談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作是非常重要的。第一，做好機(jī)關(guān)檔案工作能夠使國(guó)家、不同地區(qū)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)等各方面的情況被人們更好的了解，能夠?qū)ι鐣?huì)大眾有更好的服務(wù)。第二，做好機(jī)關(guān)檔案工作對(duì)我國(guó)的文化建設(shè)有積極的影響。從某一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，一個(gè)國(guó)家，不同地區(qū)的不同發(fā)展階段需要檔案來(lái)記錄，檔案有利于保障對(duì)應(yīng)文化的傳承與發(fā)展，一個(gè)城市要想軟硬件設(shè)施都同時(shí)具備，檔案是基礎(chǔ)，檔案對(duì)一個(gè)城市的文化特色有充分的展現(xiàn)。第三，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展要求要做好機(jī)關(guān)檔案工作，只有做好機(jī)關(guān)檔案工作，不斷優(yōu)化檔案工作，豐富各種形式的檔案資源，才能使檔案自身具備的功能得到更好的發(fā)揮，促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域工作順利的開(kāi)展。

2 機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠

檔案工作相對(duì)于機(jī)關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有的單位沒(méi)有將檔案工作納入年度目標(biāo)考核，既便納入目標(biāo)考評(píng)，檔案工作也是軟指標(biāo)，沒(méi)有硬性規(guī)定，不能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。對(duì)檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)：一是檔案工作在個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高。二是對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠。三是檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。

2.2 檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

主要表現(xiàn)是：個(gè)別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉、適應(yīng)過(guò)程，不利于檔案工作的深入開(kāi)展；個(gè)別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。

2.3 檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高

檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過(guò)近年來(lái)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為：一是有的單位歸檔分類(lèi)不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對(duì)材料的歸檔重視不夠，個(gè)別單位存在應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象。二是檔案信息化程度不高，目前全市沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量特別是檔案利用效率的提高。

3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

3.1 極強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案程序的管控

強(qiáng)化檔案領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)，逐步完善檔案硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房的管理，對(duì)購(gòu)買(mǎi)的硬件設(shè)備進(jìn)行細(xì)致的劃分，逐步引進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件和硬件管理平臺(tái)，建立完整細(xì)致的機(jī)關(guān)檔案信息存儲(chǔ)和檢索內(nèi)部系統(tǒng)，提高檔案人事管理，將個(gè)人工資待遇、評(píng)獎(jiǎng)等個(gè)人利益相互聯(lián)系，提高檔案人員管理的綜合素質(zhì)水平，建立檔案主動(dòng)管理工作，從根本制度上完善檔案資源管理辦法，及時(shí)歸納相關(guān)檔案制度，加強(qiáng)檔案內(nèi)容的完整性和可靠性。

3.2 加強(qiáng)職業(yè)建設(shè)，提高專(zhuān)業(yè)化程度

加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理職業(yè)化建設(shè)，積極推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)職化。機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化，不僅要求機(jī)關(guān)檔案管理者從思想認(rèn)識(shí)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，還要求懂得按照現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展理念，自覺(jué)學(xué)習(xí)和更新相關(guān)檔案管理知識(shí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)提升檔案管理水平。首先，要培養(yǎng)一批既能充分了解檔案管理相關(guān)知識(shí)，同時(shí)又能靈活熟練的操作計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，培養(yǎng)自身更高層次和更高的綜合素質(zhì)，滿(mǎn)足檔案數(shù)字化管理對(duì)于專(zhuān)業(yè)化人才的需求；其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其文化素質(zhì)和檔案意識(shí)，通過(guò)不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法，掌握現(xiàn)代化檔案管理方法；三是要著力培養(yǎng)檔案管理者的檔案意識(shí)，切實(shí)對(duì)檔案及檔案管理的有正確的理解和認(rèn)知，不斷增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法，不斷提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源價(jià)值有效發(fā)揮。

3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，完善制度保障

建立健全機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)章制度是推動(dòng)檔案工作提質(zhì)效、上水平的重要舉措。首先，完善檔案管理責(zé)任制度，落實(shí)崗位職責(zé)分工，切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，失職、瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。其次，完善管理人員競(jìng)爭(zhēng)上崗制度，選拔專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，加強(qiáng)檔案管理經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算保障制度，切實(shí)保障檔案管理的相關(guān)耗材供給，改善檔案室條件，存儲(chǔ)、讀取軟件和計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)等硬件也要不斷更新?lián)Q代；保證教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，定期組織管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從硬件和軟件兩個(gè)方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.4 完善載體建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化平臺(tái)是在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的機(jī)關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的集合。傳統(tǒng)上，檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而數(shù)字化技術(shù)能很好地，并且有效率地處理這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化平臺(tái)即充分利用數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進(jìn)一步提升檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理平臺(tái)的有效管理，不斷創(chuàng)新電子檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術(shù)方法，保證電子檔案的真實(shí)性、客觀性與完整性，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

3.5 加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用

機(jī)關(guān)檔案管理工作的最終目的就是要服務(wù)單位發(fā)展建設(shè)、服務(wù)群眾生產(chǎn)生活，充分體現(xiàn)挖掘機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。在機(jī)關(guān)檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機(jī)關(guān)檔案管理工作更加規(guī)范、更加科學(xué)，開(kāi)發(fā)利用更加充分。

機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開(kāi)展對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和相關(guān)檔案的管理與保護(hù)具有積極的促進(jìn)作用，對(duì)此，機(jī)關(guān)單位要做好檔案管理工作，不斷的完善檔案管理機(jī)制，并積極的利用現(xiàn)代化的技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的水平，從而有效的推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

[1]黃新升.新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理存在的不足與改進(jìn)[J].卷宗，2018(12).

[2]張亞智.談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].才智，2018(12).