淺談電網(wǎng)技改大修工程檔案管理

陳顯榮

國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司福清市供電公司 福建福州 350300

1 加強(qiáng)電網(wǎng)技改大修工程檔案管理的必要性

總的來(lái)說(shuō)，技改大修工程檔案是指在整個(gè)工程全過(guò)程建設(shè)中所形成的，它主要涵蓋項(xiàng)目前期文件、施工技術(shù)文件、勘察設(shè)計(jì)文件及竣工驗(yàn)收文件等多種形式，它是需要整理立卷的文件材料，其載體可以包括多種類型，如圖紙、文字及聲像等，具有良好的保存價(jià)值，更是記錄工程項(xiàng)目管理過(guò)程和工程實(shí)體的載體。此外，科學(xué)合理的檔案管理不僅能為今后調(diào)閱取證、技改檢修、改擴(kuò)建、運(yùn)行維護(hù)等提供可靠真實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，還有利于客觀精準(zhǔn)的反映項(xiàng)目管理工作的全過(guò)程，同時(shí)可以優(yōu)化資源配置，在提高工作效率的基礎(chǔ)上還能為電力企業(yè)節(jié)省大量的資金[1]。

2 當(dāng)前我國(guó)電網(wǎng)技改大修工程檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 可研報(bào)告不規(guī)范，工作人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

所謂的可研報(bào)告不規(guī)范主要是指編寫(xiě)不細(xì)致，可研報(bào)告內(nèi)容與后面的初設(shè)無(wú)法對(duì)應(yīng)，部分項(xiàng)目檔案缺少拆舊部分詳細(xì)的資料，而且許多項(xiàng)目的可研報(bào)告只提供電子版，不提供經(jīng)過(guò)審核的紙質(zhì)存檔文件，另外，按照國(guó)網(wǎng)電網(wǎng)公司人員定編，一般地市級(jí)供電公司只配置一名技改大修專責(zé)，這就造成技改大修專責(zé)難以做到每個(gè)項(xiàng)目都現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

2.2 施工單位歸檔管理混亂滯后

（1）由于不同地域不同施工單位內(nèi)的歸檔工作和做法千奇百怪，并沒(méi)有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一規(guī)則，這就容易導(dǎo)致施工單位內(nèi)部的歸檔管理工作秩序紊亂，同時(shí)我國(guó)的電網(wǎng)技改大修工程具有點(diǎn)多面廣的特性，這決定了其具有人力物力不可能、時(shí)間不允許的潛在隱患；（2）往往在竣工驗(yàn)收過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)受到各種客觀因素的制約影響，例如難免會(huì)受到停電計(jì)劃、可靠性不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，這極大的威脅到了工程檔案的價(jià)值性，并且更多的是“便宜形式”，經(jīng)常出現(xiàn)資料后補(bǔ)的現(xiàn)象；（3）某些裝置性材料缺乏客觀精準(zhǔn)的質(zhì)量證明文件，許多做過(guò)臨時(shí)變更的文件或圖紙缺乏專人管理，這直接導(dǎo)致不確定因素眾多，不利于有效應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件，更甚至某些電網(wǎng)技改大修工程的文件材料與圖紙沒(méi)有明確標(biāo)注好詳細(xì)的日期，容易出現(xiàn)查無(wú)對(duì)證的不良現(xiàn)狀。

2.3 對(duì)項(xiàng)目工程檔案重視程度不高

一是關(guān)于電網(wǎng)技改大修工程方面的檔案資料簽字蓋章不全，例如部分項(xiàng)目的可研報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等簽字手續(xù)不齊全，這不利于后續(xù)工程的順利高效實(shí)施；二是在電網(wǎng)的現(xiàn)場(chǎng)管控中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人更關(guān)心的是工程施工質(zhì)量、安全與進(jìn)度及經(jīng)濟(jì)效益，極大的忽視了項(xiàng)目開(kāi)工前與竣工后的管控，這不僅給生產(chǎn)的精益化到來(lái)減分，更容易給依法治企檢查的工作帶來(lái)諸多風(fēng)險(xiǎn)；三是由于人員緊張和定編問(wèn)題，直接造成技改大修工程材料的收集難度大、歸檔不全等問(wèn)題，這為電網(wǎng)技改大修工程的后期生產(chǎn)運(yùn)行埋下了較大的安全隱患。

