某一個(gè)主體的信息進(jìn)行查詢(xún)時(shí)，需要聯(lián)系被查詢(xún)主體所在的部門(mén)，再由所在的具體部門(mén)統(tǒng)一上報(bào)。當(dāng)查詢(xún)?nèi)藬?shù)較少時(shí)，這種方式尚可適用，當(dāng)需要進(jìn)行大范圍查詢(xún)和歸檔時(shí)，則會(huì)浪費(fèi)大量的人力、消耗大量的時(shí)間，效率極為低下，基本上這種方式是不可行的。其次，在對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢(xún)和管理的過(guò)程中，很難確保資料的安全性。在查詢(xún)?nèi)耸聶n案時(shí)，要保證有專(zhuān)職人員全程監(jiān)督，防止人事檔案被銷(xiāo)毀或者涂抹。如果人事檔案遭到涂抹和銷(xiāo)毀，會(huì)對(duì)未來(lái)醫(yī)院的管理工作帶來(lái)很大程度的負(fù)面影響。除此之外，在人事檔案的歸檔和管理中也存在很大的問(wèn)題，很多醫(yī)院對(duì)于職工個(gè)人信息更改，比如人事調(diào)動(dòng)，學(xué)歷晉升和季度年度考察結(jié)果的記錄等都不能及時(shí)記錄，這對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的推進(jìn)產(chǎn)生了巨大的阻礙。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，通常使用整卷歸檔的形式，并且檔案多為紙質(zhì)手寫(xiě)文件，在查詢(xún)檔案的時(shí)候很容易丟失或者損壞資料。

2　建立完善的電子歸檔、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和信息系統(tǒng)

需要提高對(duì)醫(yī)院管理人員的重視程度，加快建設(shè)電子歸檔機(jī)制。需要及時(shí)批復(fù)并采購(gòu)醫(yī)院人事檔案管理中需要的硬件，加強(qiáng)對(duì)從事醫(yī)院人事檔案管理工作的工作人員和負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得管理人員成為信息化的管理人員，完成從傳統(tǒng)化管理模式向信息化管理的過(guò)渡。由于醫(yī)院電子檔案的內(nèi)容多、種類(lèi)雜，醫(yī)院的管理人員需要對(duì)醫(yī)院管理部門(mén)和專(zhuān)職的檔案管理部門(mén)進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，使他們成為一個(gè)同一的整體，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資料的共建共享，醫(yī)院的工作人員需要給予電子檔案管理足夠的重視，積極參與構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、信息化人事檔案管理系統(tǒng)的工作中來(lái)。原始人事信息的錄入工作主要由人事科和信息科負(fù)責(zé)，從而形成原始的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，信息管理人員需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)處理，方便信息查詢(xún)?nèi)藛T快速準(zhǔn)確的找到相對(duì)應(yīng)的信息。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要著重提高檔案管理人員的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力，在保證工作效率的基礎(chǔ)上增加信息的儲(chǔ)備量，以使得醫(yī)院管理人員做出最正確的人事決策。醫(yī)院要建立完善的電子歸檔管理機(jī)制，提高醫(yī)院人事管理人員的工作積極性，對(duì)醫(yī)院人事檔案信息的管理內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充，培養(yǎng)工作人員使用信息技術(shù)進(jìn)行信息檢索的能力，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3　實(shí)施醫(yī)院人事檔案信息化管理

醫(yī)院在開(kāi)始建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該適當(dāng)聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)的專(zhuān)業(yè)人才，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高人事檔案管理的效率。在人事信息錄入的時(shí)候，要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，便于以后管理工作的開(kāi)展。此外，要對(duì)從事人事檔案管理工作的工作人員進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)，深入研究每一個(gè)工作人員的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和工作習(xí)慣等，根據(jù)他們的性格特點(diǎn)，專(zhuān)業(yè)和工作能力進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)工作人員的專(zhuān)業(yè)互補(bǔ)，使得老員工和新員工搭配工作，采用“老帶新”的模式，鼓勵(lì)老員工向新員工傳授工作經(jīng)驗(yàn)，以便新員工能夠更快更好的投入到工作狀態(tài)中去，從而提高整個(gè)醫(yī)院的工作效率和工作質(zhì)量。

4　結(jié)束語(yǔ)

在信息化的大背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不再適用。醫(yī)院應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)模式向信息化人事檔案管理新模式的過(guò)渡，積極建立完善的電子歸檔、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和信息系統(tǒng)，構(gòu)建一套高效健全的管理機(jī)制，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理，在提高工作效率的同時(shí)，提高醫(yī)院人事管理工作的規(guī)范程度，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。