淺析如何保障檔案管理的保密性

蔡林

青島能源華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰?山東青島 266000

1 開(kāi)展檔案保密工作的關(guān)鍵性

檔案內(nèi)容記錄著企事業(yè)單位的發(fā)展，是最可靠、最完整的信息數(shù)據(jù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)本質(zhì)上是信息、人才和資源的競(jìng)爭(zhēng)，信息競(jìng)爭(zhēng)的能力取決于企業(yè)的檔案。如果公司有良好的檔案保管記錄和豐富的檔案資源，無(wú)疑是在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中可以獲得大量有用的信息，而那些檔案數(shù)據(jù)薄弱的公司很可能被市場(chǎng)無(wú)情淘汰。某些檔案信息牽涉到的不僅僅是一家企業(yè)或者單位的關(guān)鍵性事項(xiàng)，而且也涉及到了國(guó)家的某些方針與政策，提前泄密所帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)極大，很可能會(huì)破壞正常的工作進(jìn)度，同時(shí)也會(huì)造成相關(guān)企業(yè)和部門(mén)的名譽(yù)、形象受到很大的損害?？梢?jiàn)，檔案信息的保密工作是十分必要的，其重要性也是不言而喻的，尤其是在當(dāng)今電子檔案和安全管理系統(tǒng)應(yīng)用愈加普遍的今天，更需要維護(hù)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保關(guān)鍵信息資料的安全以及保密性。

2 當(dāng)前檔案管理保密性管理存在的問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理人員水平不高，保密意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理和歸檔問(wèn)題爭(zhēng)論不休。他們認(rèn)為這些檔案只是隨便找來(lái)的，用處不大。正是這種思想，使得每個(gè)單位的檔案都是保密的。其性質(zhì)大大減少，甚至出現(xiàn)泄漏，給機(jī)組造成重大損失。這是對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足和觀(guān)念誤區(qū)的重要表現(xiàn)。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，很多單位的檔案管理人員都是二線(xiàn)退休員工或新入職員工。這些人員沒(méi)有收到相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)訓(xùn)練，管理文件并不是在法律上，這使得管理文件在這個(gè)過(guò)程中，收集不夠全面，不夠清晰，排列歸檔不夠準(zhǔn)確，綁定不夠詳細(xì)，這樣文件的機(jī)密性降低，和一些文件管理人員不夠負(fù)責(zé)，甚至有多個(gè)工作，檔案的能源投入也不夠。影響文件管理水平[1]。

2.2 部分單位檔案室的軟硬件設(shè)施不夠完善

個(gè)別單位未設(shè)有檔案室，檔案都是零零散散的寄存于各辦公室或個(gè)人手中，這就給檔案的保密性高低帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)，極容易泄密。而有的單位即使設(shè)有檔案室也不被重視，把檔案室置于最不好的位置，或檔案室內(nèi)空間過(guò)于狹窄，這種情況對(duì)于檔案多的單位就會(huì)帶來(lái)存儲(chǔ)空間不足，或由于屋內(nèi)潮濕，不及時(shí)打理，造成檔案雜亂，甚至蟲(chóng)蝕鼠咬使檔案破損，使檔案的保密性、完整性大大降低。同時(shí)，涉密文件的相關(guān)資料，在存放時(shí)比較隨意，存放管理不嚴(yán)格，亂放亂存，檔案的存放載體如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，在存儲(chǔ)的過(guò)程中都會(huì)導(dǎo)致資料的泄漏，

2.3 檔案保密制度不夠完善，落實(shí)不到位

目前，我國(guó)檔案管理工作的管理范圍有限，檔案利用率低，檔案信息的安全性和保密性差，檔案在收發(fā)過(guò)程中管理不嚴(yán)密，時(shí)常出現(xiàn)有借無(wú)還、缺乏記錄、流失嚴(yán)重等現(xiàn)象。檔案管理的保密工作在執(zhí)行的操作上不夠規(guī)范，在管理的過(guò)程中沒(méi)有建立嚴(yán)格的管理制度，這都是會(huì)給檔案保密工作帶來(lái)安全上的威脅。這些現(xiàn)象說(shuō)到底都源于檔案管理工作制度上的匱乏。檔案工作缺乏專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化、長(zhǎng)期化的有效管理嚴(yán)重阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程[2]。

3 保障檔案管理保密性的措施

3.1 提高工作人員的檔案管理觀(guān)念，提高他們的認(rèn)識(shí)水平

檔案管理工作之所以得不到重視，主要是因?yàn)槿藗儗?duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠正確和全面，缺乏檔案管理觀(guān)念。所以企業(yè)就要加強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，明確地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，將檔案的保密管理作為當(dāng)前的工作重點(diǎn)來(lái)抓，從而更好地提高檔案保密管理的工作效率。此外，企業(yè)還要樹(shù)立全員參與檔案保密管理的意識(shí)，動(dòng)員全體員工都參與到檔案的保密管理工作當(dāng)中，更好地保證檔案的保密性。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，建立責(zé)任追究機(jī)制

保密工作人員的自覺(jué)性和防范意識(shí)是非常重要的，但是僅僅依靠員工的自覺(jué)性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還是要從根本的保密管理制度出發(fā)，找到其中存在的固有缺陷和安全性漏洞加以彌補(bǔ)，才能真正依靠完善的保密制度來(lái)做好檔案信息的保密性工作。也要進(jìn)一步健全相應(yīng)的責(zé)任落實(shí)以及追究制度，提高管理人員的責(zé)任感，督促管理人員切實(shí)履行好自身的工作職責(zé)，防止在遇到信息外泄問(wèn)題時(shí)相互推諉。

3.3 增強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升員工保密意識(shí)

員工的保密意識(shí)是開(kāi)展檔案保密管理工作的首要因素。對(duì)于檔案的管理者而言，他們的最核心任務(wù)是保證檔案數(shù)據(jù)的完整、安全，這是每個(gè)管理者的職責(zé)，因而在培養(yǎng)意識(shí)的時(shí)候，應(yīng)刻意培養(yǎng)員工的職業(yè)責(zé)任感，幫助員工樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。檔案管理是單位工作中的重點(diǎn)，因而該崗位員工的素質(zhì)是開(kāi)展保密工作的基礎(chǔ)。培訓(xùn)是提高員工責(zé)任意識(shí)的重要途徑，從培訓(xùn)的內(nèi)容來(lái)看，應(yīng)具體包括檔案管理的規(guī)章制度、檔案管理具體流程、注意事項(xiàng)等。從培訓(xùn)頻率來(lái)看，可以一個(gè)月一次，也可以是開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)目的是讓員工了解自己工作責(zé)任和義務(wù)，掌握國(guó)家最新的法律法規(guī)，提高員工職業(yè)感和保密意識(shí)。其次應(yīng)牢抓員工選拔關(guān)，適當(dāng)提高檔案管理崗位的進(jìn)入門(mén)檻，所選拔的管理者應(yīng)熱愛(ài)該職業(yè)，勤于學(xué)習(xí)新知識(shí)，遵守法律法規(guī)，具有較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

總的來(lái)講，在今后的保密工作當(dāng)中，對(duì)于檔案資料的保密等級(jí)要加以嚴(yán)格區(qū)分和辨別，對(duì)于機(jī)密性的檔案信息要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的保密處理，從管理制度和基本流程上設(shè)置諸多借閱和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，同時(shí)加強(qiáng)電子檔案及其安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保密管理水平，通過(guò)科學(xué)的技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)檔案的安全性。