3 提升電網(wǎng)技改大修工程檔案管理水平的有效對(duì)策

3.1 做好工程檔案與工程同步建設(shè)

一方面，為了從根本上全面確保工程檔案能跟項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段保持同步，應(yīng)該在工程開(kāi)工時(shí)就要求項(xiàng)目責(zé)任單位明確兼職檔案員，可以建立科學(xué)、覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要將技改大修工程檔案管理工作轉(zhuǎn)移到最前沿，事前制定出的標(biāo)準(zhǔn)制度要及時(shí)下發(fā)到各參建單位，還要貫穿于整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，還要定期整理繁瑣復(fù)雜的記錄檔案材料。另一方面，還可以建立電子檔案以規(guī)范檔案管理，可以使用適用于技改大修項(xiàng)目的檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集和智能化，這不僅有利于提高工作效率，還能減少人為失誤引起的資金成本損耗，還需要深入探索電力工程檔案的信息資源管理體系，使其逐步朝著更加人性化的方向發(fā)展轉(zhuǎn)變。

3.2 全面提升工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)技能

電網(wǎng)技改大修工程中的檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照項(xiàng)目流程的時(shí)序性進(jìn)行，同時(shí)認(rèn)真編制可行性報(bào)告，始終以“保存翔實(shí)的資料庫(kù)”為工作宗旨理念，注重加強(qiáng)工程管理培訓(xùn)，通過(guò)崗位培訓(xùn)來(lái)引導(dǎo)工程管理人員積極學(xué)習(xí)檔案管理的政策規(guī)定及業(yè)務(wù)知識(shí)等，避免出現(xiàn)因資料數(shù)據(jù)的雜亂無(wú)章和失真而導(dǎo)致電網(wǎng)技改施工的資金成本損耗，必須要在工程建設(shè)始終把握好各個(gè)環(huán)節(jié)檔案的記錄工作，進(jìn)而全面確保工程檔案管理的質(zhì)量。

3.3 建立科學(xué)的技改大修工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

一是統(tǒng)一大修、技改檔案的裝訂格式，所有的格式必須整齊劃一，不能參差不齊，定期安排相關(guān)的項(xiàng)目責(zé)任單位來(lái)嚴(yán)格審查歸檔文件，同時(shí)還要制定切合實(shí)際的歸檔辦法，歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化，使其朝著系統(tǒng)、精準(zhǔn)、客觀的方向發(fā)展進(jìn)步；二是以簡(jiǎn)化整理、深化檢索為原則，逐步修訂原有的檔案管理體系文件標(biāo)準(zhǔn)，這要基于對(duì)電網(wǎng)企業(yè)技改大修項(xiàng)目充分詳細(xì)調(diào)研的基礎(chǔ)上；三是通過(guò)崗位培訓(xùn)來(lái)引導(dǎo)工程管理人員積極學(xué)習(xí)檔案管理的政策規(guī)定以及業(yè)務(wù)知識(shí)等，堅(jiān)決避免出現(xiàn)任何形式的施工記錄文件數(shù)據(jù)丟失或不準(zhǔn)確的不良現(xiàn)象。

4 結(jié)束語(yǔ)

技改大修工程的建設(shè)離不開(kāi)工程檔案的查閱利用，該項(xiàng)工作質(zhì)量的好壞直接制約著后期技改大修工程竣工的驗(yàn)收，近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷迅猛發(fā)展，對(duì)于電力的需求量也不斷的增大，為了更好的適應(yīng)可持續(xù)發(fā)展需求，電力企業(yè)應(yīng)該加大大修技改投資的力度，其中做好電網(wǎng)技改大修工程的檔案管理就顯得尤為重要，進(jìn)而全面提升項(xiàng)目的管理效能，并創(chuàng)造出可觀的綜合社會(huì)效益。