新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題與策略

鄭紅

福建省三明市梅列區(qū)人事人才公共服務(wù)中心 福建三明 365000

近年來(lái)，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，我國(guó)的機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面更加注重信息技術(shù)的應(yīng)用。進(jìn)而，促進(jìn)了我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的快速發(fā)展，提高了檔案信息收集與整合的效率。各類行星的管理機(jī)制和模式得到了深入發(fā)展，進(jìn)一步增強(qiáng)了機(jī)關(guān)單位檔案管理的整體質(zhì)量。但是，在實(shí)際的機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，管理意識(shí)、模式等方面的問(wèn)題頻發(fā)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化難以真正的發(fā)揮效用。這是我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)需要解決的首要問(wèn)題，也是制約我國(guó)機(jī)關(guān)單位進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此，必須加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的重視程度，提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化水平。促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信儲(chǔ)存模式的多元化發(fā)展，不斷優(yōu)化信息收集渠道和整合路徑。進(jìn)而提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率和整體質(zhì)量，為機(jī)關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（1）事業(yè)單位檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國(guó)各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，然而，我國(guó)部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒(méi)有將信息技術(shù)充分融入管理工作中去，導(dǎo)致事業(yè)單位工作進(jìn)度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業(yè)單位管理工作的反饋機(jī)制，并且出現(xiàn)了檔案管理的同步要以更高成本作代價(jià)的現(xiàn)象，非常不利于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（2）人事檔案管理工作意識(shí)淡薄，重視程度不高。在人事檔案管理過(guò)程中，人們對(duì)人事檔案管理工作的意識(shí)淺薄，以為就是對(duì)人事檔案的簡(jiǎn)單保管，只要不丟失能夠隨時(shí)查閱就可以了，通常對(duì)人事檔案管理工作都持冷漠的態(tài)度，很多單位也因此減少了對(duì)人事檔案管理人員的配備，減少了對(duì)人事檔案管理工作所投入的資金，導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

（3）人事檔案信息化管理程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來(lái)進(jìn)行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有被使用，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在事業(yè)單位人事檔案管理工作中廣泛地運(yùn)用，不利于提高人事管理效率，同時(shí)也造成人事檔案管理資源的浪費(fèi)。

2 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在問(wèn)題的策略

（1）提高對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的重視程度。提高對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化架設(shè)的重視程度，從思想認(rèn)知上對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行充分的了解。通過(guò)建立規(guī)范的管理制度，為檔案管理的信息化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也是檔案管理穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理方式也需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求不斷的變革創(chuàng)新。通過(guò)調(diào)整管理制度和模式，增強(qiáng)檔案管理的制度化建設(shè)。并對(duì)實(shí)際的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作作出明確的規(guī)定，確保檔案管理工作健康有序地發(fā)展。在實(shí)際的機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案信息的保存時(shí)間、方式、方法以及公開(kāi)的程度進(jìn)行明確的界定。確保相關(guān)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的工作具有科學(xué)性和規(guī)范性，以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理質(zhì)量的提高。在全新的發(fā)展背景下，需要對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理制度不斷的進(jìn)行修訂，補(bǔ)充空白領(lǐng)域，確保機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的順利發(fā)展。

（2）建立健全機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理體制?？茖W(xué)合理的機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理體制，是相關(guān)工作開(kāi)展的基本保障。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展深入，對(duì)于檔案管理工作的幫助逐漸增加。因此，在實(shí)際的機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理工作中，必須加強(qiáng)檔案工作管理和信息化技術(shù)的融合程度。針對(duì)檔案信息管理體制中存在的管理力度不足等問(wèn)題，建立健全完善的管理體制。進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的效用，確保檔案管理工作為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展提充足的信息基礎(chǔ)。同時(shí)，針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)較分散的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)軟硬件選用過(guò)程中的控制。建立完善統(tǒng)一的管理體制，以確保機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的統(tǒng)一性和整體性。

（3）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的信息共享?，F(xiàn)階段，我國(guó)的機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理在硬件管理和軟件功能發(fā)揮方面，還存在較多的問(wèn)題。針對(duì)軟件應(yīng)用環(huán)境混亂和硬件設(shè)施管理不到位的發(fā)展現(xiàn)狀，需要在實(shí)際的機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中加強(qiáng)對(duì)檔案信息共享的開(kāi)發(fā)程度。通過(guò)信息資源的共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式中，各個(gè)部門(mén)的檔案信息管理各自為營(yíng)的現(xiàn)狀。進(jìn)一步明確檔案信息化管理的內(nèi)容和范圍，明確的規(guī)范檔案管理過(guò)程中各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)和工作重點(diǎn)[1]。實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（4）推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化發(fā)展，是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理文件處理方式向信息化管理轉(zhuǎn)變的必然趨勢(shì)。為進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理的發(fā)展，必須加快檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)，是檔案信息管理的核心，也是對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一處理的基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)單位檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，在相關(guān)工作的開(kāi)展過(guò)程中，需要循序漸進(jìn)從低級(jí)到高級(jí)的進(jìn)行建設(shè)。充分的結(jié)合檔案管理內(nèi)容和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)合作。以實(shí)現(xiàn)綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)的集合生成，進(jìn)而逐漸形成網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和整體質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關(guān)工作可以有序進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。所以加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作，對(duì)發(fā)揮人事檔案管理的效能具有重要的意義。在進(jìn)行人事檔案相關(guān)工作的部門(mén)，應(yīng)該提升自身的管理責(zé)任意識(shí)，并在日常的工作中，提高對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，切實(shí)提高人事檔案管理工作效能。