醫(yī)院檔案工作人員績效考核體系

任 力

（山西省大同市第三人民醫(yī)院，山西 大同 037008）

隨著社會進(jìn)步與發(fā)展，對工作的實(shí)績評價的要求也越來越高，需要建立一個合理的評價體系[1]。為此，醫(yī)院近年來也開始全面實(shí)行績效考核制度，臨床一線與醫(yī)技科室工作人員的績效考核有明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從工作量和工作效益出發(fā)，從而合理評價檔案管理工作。然而，檔案人員的工作零碎煩瑣，經(jīng)濟(jì)效益難以估算，考核指標(biāo)不明確，不能體現(xiàn)檔案人員的價值，因此需要建立科學(xué)、合理的檔案工作人員績效考核體系。

一、建立醫(yī)院檔案工作人員績效體系的意義

人力資源管理主要是利用績效考核對員工進(jìn)行管理，對醫(yī)院檔案人員的管理也是一樣。醫(yī)院需要專業(yè)化檔案管理人員，但是目前對檔案人員考核的定位、內(nèi)容都存在著不科學(xué)的因素，并缺乏效能激勵。檔案部門的主要任務(wù)對檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔和利用，而醫(yī)院檔案管理更為重要，其中涉及到了科研、教學(xué)、榮譽(yù)很多原始的材料，這樣檔案的再利用就十分重要，而工作中就需要把檔案資料保存完整。還要確保有參考價值的文件保存完好以備利用，這樣人力管理部門就要通過績效考核的方式進(jìn)行評定，并制定具體的考核內(nèi)容和指標(biāo)，形成量化考核。對檔案人員的工作績效進(jìn)行科學(xué)管理，其目的就是調(diào)動他們工作的積極性，讓他們把熱情和能力用在工作中，從而提升檔案工作的實(shí)效，發(fā)揮檔案管理的作用。但是長期以來，檔案人員工作績效考核只是定性考核而沒有定量考核。而績效考核就是進(jìn)行正確的定量考核，從而提升醫(yī)院人力資源管理水平，減少各種投入，通過進(jìn)一步明確檔案人員績效考核目標(biāo)，提升檔案工作人員工作積極性和工作實(shí)效，為醫(yī)院臨床一線提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并讓患者滿意度提升。

二、醫(yī)院檔案工作人員績效體系的具體考核內(nèi)容和指標(biāo)

1.建立檔案網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)平臺。醫(yī)院職工查詢相關(guān)的文件資料和信息，可以通過平臺申請，而檔案管理系統(tǒng)收到相關(guān)的申請信息后就會把相關(guān)的材料和信息回復(fù)給個人。通過建立這樣一個網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)平臺就能提升查檔的速度，提升工作效率和服務(wù)效果。有這樣一個服務(wù)平臺，同樣就要有一個評價的方式。為此，通過滿意調(diào)查活動，對檔案人員的工作進(jìn)行滿意度調(diào)查，分為滿意與不滿意兩個選項(xiàng)，做到服務(wù)對象對工作人員進(jìn)行及時、真實(shí)的評價，這樣才能促進(jìn)考核工作更客觀、公正，有說服力?？疾鞈?yīng)該占有一定分值，并納入績效考核中。

2.檔案人員績效考核指標(biāo)具體進(jìn)行量化考核。檔案人員績效考核指標(biāo)要涉及到方方面面，要把其所做的工作盡量都考慮到，從而做到量化考核的效果，進(jìn)而促進(jìn)績效考核工作的開展。具體，我們可以從三個方面進(jìn)行。首先，業(yè)務(wù)能力方向。這也是考核的重點(diǎn)內(nèi)容和指標(biāo)，其中涉及到檔案歸檔出錯次數(shù)和比率，檔案信息出錯次數(shù)，檔案歸檔拖延的時間及次數(shù)，檔案歸檔時所需時間。這些都涉及到檔案管理的方法和能力方面，能夠真正反映檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。其次，從員工關(guān)系方面考核，主要包含解決問題的比率和時間、查檔人員抱怨的人次、檔案查詢率。最后，檔案庫房的維護(hù)方面。包含庫房的溫濕度平均值、檢查檔案受損情況的間隔時間、庫房房門未鎖次數(shù)。這些都為對檔案工作進(jìn)行客觀、公正、公開的考核提供了參考依據(jù)，從而促進(jìn)了檔案工作正常、高效的開展。

