淺談ERP 軟件在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用

陳雪暉

ERP系統(tǒng)是集信息流、物流、人流以及財力流于一體的信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)ζ髽I(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源、企業(yè)內(nèi)外部信息、業(yè)務(wù)流程以及固定資產(chǎn)進(jìn)行有效整合的企業(yè)資源管理系統(tǒng)，主要包括項目管理、供應(yīng)鏈管理、辦公操作、財務(wù)與管理、銷售與市場營銷等多個模塊。在企業(yè)財務(wù)管理過程中通過ERP系統(tǒng)的實施，能夠有效降低企業(yè)成本，使資金流轉(zhuǎn)速度加快，降低產(chǎn)品庫存，促進(jìn)企業(yè)使用與決策效率提升，使各種資源得到合理化配置，保證了企業(yè)運(yùn)行效率。ERP系統(tǒng)作為一種管理軟件與管理思想，是一種典型的智能工具，具有完整性、多樣性、動態(tài)性以及實用性等特點。

一、ERE系統(tǒng)在財務(wù)管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)作為一套高度集成供應(yīng)鏈的軟件體系，通過融合現(xiàn)代企業(yè)管理思想，將處于供應(yīng)鏈節(jié)點上的所有企業(yè)信息進(jìn)行有效整合、溝通，它是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)提供決策運(yùn)行手段的平臺。在日趨完善的ERP系統(tǒng)體系中，財務(wù)管理僅是其中的一個子系統(tǒng)，但ERP中任何一個子模塊所占有的企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量都不及像財務(wù)模塊那樣豐富，因為在經(jīng)營過程中，財務(wù)管理的對象是企業(yè)的資金流，幾乎所有部門和交易過程都與會計部門有聯(lián)系，會計部門負(fù)責(zé)記錄、核算并報告企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績及財務(wù)狀況，正是它起到了強(qiáng)化財務(wù)核算、優(yōu)化資金運(yùn)作、提供管理信息、提高經(jīng)營效益等效用，并全面綜合地反映企業(yè)的概貌，并嚴(yán)密、系統(tǒng)地記錄企業(yè)的經(jīng)營狀況。也就是說，財務(wù)管理對ERP系統(tǒng)實施起到支撐性的核心作用，財務(wù)管理是ERP系統(tǒng)的核心模塊，也是企業(yè)實施ERP最成功的模塊。

REP系統(tǒng)下財務(wù)管理的特點有如下幾點：

（一）即時性和動態(tài)性

在過去大量的財務(wù)工作都需要人工核算，由于存在時間的滯延，因而對于企業(yè)內(nèi)部和外部信息把握不及時。在ERP系統(tǒng)下的財務(wù)管理系統(tǒng)，各種資料都是動態(tài)的，系統(tǒng)能夠提供便捷的查詢功能，隨時掌握準(zhǔn)確、及時更新的信息，并適時分析反饋，及時處理，這就大大提高了財務(wù)工作的效率，支持企業(yè)對于信息的動態(tài)化管理。

（二）集成性和特殊性

在ERP系統(tǒng)下，各子系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)將會被自動采集，并將導(dǎo)入的系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一整理，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)鏈。財務(wù)管理模塊根據(jù)采集的數(shù)據(jù)，按照最初的設(shè)置進(jìn)行做賬，生成憑證及報表，大大提高了資金核算的效率和準(zhǔn)確性。ERP系統(tǒng)下的財務(wù)管理模塊還有其特殊性，它涵蓋了多個子模塊，如果企業(yè)管理不規(guī)范，子模塊設(shè)計出現(xiàn)漏洞的話，會讓整體財務(wù)管理模塊信息集成缺乏保證，無法獲得及時準(zhǔn)確的資金信息，從而無法對其進(jìn)行控制，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益造成影響。

（三）管理性和控制性

運(yùn)用ERP系統(tǒng)全面的反饋信息，可以及時發(fā)現(xiàn)問題并及時管控，實現(xiàn)財務(wù)信息的反饋從事后的反映，轉(zhuǎn)變到對業(yè)務(wù)事前、事中、事后的全面監(jiān)控，大大提高了管理效率。

