探討加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的措施

文/李艷芳，中山市圍墾有限公司

檔案管理是現(xiàn)代水利工程管理工作中的重要內(nèi)容，檔案信息是對(duì)水利工程的完整記錄。通過對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和分析，能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代水利工程建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)和不足，以便建設(shè)單位對(duì)不足之處進(jìn)行改進(jìn)，從而提升自身的建設(shè)水平。

1 現(xiàn)代水利工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)不足

水利工程的規(guī)模通常比較大，其涉及到的領(lǐng)域比較多，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。所以，在水利工程建設(shè)中會(huì)形成許多復(fù)雜的檔案，使得檔案管理工作量很大，且對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化水平要求比較高。如果不能將水利工程各個(gè)方面的信息詳細(xì)的記錄下來(lái)，并將相關(guān)資料整理好歸檔，就會(huì)增加水利工程日后的維護(hù)難度，還可能給水利建設(shè)單位造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。所以，建設(shè)單位必須重視檔案管理工作。但是，從實(shí)際情況來(lái)看，許多建設(shè)單位都缺乏檔案管理意識(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注工程質(zhì)量和成本，而忽視對(duì)檔案的管理，使得水利工程檔案管理質(zhì)量不高。在需要查詢相關(guān)資料時(shí)，卻難以找到完整、準(zhǔn)確的資料。

1.2 缺乏完善的檔案管理制度

水利工程中的參建單位往往比較多，建設(shè)周期比較長(zhǎng)，檔案管理會(huì)涉及到多個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容。所以，企業(yè)必須建立完善的檔案管理制度，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序性。但是，受各方面因素的影響，有的企業(yè)沒有建立完善的檔案管理制度，或者制定有相應(yīng)的制度而沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度中的內(nèi)容。比如，沒有及時(shí)的將水利工程施工過程中形成的檔案歸檔；監(jiān)理單位沒有及時(shí)的將原始資料移交給建設(shè)單位；有些企業(yè)會(huì)組建臨時(shí)的工程指揮部，但卻沒有對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，使得有的檔案存在錯(cuò)誤信息，有的檔案又不夠完整；由于水利工程建設(shè)中的技術(shù)人員流動(dòng)性很大，所以檔案遺漏、丟失現(xiàn)象比較嚴(yán)重，會(huì)增加檔案管理工作的難度。

1.3 信息化管理水平不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用已經(jīng)比較廣泛。雖然有的企業(yè)會(huì)采用信息化的方式對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理，但對(duì)這方面的資金投入?yún)s很少，導(dǎo)致信息化管理水平不高。比如，大部分的水利工程檔案管理人員都不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，企業(yè)會(huì)臨時(shí)抽調(diào)員工對(duì)檔案進(jìn)行管理，而抽調(diào)的人員基本為新進(jìn)員工，其缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓(xùn)。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，習(xí)慣性的采用紙質(zhì)化管理方式，導(dǎo)致檔案信息的收集和歸檔不及時(shí)，也沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的分析，檔案價(jià)值沒能得到充分的利用。在這樣的管理模式下，水利工程檔案管理工作也就會(huì)失去原有的意義。

2 加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案工作的措施

2.1 強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理意識(shí)

現(xiàn)代水利工程檔案管理工作涉及到工程建設(shè)各個(gè)方面的內(nèi)容，其貫穿于水利工程建設(shè)的全過程。無(wú)論是在水利工程的設(shè)計(jì)階段，還是在施工階段和竣工階段，都會(huì)形成許多建設(shè)資料，包括施工圖紙、施工合同、施工方案、施工進(jìn)度表、原材料采購(gòu)計(jì)劃、竣工驗(yàn)收方案等。這些資料能夠客觀的反映水利工程的實(shí)際建設(shè)情況，還能為工程后續(xù)的維護(hù)檢修工作提供參考依據(jù)。所以，企業(yè)必須強(qiáng)化自身的檔案管理意識(shí)，將檔案管理作為日常管理工作內(nèi)容。比如，定期將企業(yè)員工組織起來(lái)，為其普及檔案管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)水利工程建設(shè)的重要作用，促使員工在自己的日常工作中主動(dòng)的將相關(guān)資料收集整理好，統(tǒng)一的交給檔案管理人員。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)該做好帶頭工作，通過自己的行動(dòng)去影響下面的員工。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，員工才會(huì)重視檔案管理工作，從而提高水利工程檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 建立完善的檔案管理制度

要促使現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的順利進(jìn)行，企業(yè)就需要建立完善的檔案管理制度，為檔案管理工作提供制度保障。比如，將檔案管理工作目標(biāo)分解到各個(gè)部門，由檔案管理人員對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。各部門要將檔案的收集、整理工作落實(shí)到每位員工，員工將自己工作中形成的資料收集、整理好，統(tǒng)一交給部門負(fù)責(zé)人，再由部門負(fù)責(zé)人將本部門所形成的檔案交給檔案管理人員。通過這樣的方式，不僅能夠減少檔案管理人員的工作量，還能提高檔案信息的完整性，促使檔案管理工作效率的提高。

2.3 提高檔案信息化管理水平

水利工程建設(shè)企業(yè)在對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)將各紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，通過數(shù)字化的手段提高檔案管理效率。同時(shí)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行備份，將重要的檔案?jìng)浞?，可提高?shù)字檔案的安全性。利用軟件對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理，還能及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、改正和更新，從而確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。比如，企業(yè)在施工過程中，可將施工進(jìn)度表制作成電子檔案，如利用ERP管理系統(tǒng)，則在施工過程可隨時(shí)對(duì)進(jìn)度表的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，使其與實(shí)際的施工情況相符。在施工結(jié)束后，將施工進(jìn)度表歸檔，其就能夠真實(shí)、客觀的反映工程的實(shí)際施工進(jìn)度。如果需要查詢工程的施工進(jìn)度，只要從軟件中提取出來(lái)即可，能夠使檔案的檢索更加便捷。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)水利工程項(xiàng)目不斷增多的情況下，對(duì)現(xiàn)代水利工程檔案進(jìn)行管理時(shí)，要強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理意識(shí)，注重現(xiàn)代化發(fā)展，才能使每位員工都能參與到檔案管理工作中。同時(shí)，要建立完善的檔案管理制度，充分利用信息化技術(shù)，以保障水利工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。而提高檔案信息化管理水平，則能提升檔案管理效率，并確保水利工程檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，最終保證檔案管理工作質(zhì)量。