3.通過考核建立反饋機(jī)制。建立反饋機(jī)制就是考核的過程和結(jié)果公開透明，經(jīng)得起考驗(yàn)，并接受員工意見和建議，從而不斷完整績效考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，形成科學(xué)的考核制度。通過辦公軟件的統(tǒng)計(jì)功能，對于考評的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，從而形成考核結(jié)果。匯總最終考核結(jié)果，評出優(yōu)秀、合格、不合格等檔次。人力資源管理部門并進(jìn)行公示，把這些信息傳遞給檔案工作人員，做到接受監(jiān)督和獎懲分明；對考核結(jié)果較好的人員要在精神和物質(zhì)上雙重獎勵，從而激發(fā)起員工的工作熱情；對考核結(jié)果不理想的人員進(jìn)行批評教育，并扣除相應(yīng)的績效工資。

三、加強(qiáng)構(gòu)建醫(yī)院檔案工作人員績效考核體系的對策

1.增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識。檔案管理不僅要求檔案工作人員要重視起來，而醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要重視起來。通過具體的行動，制定和健全檔案管理制度，同時進(jìn)行細(xì)化，讓檔案工作人員熟記，并轉(zhuǎn)化成具體的行動。在醫(yī)院中要成立專業(yè)的檔案管理委員會，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，對具體的責(zé)任要讓工作人員明確，并設(shè)立管理責(zé)任人，讓個人都有自己明確的工作和任務(wù)。實(shí)施檔案工作人員績效管理，按照相關(guān)的要求進(jìn)行實(shí)施，從而為績效考核工作的建立和實(shí)施帶好頭，并提升員工的工作的信心，進(jìn)而提升檔案管理的實(shí)效，讓醫(yī)院服務(wù)工作提升檔次。

2.全面提高檔案工作人員素質(zhì)。檔案工作人員的素質(zhì)的提升，可以引入專業(yè)人才，并對現(xiàn)任的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)再提升。由于醫(yī)院檔案管理工作的重要性所至，就要引進(jìn)檔案專業(yè)復(fù)合型人才，在引進(jìn)方面要把好關(guān)，對職業(yè)精神和專業(yè)技術(shù)雙方面進(jìn)行考察，進(jìn)而做好醫(yī)院檔案管理人才的培訓(xùn)。其次，組織檔案人員參加各級檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并與其他人員進(jìn)行交流和分享，在不斷的思維和經(jīng)驗(yàn)的碰撞中，提升專業(yè)技能。最后，要求醫(yī)院檔案管理人員要把理論知識和工作實(shí)踐結(jié)合起來，進(jìn)行變通，并形成一定工作方法和經(jīng)驗(yàn)，通過梳理和總結(jié)以論文、報告的形式在期刊雜志上進(jìn)行發(fā)表，進(jìn)而提升他們的科研能力，促進(jìn)專業(yè)發(fā)展。同時在工作中獲得成就感，讓檔案工作變得更加主動，充分發(fā)揮主觀能動性。

3.加速醫(yī)院檔案信息化管理。隨著信息化的不斷發(fā)展，信息化也融入了檔案管理中，這樣我們就要利用這樣的機(jī)會進(jìn)行檔案信息化管理。首先，需要為檔案工作配備軟件和硬件，這是工作的需要，對促進(jìn)工作的實(shí)效和創(chuàng)新具有重要的意義，這也關(guān)系著檔案工作人員績效考核體系建立與實(shí)施。在工作中利用良好的檔案管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)中的功能就進(jìn)行信息采集、編輯工作，同時也可以工作情況進(jìn)行進(jìn)行定量的分析，讓指標(biāo)更科學(xué)，進(jìn)而有利于實(shí)際考核工作的開展。其次，運(yùn)用辦公軟件進(jìn)行計(jì)算和統(tǒng)計(jì)功能對考核數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，精確地對檔案管理工作的進(jìn)行數(shù)據(jù)的對比，真實(shí)反映工作效率與工作重點(diǎn)，有利于提升工作效率，讓醫(yī)院不斷發(fā)展壯大，提升管理水平，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理。

總之，醫(yī)院檔案管理關(guān)系到醫(yī)院服務(wù)水平的提升，關(guān)系到醫(yī)院各個方面的發(fā)展。為此，通過建立合理的績效考核體系，就能保證檔案管理人員工作的實(shí)績得到一個公正評價，在一定程度上調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升工作實(shí)效，讓醫(yī)院各方面的工作得到良好的運(yùn)轉(zhuǎn)。