那么實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)管理有哪些意義呢？首先，ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)管理和生產(chǎn)管理的有機(jī)結(jié)合。通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行一體化管理，對供應(yīng)鏈上各個環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，將企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)集成在系統(tǒng)中，使企業(yè)掌握了完整的產(chǎn)、供、銷信息，實現(xiàn)了企業(yè)資源的優(yōu)化配置。其次，ERP系統(tǒng)使的計算簡便高效。由于系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，而且能夠?qū)Ω黜棙I(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化計量，同時摒除了傳統(tǒng)手工核算的方法，所以客觀消除了大量人工干預(yù)，保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的客觀性、真實性及準(zhǔn)確性。最后，實施ERP系統(tǒng)能夠更好地實現(xiàn)財務(wù)管理的事前計劃、事中控制和事后反饋功能。通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算規(guī)劃，隨時反映和監(jiān)控企業(yè)狀況，根據(jù)生成的報表及提供的查詢功能，反饋分析企業(yè)的各種經(jīng)營信息，有效適應(yīng)市場變化，提高企業(yè)決策的科學(xué)性，為企業(yè)獲得更多的利潤。

二、實施ERP系統(tǒng)存在的問題

（一）原財務(wù)系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)連接出現(xiàn)問題

企業(yè)在實施新系統(tǒng)前，都有固定的核算方式，而ERP系統(tǒng)通常都帶有自己的管理模式，很多企業(yè)在準(zhǔn)備購買和應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，如果沒有清楚地意識到兩者數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換連接問題，為了將企業(yè)原有的資源和數(shù)據(jù)都利用起來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞，然后對不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)換，這就會導(dǎo)致原財務(wù)系統(tǒng)和新實施系統(tǒng)轉(zhuǎn)換連接出現(xiàn)問題，開發(fā)不同的接口，進(jìn)而產(chǎn)生了新的控制方面的問題和風(fēng)險。

（二）沒有真正認(rèn)識ERP系統(tǒng)的作用及其優(yōu)缺點

很多企業(yè)認(rèn)識到ERP軟件是一個比較完整的實施內(nèi)控的平臺，它的優(yōu)點是能夠?qū)θ珮I(yè)務(wù)范圍的人、財、物進(jìn)行控制、能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)自動處理和信息共享、有利于提高工作效率。但也有些忽視了其缺點，ERP系統(tǒng)不能對所有的財務(wù)數(shù)據(jù)控制目標(biāo)進(jìn)行量化，無法替代人腦根據(jù)模糊或定性條件做出決策，而且在實施過程中沒有做好信息安全保護(hù)措施，導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失。

（三）對ERP系統(tǒng)管理思想認(rèn)識理想化

很多企業(yè)對ERP沒有全面深入的認(rèn)識，認(rèn)為ERP是萬能的，把它當(dāng)成一個軟件工具，并沒有認(rèn)清它是一種管理思想并非單純的技術(shù)。在系統(tǒng)實施時，不可避免地要涉及進(jìn)行業(yè)務(wù)流程整合優(yōu)化，有些企業(yè)會計人員對軟件和業(yè)務(wù)不熟練，存在大量的管理數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)不完善，從而導(dǎo)致系統(tǒng)信息不準(zhǔn)確。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，就會影響整個企業(yè)，造成經(jīng)濟(jì)損失。

（四）EPR系統(tǒng)維護(hù)成本高

由于企業(yè)人員對ERP系統(tǒng)了解較少，在投入使用ERP系統(tǒng)前，需要高昂的費(fèi)用來建立系統(tǒng)框架，在實際使用中也容易出現(xiàn)一系列操作問題，需要專業(yè)人員進(jìn)行實時系統(tǒng)維護(hù)檢查出現(xiàn)的問題，維護(hù)成本較高。

三、改善ERE系統(tǒng)下財務(wù)管理的方法

（一）要用系統(tǒng)的眼光看問題，縱觀全局并考慮各模塊的特殊性

ERP系統(tǒng)是從整個企業(yè)的角度來開發(fā)和應(yīng)用的，在項目的初期，首先要分析企業(yè)的現(xiàn)狀和實際情況，在設(shè)計財務(wù)管理每個模塊的時候一定要全盤考慮清楚，理清系統(tǒng)的架構(gòu)，有針對性地提出模塊實施的目標(biāo)和要取得的實際效果。在實際業(yè)務(wù)處理過程中，不但要無縫連接各模塊，將各類信息按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼和歸類，集成各項數(shù)據(jù)，也要注意實施各模塊的特殊性。

（二）確定合理的項目預(yù)算

企業(yè)開發(fā)新的ERP系統(tǒng)一定要考慮實施的成本，但過于計較成本就會影響項目的質(zhì)量和工期，所以企業(yè)在開發(fā)ERP系統(tǒng)時，一定要根據(jù)企業(yè)的信息化戰(zhàn)略，全面做好ERP系統(tǒng)項目實施的預(yù)算計劃。首先，企業(yè)要充分調(diào)研和考察，明確企業(yè)項目實施的需求和目標(biāo)；其次，要制定具體的實施規(guī)劃和實施策略；再次，通過貨比三家，尋找適合的軟件公司和開發(fā)商進(jìn)行洽談；最后，根據(jù)企業(yè)的實際情況采取相應(yīng)的保障、激勵措施確定合理的項目預(yù)算。

（三）分步進(jìn)行項目實施

在實施過程中，首先確定財務(wù)系統(tǒng)與其他模塊的關(guān)聯(lián)性，然后用全面、科學(xué)、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程開發(fā)和調(diào)試系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)實際情況，以點帶線、以線帶面逐步實現(xiàn)ERP系統(tǒng)全面實施。最后通過對企業(yè)的高層、中層和普通用戶進(jìn)行多維度培訓(xùn)，來規(guī)范企業(yè)基本業(yè)務(wù)處理行為，確保管理模式符合公司管理需要，逐步實現(xiàn)整體目標(biāo)。在項目分步實施過程中，各主要負(fù)責(zé)人要經(jīng)常溝通，定期或不定期地進(jìn)行跟蹤檢查和糾正，以保證系統(tǒng)實施工作質(zhì)量。通過制定檢驗標(biāo)準(zhǔn)，來確保ERP系統(tǒng)實施的效果。

（四）整合各類人才，組建一支高效的團(tuán)隊

在系統(tǒng)運(yùn)行中，要自始至終注意財務(wù)人才和技術(shù)人才的整合，組建一支既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的“核心團(tuán)隊”，不斷更新ERP知識與技能，不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念，可以通過采取培訓(xùn)或是購買培訓(xùn)平臺的資源等方式促使他們?nèi)￠L補(bǔ)短、相互學(xué)習(xí)、協(xié)同提高，發(fā)揮團(tuán)隊效應(yīng)。同時，要加強(qiáng)內(nèi)部溝通，盡可能多到銷售一線、車間等地方，聽取同事的看法和意見，因為他們才是真正的應(yīng)用者和推動者，以便盡快解決問題。

（五）要高度重視系統(tǒng)安全，建立安全保障機(jī)制

首先，公司要結(jié)合實際，制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)系統(tǒng)安全功能，建立相應(yīng)內(nèi)控制度，明確管理權(quán)限，增強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控。其次，技術(shù)人員要從技術(shù)手段上來防范安全風(fēng)險，如安裝正版軟件并及時更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，建立殺毒服務(wù)器，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻等。最后，企業(yè)所有人員要增加防范意識，加強(qiáng)系統(tǒng)知識培訓(xùn)。

當(dāng)前ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理方面的思想越來越成熟，管理應(yīng)用和管理手段也越來越完善，ERP系統(tǒng)的成功實施，全方位、有效地整合了企業(yè)的內(nèi)外部資源，并實時動態(tài)的記錄和監(jiān)控企業(yè)發(fā)展過程，從而滿足了顧客多樣化的需求，直接提高了企業(yè)的競爭能力。但是，企業(yè)在實施ERP項目的時候，一定要高度重視可能出現(xiàn)的問題，努力提高企業(yè)財務(wù)管理水平，爭取讓ERP在財務(wù)管理中發(fā)揮更大的作用。